Zamówienie pojawia się w sklepie internetowym, ale ktoś musi jeszcze przepisać je do programu magazynowego, przygotować dokument sprzedaży i zaktualizować dostępność produktów. Przy większej liczbie transakcji takie czynności zajmują coraz więcej czasu. System ERP połączony ze sklepem pomaga uporządkować przepływ danych i ograniczyć pracę wykonywaną ręcznie. Łączy informacje potrzebne do obsługi sprzedaży z zakupami, zapasami i finansami firmy.
ERP może wspierać zarówno rozwijający się sklep, jak i przedsiębiorstwo, które prowadzi już sprzedaż hurtową, produkcję lub sieć punktów stacjonarnych. W tym drugim przypadku sklep internetowy może stać się kolejnym kanałem sprzedaży współpracującym z używanym już oprogramowaniem.
Co to jest system ERP? Definicja i podstawowe zastosowanie
ERP to skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning, czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa. System ERP jest oprogramowaniem, które łączy różne obszary działalności firmy, m.in. sprzedaż, zakupy, gospodarkę magazynową, finanse, księgowość czy produkcję. Poszczególne moduły korzystają ze wspólnych danych, dzięki czemu informacje nie muszą być wprowadzane od początku w każdym dziale.
Przykładowo dane o sprzedaży mogą być wykorzystywane do wystawienia dokumentów, rozliczenia płatności i analizy zapasów. Zespół zakupów, magazyn i księgowość pracują wtedy na powiązanych informacjach, zamiast odtwarzać przebieg transakcji na podstawie kilku osobnych zestawień.
Nie każdy ERP ma jednak taki sam zakres. Firma handlowa może potrzebować przede wszystkim obsługi zamówień, magazynu i rozliczeń, a producent dodatkowo planowania produkcji oraz zapotrzebowania na materiały. Dlatego system wybiera się wraz z odpowiednimi modułami i funkcjami, a nie wyłącznie na podstawie nazwy dostawcy.
ERP a e-commerce – dlaczego sklepy internetowe coraz częściej wdrażają ERP?
Wraz z rozwojem sklepu internetowego rośnie liczba zamówień, produktów i danych potrzebnych do obsługi sprzedaży. Jeśli sklep, magazyn i księgowość działają w niepołączonych ze sobą narzędziach, pracownicy muszą wielokrotnie wprowadzać te same informacje. Więcej czasu zajmuje sprawdzanie dostępności towaru, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnianie rozbieżności. Dołączenie kolejnego marketplace lub uruchomienie drugiego magazynu dodatkowo komplikuje tę pracę.
ERP pomaga uporządkować te procesy i ograniczyć ręczne przenoszenie danych. Po połączeniu ze sklepem informacje o zamówieniach mogą być wykorzystywane w dalszej obsłudze sprzedaży, a dane o dostępności produktów przekazywane z systemu magazynowego do sklepu. Powiązanie sprzedaży, zapasów i zakupów ułatwia również ocenę, które towary trzeba uzupełnić, a które zbyt długo pozostają w magazynie. Zakres takich możliwości zależy od wybranego systemu, modułów i integracji.
Firmy rozważające Comarch ERP Optima, enova365, SAP Business One czy rozwiązania ERP z rodziny Microsoft Dynamics szukają więc nie tyle kolejnego programu, ile sposobu na sprawniejszą obsługę rozwijającego się biznesu. Dla jednych najważniejsze będzie skrócenie czasu realizacji zamówień, dla innych kontrola zapasów w kilku magazynach albo połączenie handlu z produkcją. To właśnie te potrzeby powinny decydować o wdrożeniu. Sam wzrost sprzedaży nie oznacza jeszcze, że sklep potrzebuje rozbudowanego ERP.
Jakie funkcje ERP są kluczowe dla sprzedaży online?
Największą wartość przynoszą funkcje, które rozwiązują konkretne problemy w codziennej pracy. W sklepie internetowym są to przede wszystkim obsługa zamówień, kontrola dostępności produktów, dokumenty sprzedażowe oraz dane potrzebne do planowania zakupów. Ich zakres zależy od wybranego ERP, posiadanych modułów i konfiguracji współpracy ze sklepem.
Dane zamówienia ze sklepu mogą trafiać do systemu, w którym firma prowadzi dalszą obsługę sprzedaży. Obejmuje to m.in. informacje o kliencie, zamówionych produktach, dostawie i płatności. Na tej podstawie można przygotowywać odpowiednie dokumenty oraz przekazywać zamówienie do kolejnych etapów realizacji. Przykładem są rozwiązania łączące Shoper z Subiektem nexo PRO.
Warto przy tym określić nie tylko, co ma dziać się automatycznie, lecz także kiedy zamówienie powinno wymagać sprawdzenia przez pracownika. Dotyczy to np. brakujących danych, nietypowych ustaleń z klientem lub zmiany zamówienia przed wysyłką.
