Co to jest ERP?
Z racji coraz większej popularności systemów ERP prawdopodobnie znasz już ze słyszenia to pojęcie. Najłatwiej będzie zacząć od poznania definicji.
- System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które służy do kompleksowego zarządzania zasobami firmy.
Głównym zasobem każdej firmy są dane. Na przykład: szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży – ile zamówień mamy w naszym e-sklepie, jak klienci wykonują płatności, jaka jest suma sprzedaży netto, ile płacimy za towar u dostawców.
Posiadając system ERP możemy:
- gromadzić,
- przechowywać,
- interpretować,
- porównywać dane.
Tym, co charakteryzuje oprogramowanie ERP, to wspólna baza danych – czyli miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje, potrzebne do skutecznego prowadzenia firmy.
Jak te dane znajdują się w systemie? Dostarczają ich użytkownicy, wykonując swoją codzienną pracę (np. wprowadzając dane kontrahentów, fakturując zamówienia, księgując faktury, czy zgłaszając urlopy).
Oprócz tego, że system ERP gromadzi dane, może również pomóc w automatyzacji pracy. Przykładowo jeśli zdefiniujemy w systemie stany minimalne produktów w naszym magazynie, będzie on automatycznie generował zamówienie na towary, które się kończą.
Dzięki temu nie musimy analizować stanów magazynowych, zastanawiać się co i u kogo należy zamówić.
System wykona to za nas i przygotuje gotowe zamówienia. Takie zamówienie wystarczy zweryfikować i wysłać do dostawców np. mailowo (co również można zrobić bezpośrednio z systemu ERP).
Po co używać systemów ERP?
Systemy ERP charakteryzują się możliwością dopasowania do konkretnych wymagań firmy. Mogą dać twojemu biznesowi tyle możliwości, ile potrzebujesz.
Oprogramowanie ERP składa się z modułów, czyli narzędzi odpowiadających za konkretne działy firmy (m.in. handel, magazyn, księgowość, kadry płace, produkcja, projekty czy CRM – czyli zarządzanie kontaktem z klientami).
Każdy z nich odpowiada za inny obszar działania firmy, ale ze względu na wspólną bazę danych dostęp do informacji, a także obsługa procesów jest dużo łatwiejsza. Kadra zarządzająca zyskuje wgląd np. do zestawień finansowych, do których dane zaciągają się z różnych działów firmy.
Dzięki modułowości systemu możliwe jest dostosowanie jego funkcjonalności do aktualnej sytuacji firmy oraz jego rozbudowa wraz z pojawiającymi się nowymi potrzebami. Takie „wydzielenie” funkcjonalności sprawia, że systemy ERP sprawdzają się zarówno w małych, średnich, jak i dużych firmach, niezależnie od branży.
WAŻNE! Systemy ERP cechuje modułowość. Dzięki temu samodzielnie decydujesz, z jakich funkcjonalności korzystasz.

Korzyści używania systemu ERP:
Jak poznać dobry system ERP?
Ważne cechy systemu ERP to mobilność, zgodność z aktualnymi przepisami, nowoczesność i dopasowanie do indywidualnych potrzeb.
- Wygodne korzystanie z systemu umożliwia praca z różnych urządzeń – laptopa, tabletu czy smartfonu. Systemy ERP oferują możliwość korzystania z niego za pośrednictwem przeglądarki internetowej, nie musisz wtedy instalować systemu na komputerze. Dzięki temu możesz korzystać z różnych urządzeń z dostępem do Internetu, do których system ma dedykowane interfejsy (czyli przestrzeń, w której następuje kontakt użytkownika z urządzeniem).
- Dobry system powinien umożliwić obsługę przez telefon, np. przez aplikację na smartfon. Z pewnością ułatwia to pracę handlowców w terenie.
- Interfejs użytkownika powinien być nowoczesny i intuicyjny – dopasowany do urządzenia, za pośrednictwem którego korzystamy z systemu. Inaczej pracuje się z małego ekranu smartfona, który obsługuje się dotykowo, a inaczej z dużego monitora, obsługiwanego myszką i zewnętrzna klawiaturą.
WAŻNE! Przed zakupem systemu ERP dokładnie sprawdź jego funkcjonalność i oferowane interfejsy – pozwoli ci to sprawdzić wygodę użytkowania systemu.
- Oprogramowanie ERP, którego używasz w firmie powinno być zgodne z przepisami – szczególnie ważne w dobie dynamicznych zmian prawnych.
Producenci dobrych systemów ERP dostosowują na bieżąco oferowane przez siebie systemy do zmieniających się przepisów. Działanie w oparciu o takie systemy, daje przedsiębiorcom poczucie bezpieczeństwa. Często także zmiany w przepisach są opracowywane przez producentów systemu w formie np. e-booka czy artykułu. To oszczędza czas na czytanie długich i monotonnych ustaw.
- Nowoczesne technologie, wykorzystywane w systemach ERP, wpływają na użyteczność i łatwość ich obsługi. Bardzo ważnym aspektem jest kwestia funkcjonalności, odpowiednio dobranych do skali firmy i rodzaju prowadzonej przez nią działalności. Elastyczne systemy ERP pozwalają na dobranie funkcjonalności do potrzeb firmy.
