Funkcje aplikacji Shoper Faktury i Magazyn

Po pierwszym zalogowaniu zauważysz, że aplikacja Shoper Faktury i Magazyn ma sporo możliwości, jednak wszystkie są skonstruowane tak, by działać w sposób intuicyjny i automatyczny.

Nie ma to większego znaczenia, czy prowadzisz działalność jednoosobową, zwolnioną z VAT, czy większą firmę. Znajdziesz tu wszystkie najważniejsze funkcjonalności, które poza zaoszczędzeniem czasu i miejsca, cechują się też dostępnością z każdego miejsca na świecie i bezpieczeństwem twoich danych.

W tym artykule poznasz mechanizm dodawania dokumentów i dowiesz się, jak w prawidłowy sposób wystawiać dokumenty księgowe. 

Sprzedaż

Prawdopodobnie najczęściej będziesz korzystać z wystawiania standardowej faktury, jednakże warto się przyjrzeć wszystkim rodzajom dokumentów, które możesz wystawiać i ułatwić dzięki nim prowadzenie swojej działalności:

Faktury Vat / ZW

Podczas wystawiania faktur, poza poprawnym wprowadzeniem danych odbiorcy, czy informacji odnośnie do towaru/usługi, bardzo ważną rzeczą jest data sprzedaży (którą możesz zmienić też na datę dostawy towaru, bądź wykonania usługi). Po wystawieniu dokumentu nie będzie już można edytować tej daty.

Zaliczki 

Dzięki zaliczkom będziesz mieć uporządkowane wszystkie cząstkowe wpływy i pewność, że żadna transakcja nie umknęła twojej uwadze. To również świetne poświadczenie dla twojego kontrahenta, że jego wpłaty są rejestrowane, ponieważ będą one widoczne na końcowej fakturze, która zawiera wszystkie informacje o wpłatach cząstkowych.

By wystawić kolejną zaliczkę w prawidłowy sposób, (tak, aby była powiązana z poprzednią i też zawarta na fakturze końcowej, którą wystawisz po zakończeniu transakcji) należy znaleźć pierwszą zaliczkę i kliknąć w koło zębate po jej prawej stronie, a następnie wybrać opcję “zaliczka”:

W ten sam sposób możesz wystawić finalną wersję faktury do zaliczki, klikając opcje “końcowa”.

Jeśli wszystkie zaliczki były wystawiane w prawidłowy sposób, opisany powyżej, to system rozpozna je jako transakcje cząstkowe do jednej sprzedaży.

Aby wystawić kolejną zaliczkę lub fakturę końcową, możesz wybrać dowolną fakturę zaliczkową z serii (np. pierwsza, druga, ostatnia wystawiona), a aplikacja automatycznie odpowiednio je powiąże.

Faktury marża

Faktura marża to dokument, który wygląda identycznie jak zwykła faktura, jednakże różni się tym, że podatek od towarów i usług rozliczany jest od marży, a nie całej wartości sprzedaży.

Faktura marża może zostać wystawiona przez przedsiębiorców, którzy świadczą określone usługi (np. turystyczne, sprzedają towary używane, dzieła sztuki, antyki lub przedmioty kolekcjonerskie).

Faktury cykliczne

Opcja fakturowania cyklicznego jest funkcjonalnością, która automatycznie wystawia dokumenty na podstawie konkretnego wzoru, który zaprojektujesz. Można w ten sposób wystawiać proformę lub fakturę na usługę co określoną ilość miesięcy – do wyboru mamy od jednego do 24 miesięcy.

Należy jednak pamiętać, że w zakładce “cykliczne” są widoczne tylko “zlecenia”, według których aplikacja Shoper Faktury i Magazyn ma wystawiać wybrane dokumenty. W tym miejscu możesz je jedynie edytować i usuwać, a wszystkie dokumenty wystawiane według tych wzorów są widoczne odpowiednio w zakładce “faktury” lub “proformy”.

Inne przychody

Oczywiście każdy z tych dokumentów możesz również skorygować. Służą do tego dwie opcje – korekta oraz korekta danych formalnych.