Przy zarządzaniu zapasami trzeba odróżniać towar znajdujący się w magazynie od towaru dostępnego dla kolejnego kupującego. Część produktów może być już zarezerwowana do wcześniejszych zamówień albo przygotowana do wysyłki. Systemy obsługujące rezerwacje pozwalają uwzględniać te różnice przy określaniu dostępności. Przykładowo na półce znajduje się 10 sztuk produktu, ale 7 jest już przypisanych do zamówień. W takim przypadku nie należy traktować wszystkich 10 sztuk jako zapasu, który można ponownie sprzedać.
Połączenie ERP ze sklepem pozwala aktualizować informacje o stanach magazynowych. Trzeba jednak ustalić, z których magazynów mają pochodzić dane i jak będzie wyliczana ilość dostępna do sprzedaży. Sama synchronizacja nie zastępuje poprawnej ewidencji przyjęć, wydań i rezerwacji.
Przy rozbudowanym asortymencie ręczne aktualizowanie cen w kilku miejscach jest uciążliwe. Integracja może umożliwiać przekazywanie do sklepu cen z wybranego cennika oraz danych kartotekowych produktów. Warto ustalić, które informacje mają być aktualizowane centralnie, a które pozostają pod kontrolą zespołu prowadzącego sklep.
Nie oznacza to, że ERP musi być miejscem zarządzania każdym opisem i zdjęciem. W rozbudowanym środowisku dane produktowe mogą być obsługiwane także przez osobny system PIM, służący do zarządzania informacją o produktach. Najważniejszy jest jasny podział odpowiedzialności za poszczególne dane.
ERP może wspierać wystawianie faktur i korekt, obsługę dokumentów magazynowych oraz kontrolę należności. Powiązanie tych informacji ułatwia sprawdzenie, czego dotyczyła transakcja, jakie dokumenty do niej wystawiono i czy została rozliczona.
Automatyzację warto projektować również z myślą o sytuacjach innych niż standardowa sprzedaż. Przed uruchomieniem współpracy systemów sprawdź, jak będą obsługiwane anulowane zamówienia, zmiany danych, częściowe realizacje i zwroty. To właśnie te przypadki warto uwzględnić w testach, zamiast ograniczać je do jednego poprawnie złożonego zamówienia.
Dane zgromadzone w ERP pomagają przyglądać się sprzedaży w powiązaniu z zapasami i zakupami. System może wspierać analizę wyników, kontrolę stanów oraz przygotowywanie zamówień do dostawców. Przykładowo Comarch ERP Optima pozwala tworzyć zamówienia na podstawie raportu braków i określonych poziomów zapasu.
W praktyce warto wykorzystać te informacje do odpowiedzi na konkretne pytania: które produkty trzeba uzupełnić, co zalega w magazynie i jak zmieniają się wyniki sprzedaży. Rozwiązania analityczne dostępne w ERP mogą ułatwiać takie porównania, ale ich użyteczność zależy od zakresu i jakości zgromadzonych danych
.Jak może wyglądać obsługa zamówienia z wykorzystaniem ERP?
Poniższy przykład pokazuje możliwy przebieg procesu, a nie funkcje automatycznie dostępne w każdym wdrożeniu. Współpraca sklepu z ERP może obejmować przekazywanie zamówień, obsługę dokumentów, aktualizowanie dostępności i statusów realizacji.
- Klient składa zamówienie w sklepie. Wybiera produkty, sposób dostawy i metodę płatności.
- Dane trafiają do systemu obsługującego sprzedaż. Zamówienie zostaje powiązane z odpowiednimi produktami i klientem.
- Następuje przygotowanie do realizacji. Zgodnie z przyjętymi zasadami firma sprawdza lub rezerwuje towar i przekazuje zamówienie do magazynu.
- Powstają dokumenty, a towar jest przygotowywany do wysyłki. Poszczególne zadania wykonują pracownicy i narzędzia przewidziane w procesie.
- Informacja o realizacji wraca do sklepu. Może posłużyć do aktualizacji statusu zamówienia i komunikacji z kupującym.
ERP nie musi samodzielnie wykonywać wszystkich tych zadań. Za szczegółowe operacje magazynowe może odpowiadać WMS, a za obsługę zamówień z wielu kanałów osobny system OMS.
ERP vs CRM vs WMS – czym te systemy się różnią?
Te nazwy opisują różne obszary zarządzania firmą. Pomagają też określić, jakiego narzędzia potrzebujesz, gdy problem dotyczy konkretnego etapu obsługi sprzedaży.
| System | Główne zastosowanie | Przykład w e-commerce |
|---|---|---|
| ERP | Łączenie procesów biznesowych, m.in. sprzedaży, zakupów, zapasów i finansów. | Powiązanie zamówienia z dokumentami sprzedażowymi, magazynem i rozliczeniem. |
| CRM | Zarządzanie relacjami z klientami, kontaktami i działaniami sprzedażowymi. | Dostęp do historii rozmów i ustaleń z kontrahentem. |
| WMS | Zarządzanie operacjami wykonywanymi w magazynie. | Wskazanie lokalizacji produktu i wsparcie kompletacji zamówienia. |
| OMS | Zarządzanie zamówieniami, także pochodzącymi z różnych kanałów. | