Sklep internetowy, wirtualne transakcje, zdalny kontakt z klientem – świat e-commerce wielu osobom wydaje się nienamacalny, ulotny, taki biznes zawieszony w chmurze. Tymczasem e-sklep to przede wszystkim działalność gospodarcza, prowadzenie firmy, kupno, sprzedaż, podatki, kontakty, klienci, dostawy, faktury. W cyklu życia sklepu jest wiele rzeczy, które mogą sprawić problem, dlatego biznes oznacza ryzyko. A jako, że pieniądze lubią spokój i bezpieczeństwo, powinniśmy ograniczać to ryzyko do minimum.
Wyobraź sobie apokalipsę
Pomyśl, co złego może przytrafić się Twojej firmie. Straszne? Nie, bo naturalnie przychodzą Ci do głowy problemy, z którymi jakoś możesz sobie poradzić. Poproś więc kogoś, aby wymyślił takie plagi dla Ciebie – robi się gorąco?
Zacznijmy od czegoś prostego – utrata telefonu. Bez tego gadżetu większość osób nie wyobraża sobie życia, ale dla kogoś prowadzącego biznes, to po prostu narzędzie do zarabiania pieniędzy. Czy masz gdzieś spisane dane kontaktowe kontrahentów, urzędów, współpracowników? Czy masz kopię książki adresowej na komputerze lub serwerze swojego operatora? Czy masz zapasowy stary telefon gdzieś w szufladzie? Czy ważne dane na Twoim telefonie są zabezpieczone choćby kodem PIN lub hasłem? W smartfonach przechowujemy wiele dokumentów, maile, informacje o firmie, dane identyfikacyjne. Jeśli telefon zostanie Ci skradziony, módl się aby złodziejowi zależało wyłącznie na aparacie. A może dzięki skanom firmowych dokumentów w pamięci telefonu, ?szczęśliwy znalazca? weźmie kredyt w banku?
Moje dane są bezpieczne, mam je na pendrivie…?
Większość sklepów internetowych to małe przedsiębiorstwa, które nie dysponują zapleczem IT, rozwiązaniami dedykowanymi e-biznesowi. Domowy komputer ?rodzinny?, drukarka plus ewentualnie dodatkowy laptop to często cała infrastruktura technologiczna firmy. O ile sam sklep działający w oparciu o rozwiązanie SaaS znajduje się na zabezpieczonych serwerach z codzienną kopią bezpieczeństwa danych, to z pozostałymi informacjami nie jest tak różowo.
Gdzie przechowujesz zdjęcia produktów i opisy? Czy archiwizujesz ważne dokumenty elektroniczne? Czy gromadzisz faktury, dowody zapłaty, deklaracje podatkowe, Księgę Przychodów i Rozchodów również w formie drukowanej? Czy komputer zabezpieczony jest oprogramowaniem antywirusowym i czy kontrolujesz, co pozostali użytkownicy na nim robią? Czy dane osobowe Twoich klientów są właściwie chronione? Jesteś przecież ustawowym administratorem danych.
Niestety często zdarza się, że dokumentacja bieżącej działalności sklepu znajduje się w jednym z folderów domowego komputera, na którym istnieje tylko jedno konto użytkownika, niezabezpieczone hasłem i oczywiście z prawami administratora. Ten sam sprzęt służy domownikom do grania, przeglądania sieci oraz prowadzenia firmy. I choć nie możemy posądzać członków rodziny o złą wolę, to wiele może się zdarzyć przez niezamierzone pomyłki, zdarzenia losowe, awarie. Jeśli taka sytuacja ma miejsce, warto wydzielić w systemie osobne konto użytkownika dla firmy, okresowo kopiować wszystkie dokumenty na zewnętrzny dysk lub serwer FTP. Oczywistą oczywistością jest, że cała zawartość komputera powinna być legalna (od systemu, przez pakiet biurowy, programy, po pliki multimedialne). Warto też mieć przygotowany scenariusz na wypadek awarii sprzętu (gotowe namiary na serwis, możliwość pracy z dowolnego komputera dzięki danym przechowywanym online).