Różnią się one tym, że korektą można zmienić cały dokument, a korekta danych formalnych służy jedynie do poprawienia danych opisowych (co sprawi, że nie będzie zawarta w ewidencji VAT).

Wydatki

Wydatki to zakładka, która odpowiada za wprowadzanie faktur kosztowych. Może to być przykładowo zakup materiałów do produkcji lub faktura za paliwo. Dodając wydatek najpierw wpisujemy nazwę, następnie przechodzimy do opcji związanych z KPiR oraz VAT, a dopiero na końcu uzupełniamy kwotę oraz stawkę VAT.

W aplikacji Shoper Faktury i Magazyn masz możliwość zadecydować, czy dany wydatek ma być widoczny w rejestrze VAT oraz czy jest on rozliczany w ramach mechanizmu podzielonej płatności. 

Poza zwykłymi wydatkami jest też możliwość dodania dowodu wewnętrznego oraz noty korygującej.

• Dowód wewnętrzny to dokument księgowy używany do zaksięgowania transakcji, które nie zostały potwierdzone fakturą. Służy on tylko do zaksięgowania kosztów firmy oraz niektórych jej form uzyskania przychodu, więc nie można powiedzieć, że jest to zamiennik tradycyjnej faktury VAT. 
• Nota korygująca to dokument, którego się nie księguje – jego rolą jest formalna korekta wcześniej wystawionej faktury. Nota korygująca jest jedną z metod naprawiania nieprawidłowości powstałych wskutek błędnego wystawienia faktur kosztowych lub korygujących, gdyż wystawia ją odbiorca pierwotnego dokumentu.

Kontrahenci

Aplikacja Shoper Faktury i Magazyn posiada również listę kontaktów, która usprawnia dodawanie dokumentów oraz wysyłanie faktur mailowo. W tym miejscu możesz zapisać swoich dostawców jak i odbiorców, sprawdzać jakie dokumenty zostały wystawione danemu kontrahentowi oraz jaki jest bilans rachunków opłaconych i tych będących już po terminie. 

Gdy wystawiasz fakturę, każdy nowy kontrahent jest z automatu zapamiętywany w bazie. Jeśli jednak masz długą listę kontrahentów to możesz dodać ich poprzez import pliku CSV.

Magazyn

Moduł magazynu w Shoper Faktury i Magazyn jest opcją, dzięki której masz pod kontrolą cały swój stan towarów, ich dostaw oraz wydań (rozchodów). W tym miejscu również możesz dodać, usunąć lub edytować karty swoich produktów i usług.

A jak wygląda karta produktu? Poza oczywistymi danymi jak nazwa i stawka vat możesz również nadać towarowi lub usłudze unikalny symbol, cenę netto i brutto zakupu oraz sprzedaży, czy wybrać jednostkę miary. Podpowiedź dotyczącą GTU znajdziesz klikając w ikonę dymku widoczną przy tej opcji (na przykład oznaczenie produktów alkoholowych, części samochodowych, itp.).

W omawianym module jest możliwość uruchomienia więcej niż jednego magazynu, zatem nie ma problemu z płynnym przechodzeniem między produktami, które znajdują się w innej lokalizacji. Jeśli interesuje cię też zestawienie transakcji konkretnego produktu, to przy każdym z nich znajdziesz opcję “raport”, która dokładnie przedstawi wszystkie operacje w systemie dotyczącego danego towaru lub usługi.

A co jeśli produktów jest na tyle dużo, że nie chcesz tracić czasu na wprowadzanie wszystkich danych manualnie? Oczywiście w Shoper Faktury i Magazyn masz możliwość zaimportowania pliku z listą produktów. Pełna instrukcja tego, jak przygotować plik do importu, znajduje się w aplikacji po kliknięciu przycisku “Import CSV” widoczny na górze strony w zakładce “Produkty”.

W zakładce “Magazyn” poza swoją listą usług oraz towarów znajdziesz również opcję inwentaryzacji oraz wyceny magazynu.

• Inwentaryzacja jest przydatną opcją, gdy chcesz sporządzić szczegółowy spis stanu swojego magazynu i określić jego różnice pomiędzy tym, co masz wprowadzone do aplikacji dokumentami magazynowymi, a tym, co wskazuje stan rzeczywisty – i tym samym wyregulować stany w aplikacji odpowiednimi dokumentami, które wystawią się w sposób automatyczny po zatwierdzeniu inwentaryzacji. 

