Sama rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG jest całkowicie bezpłatna. Przedsiębiorca musi jednak przygotować się na kilka dodatkowych wydatków: obowiązkowe składki ZUS, koszty prowadzenia księgowości czy wydatki związane z wyposażeniem i promocją firmy. W tym poradniku wyjaśniamy, ile tak naprawdę kosztuje założenie działalności gospodarczej w Polsce i jak zaplanować budżet na start, by uniknąć zaskoczenia już w pierwszych miesiącach działania biznesu.
Czy założenie działalności gospodarczej jest darmowe?
Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, ile kosztuje założenie firmy w Polsce i czy formalności wiążą się z wysokimi opłatami.
Od razu wyjaśniamy, że nie ponosisz żadnego kosztu rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG – ten proces jest całkowicie darmowy. Musisz jednak pamiętać, że w grę wchodzą wydatki pośrednie, które składają się na realny koszt założenia firmy.
Co do nich należy? Mogą to być m.in.:
- zakup pieczątki firmowej,
- założenie konta firmowego,
- opłaty za obsługę księgową,
- koszty ubezpieczenia majątku i odpowiedzialności cywilnej.
W zależności od branży dochodzą także wydatki na sprzęt, oprogramowanie, lokal czy marketing. Dlatego realny koszt założenia działalności jednoosobowej może wynieść od kilkuset do kilku tysięcy złotych, a nawet więcej – wszystko zależy od skali i charakteru planowanego biznesu.
Chcesz wiedzieć, jakie koszty założenia firmy jednoosobowej są obowiązkowe, a jakie nie? Przeczytaj cały nasz poradnik, by zdobyć potrzebne informacje i rzetelniej oszacować budżet na start.
Sprawdź też, jak zarejestrować firmę online krok po kroku
Obowiązkowe koszty po założeniu działalności gospodarczej
Jak już wyjaśniliśmy, choć sam wpis do CEIDG jest bezpłatny, każdy przedsiębiorca musi przygotować się na to, że prowadzenie firmy wiąże się z regularnymi wydatkami. To właśnie stałe koszty działalności gospodarczej mają największy wpływ na kondycję finansową początkującej firmy, dlatego warto je uwzględnić już na etapie planowania. Do podstawowych obciążeń zaliczają się przede wszystkim składki ZUS, podatki oraz koszty księgowości – wszystkie te elementy składają się na realne koszty miesięczne firmy. Co warto o nich wiedzieć?
Składki ZUS
Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą musi liczyć się z regularnym obowiązkiem opłacania składek ZUS. To właśnie one stanowią jedną z głównych pozycji w miesięcznych kosztach firmy i obejmują ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz składkę zdrowotną. Już od pierwszego miesiąca działalności konieczne jest opłacanie składki zdrowotnej, a w kolejnych etapach – w zależności od sytuacji przedsiębiorcy – można korzystać z ulg, takich jak „ulga na start” czy tzw. „Mały ZUS Plus”, zanim zacznie się opłacać pełne składki.
- Składka zdrowotna jest obowiązkowa od momentu rozpoczęcia działalności, niezależnie od tego, czy firma generuje zysk. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania i podstawy wymiaru, a minimalna kwota zmienia się wraz z nowymi regulacjami.
- Preferencyjne składki (Mały ZUS Plus) – w 2025 roku podstawa wymiaru wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli 1 399,80 zł. To oznacza, że miesięczne obciążenie z tytułu składek społecznych w tej formule wynosi około 408-443 zł. Rozwiązanie to jest przeznaczone dla początkujących przedsiębiorców, którzy chcą odciążyć budżet firmy w pierwszych latach działalności.
- Pełne składki ZUS – po zakończeniu okresu ulg przedsiębiorca przechodzi na standardowe składki społeczne. W 2025 roku ich wysokość to ok. 1 646 zł miesięcznie (bez zdrowotnej), do czego należy doliczyć składkę zdrowotną. Ostateczny koszt uzależniony jest od formy opodatkowania i osiąganych dochodów.
Podatki i zaliczki na podatek dochodowy
Kolejnym elementem są podatki – przedsiębiorca musi opłacać zaliczki na podatek dochodowy, a w niektórych przypadkach także VAT. Są to nieuniknione koszty stałe jednoosobowej działalności gospodarczej, które należy uwzględnić przy planowaniu budżetu.
Koszt prowadzenia księgowości
Do obowiązkowych wydatków należy również prowadzenie księgowości. W przypadku JDG najczęściej korzysta się z usług biur rachunkowych. Cena księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej waha się zwykle od około 150–300 zł miesięcznie.
Jak zoptymalizować miesięczne koszty utrzymania firmy jednoosobowej? Warto dokładnie przeanalizować wszystkie stałe wydatki i sprawdzić, które z nich można ograniczyć bez ryzyka dla płynności biznesu. Jeśli dopiero startujesz, skorzystaj z ulg w ZUS. Warto też porównać oferty biur rachunkowych, a także wybrać taką formę opodatkowania, która najlepiej odpowiada prognozowanym przychodom.
Dodatkowe koszty rozpoczęcia działalności
Przyszły przedsiębiorca powinien przygotować się również na koszty dodatkowe przy zakładaniu firmy, które często stanowią znaczącą część wydatków w pierwszych tygodniach działania. Ich wysokość zależy w dużym stopniu od charakteru działalności – inne nakłady poniesie właściciel sklepu internetowego, a inne osoba zakładająca lokalny punkt usługowy. Właśnie dlatego tak ważne jest, by już na etapie planowania oszacować realne potrzeby i zawrzeć je w biznesplanie.
Do najczęstszych dodatkowych kosztów przy założeniu działalności należą opłaty związane z uruchomieniem zaplecza administracyjnego i marketingowego firmy. Może to być m.in.:
- otwarcie i prowadzenie firmowego rachunku bankowego,
- zamówienie pieczątki,
- zakup firmowej domeny,
- hosting strony internetowej,
- przygotowanie identyfikacji wizualnej marki.
Wiele firm inwestuje też na starcie w reklamy online, np. kampanie w mediach społecznościowych lub Google Ads, by szybko zdobyć pierwszych klientów. Do tego dochodzą wydatki na sprzęt biurowy, urządzenia potrzebne do realizacji usług, specjalistyczne oprogramowanie oraz licencje. Uwzględnienie tych pozycji w budżecie pozwala lepiej kontrolować finanse i uniknąć niespodziewanych obciążeń tuż po rozpoczęciu działalności.
Najczęściej zadawane pytania o koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Do dodatkowych kosztów można zaliczyć m.in. otwarcie rachunku bankowego, zakup pieczątki, wykupienie domeny i hostingu, przygotowanie materiałów reklamowych, inwestycję w sprzęt, oprogramowanie oraz pierwsze kampanie marketingowe. Ich wysokość zależy od rodzaju działalności i skali planowanego biznesu.
Tak, wpis do CEIDG jest całkowicie bezpłatny. Trzeba jednak pamiętać, że po założeniu firmy pojawiają się koszty związane z jej prowadzeniem, w tym składki ZUS, podatki, księgowość.