E-kolos na wirtualnych nogach
Czy Twój biznes jest całkiem zależny od innych firm? Ilu masz dostawców i czy sprawdzasz ofertę ich konkurencji? Czy masz alternatywne źródło dostaw? Warto rozejrzeć się za inną hurtownią na wszelki wypadek.
Z usług ilu banków korzystasz? Może nieczęsto zdarza się, aby bank upadł, ale bywa, że witryna banku online jest niedostępna lub nie można wykonywać określonych operacji akurat, kiedy tego potrzebujesz. Pomyśl nad drugim kontem firmowym.
Szybki internet z kablówki? Przecież Tobie potrzeba stabilności łącza a nie błyskawicznego transferu. Na wszelki wypadek przygotuj swojego smartfona i plan taryfowy do pełnienia roli jedynego okna na świat w firmie. Ewentualnie miej w zanadrzu laptopa z mobilnym internetem.
Dostarczasz towar jedną firmą kurierską? Może na wszelki wypadek warto mieć umowę z ich konkurencją lub brokerem takich usług?
Don Corleone radzi
Stare mafijne porzekadło mówi: ?nie zwalnia się swojego księgowego?. W życiu bywa jednak różnie. Dlatego jeśli Twoja firma jest duża i księgowość to spora działka, nie pozwól sobie na utratę kontroli nad dokumentami. Archiwum musi być w nienagannym porządku, aby nowa osoba lub kontrola skarbowa (o zgrozo!) mogły bez problemu odnaleźć potrzebne informacje. To samo dotyczy prowadzenia księgowości online – jeśli zamierzasz przejść na inną platformę, upewnij się, że wyeksportowano wszystkie dane zanim utracisz do nich dostęp.
Nierzadko można spotkać firmy, które nie są w stanie dokonać aktualizacji treści swojej strony www, albo nie są świadome zalegania w opłatach za hosting czy domenę, bo dostępy do tych usług posiadał ?firmowy informatyk?, czyli maturzysta, który wyparował na studia i niczego nie przekazał. Dbajmy o to, aby wszystkie dane dostępowe były pod kontrolą, by odejście jednej osoby z firmy nie powodowało utraty danych i nie narażało sklepu na niebezpieczeństwo.
Sprzedaż na zeszyt
W sklepach tradycyjnych często można się spotkać z tym, że bieżąca sprzedaż, dostawy, ważne informacje są zapisywane przez sprzedawców w grubych zeszytach. Pokolenie sieci patrzy na takie praktyki z politowaniem. Co jednak będzie, gdy Twój folder na dropbox z jakichś przyczyn wyparuje? Co się stanie, gdy dysk twardy w laptopie spali się wraz z arkuszem excela, w którym przechowujesz wszystkie informacje? Może warto jednak istotne sprawy notować w jakimś brulionie? To może brzmi jak herezja w erze nowoczesnych technologii, bo ciężko byłoby całkowicie utracić dane przechowywane w kilku miejscach, ale możemy założyć jakiś tymczasowy brak dostępu do nich awarie sieci, sprzętu, prądu.
Każdy ma swoją datę końca świata
Powyższe przykłady nie wyczerpują zagadnienia bezpieczeństwa prowadzenia sklepu, są tylko próbą uczulenia na pewne sytuacje. Naprawdę nie warto ryzykować, odsuwać pewnych niebezpieczeństw na dalszy plan. Jeśli coś złego może się zdarzyć, to na pewno tak się stanie, ale wtedy gdy będziemy na to najmniej przygotowani. Zatem bądźmy choć raz mądrzy przed szkodą. Wyobraźmy sobie kilka ?niemożliwych? sytuacji i zastanówmy, czy nasz biznes by je przetrwał. Niewielkim wysiłkiem możemy zapewnić bezpieczeństwo swojej firmie, sklepowi i przede wszystkim klientom.
Czy przydarzyły Wam się tego typu sytuacje? Jak sobie z nimi poradziliście? Jakie działania profilaktyczne podejmujecie by zapobiegać takim zdarzeniom?