Firmy informatyczne, zajmujące się sprzedażą systemów ERP oferują swoim klientom usługi pomagające w wyborze odpowiednich funkcjonalności. Przed dokonaniem zakupu przygotowują analizę przedwdrożeniową, która pomaga znaleźć procesy w firmie, które można usprawnić. Firmy wdrożeniowe zajmują się także konfigurowaniem systemu oraz prowadzeniem szkoleń z jego obsługi.
Dlaczego potrzebuję ERP?
Przedsiębiorcy wybierają systemy ERP dlatego, że z ich pomocą mogą skutecznie organizować pracę i rozwijać swój biznes. Kiedy przychodzi odpowiedni moment na inwestycję w taki system? Bez wątpienia wtedy, kiedy potrzebujesz wsparcia systemowego w kontrolowaniu biznesu. Na przykład:
- uruchomienie kilku sklepów internetowych,
- połączenie różnych kanałów sprzedaży (sprzedaży realizowanej przez e-sklepu i w modelu tradycyjnym),
- potrzeba obsługi magazynu, w którym musimy kompletować produkty przed realizacją wysyłki,
- własna spersonalizowana produkcja oferowanych produktów…
Tak naprawdę każda firma może napisać swój scenariusz, a wdrożenie rozwiązań systemowych, może rozpocząć się od kilku modułów systemu ERP, odpowiadających za konkretne działania.
Wraz z rozwojem firmy możesz dodawać kolejne niezbędne funkcjonalności.
Warto zapoznać się z opisem funkcji systemów ERP. W zależności od producenta rozwiązania mogą obejmować pojedyncze moduły, dedykowane obszary albo też pakiety dla danej branży. Modułowość pozwoli ci zaoszczędzić, wybierz tylko te funkcjonalności, których potrzebujesz.
Integracja sklepu z systemem ERP
Wspomniana już wcześniej integracja systemów ERP, może dotyczyć np. połączenia ERP z platformą do prowadzenia e-handlu.
Taka integracja jest możliwa poprzez dedykowane moduły dla e-commerce. Dzięki niej mamy dwa narzędzia, które współpracują i „dzielą się pracą”.
Po stronie ERP będzie zatem odbywał się proces logistyczny i sprzedażowy, czyli realizacja zamówienia, które trafia do systemu przez sklep internetowy.
Integracja taka pozwala na skonfigurowanie zakresu danych wymienianych ze sklepem np. aktualizację towarów, ich ceny, zdjęcia i stany magazynowe. Sklep internetowy jest kanałem sprzedaży, a przez system ERP realizujemy zamówienie zgodnie z procedurami, które obowiązują w firmie.

Jak to wygląda w praktyce? Z poziomu oprogramowania ERP możemy ustawić parametry komunikacji z e-sklepem tak, żeby wszystkie cenne informacje trafiały do witryny internetowej sklepu. Z e-sklepu pobieramy natomiast informacje o zamówieniu, razem z danymi teleadresowymi, sposobem płatności czy dostawy zamówienia.
Po przetworzeniu zamówienia, system ERP aktualizuje w sklepie internetowym status zamówienia. Sklep internetowy może więc poinformować swojego klienta o zmianie statusu, wysyłając mu np. komunikat „Twoje zamówienie jest gotowe do realizacji”.
Z systemu ERP do sklepu może być również wysłana informacja o numerze listu przewozowego wygenerowanego do konkretnego zamówienia, a sklep internetowy tym razem może poinformować swojego klienta o możliwości śledzenie wysłanej przesyłki.
Zanim wybierzesz system ERP sprawdź, czy jest zintegrowany z narzędziem, z którego korzystasz lub w jaki sposób można dokonać integracji. Może okazać się, że za jakiś czas zechcesz zintegrować więcej posiadanych rozwiązań, dlatego warto wybrać narzędzie pod tym względem elastyczne.
Wiele systemów w firmie – czy to możliwe?
Wśród właścicieli może pojawić się myśl, że inwestowanie w wiele systemów do obsługi biznesu jest stratą pieniędzy. Przecież skoro mam platformę do prowadzenia sklepu internetowego, powinna mi ona wystarczyć.
Oczywiście na początku tak, ale z czasem może okazać się, że możliwości są niewystarczające. Nie zapewniają kompleksowego zarządzania firmą. Wtedy warto poszukać rozwiązania, które pozwoli na integracje z posiadanymi systemami.
Ze względu na rosnące wymagania względem specjalistycznych narzędzi sprzedażowych, jeden system zwyczajnie nie wystarcza.
Nie ma w tym nic nadzwyczajnego – rzecz w tym, żeby systemy były z jednej strony dobrze ze sobą zintegrowane, z drugiej zaś żeby były rozłączne funkcjonalnie.
- Co to znaczy? Chodzi o to, by nie dublowały swoich funkcji, lecz aby jeden był rozszerzeniem drugiego. Bazą w takiej konfiguracji zawsze powinien być system ERP.
Warto zapamiętać!
- co to jest system ERP?
- co umożliwia praca na systemie?
- kto korzysta z systemów ERP?
- czy ERP pasuje do e-commerce?
- dlaczego jedna firma korzysta z wielu systemów?