• Wycena magazynu (spis z natury) jest natomiast dokumentem pozwalającym ocenić rzeczywisty stan ilościowy i wartościowy składników majątku twojej firmy i należy go generować, jeśli rozliczasz się za pomocą KPiR.

Do regulowania stanów magazynowych produktów w aplikacji służą odpowiednie dokumenty znajdujące się w module magazynu:

• WZ – odpowiada za wydanie zewnętrzne, ale nie jest odpowiednikiem faktury, ponieważ nie ma mocy prawnej. To ten dokument reguluje twoje stany magazynowe – jednakże dzieje się to tylko w przypadku faktur ze skutkiem magazynowym “wywołaj”;

WZ można wystawić ręcznie, jednak generuje się też automatycznie w czasie wystawienia faktury, jeśli jest wybrany na niej skutek magazynowy “wywołaj” lub “odrocz”.

• PZ – odpowiada za przyjęcie zewnętrzne towaru na magazyn, czyli za szeroko rozumianą dostawę;
• RW – to inaczej rozchód wewnętrzny i stanowi pomoc wtedy, gdy chcesz np. skorzystać z kartek do ksero, które zakupiłeś do firmy;
• MM – ten skrót oznacza przeniesienie między magazynami;
• PW – inaczej “przyjęcie wewnętrzne towaru”, czyli może to być na przykład przyjęcie towaru z produkcji na magazyn.

W dokumentach RW, PW i MM nie masz możliwości oznaczenia dostawcy/kontrahenta, ponieważ są to dokumenty dotyczące obrotu wewnątrz firmy.

Ewidencje

W tej zakładce znajdują się funkcje potrzebne do rozliczania się z Urzędem Skarbowym, Ministerstwem Finansów, oraz odpowiednie rejestry, które będą dostosowane do profilu działalności.

Wśród najważniejszych opcji można wyróżnić:

• JPK – czyli jednolity plik kontrolny. W aplikacji Shoper Faktury i Magazyn jest możliwość wygenerowania jak i wysłania do Ministerstwa Finansów pliku JPK_VAT, JPK FA, JPK MAG, JPK PKPiR i JPK V7.
• KPiR – czyli księga przychodów i rozchodów. Jest to narzędzie do bieżącej ewidencji operacji gospodarczych, w którym automatycznie znajdzie się cała sprzedaż i wydatki wprowadzone do systemu. 
• Rejestr sprzedaży, rejestr zakupów – generuje on się automatycznie na podstawie sprzedaży i zakupów wprowadzonych do aplikacji, a dodatkowo można go wygodnie wyeksportować do formatu CSV i PDF.

Jeśli wystawiasz faktury kontrahentom z krajów Unii Europejskiej to włącz opcję “OSS” widoczną w ustawieniach w zakładce “VAT”. Po jej włączeniu otrzymasz dostęp do zakładki “OSS” oraz deklaracji “VIU-DO” w ewidencjach.

• Zakładka OSS – służy jako rejestr sprzedaży i zakupów OSS (dawniej MOSS), czyli transakcji z kontrahentami z Unii Europejskiej. Osobny rejestr OSS nie powoduje utraty prawa do zwolnienia z VAT, bowiem sprzedaż rozliczana w ramach OSS nie jest brana pod uwagę w przypadku weryfikacji limitu sprzedaży dla zwolnienia z VAT. Dzięki odpowiedniej konfiguracji w aplikacji każda faktura wystawiona dla kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej niż Polska, będzie ujęta w tym rejestrze i nie będzie widoczna w pliku JPK, a dodatkowo w formularzu faktury po wybraniu odpowiedniego kraju pojawią się zagraniczne stawki podatku VAT do wyboru.
• Deklaracja VIU-DO –  jest deklaracją dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury unijnej. Składa go podatnik zidentyfikowany na potrzeby tej procedury, który ma zamiar rozliczać podatek VAT w ramach szczególnej procedury unijnej OSS.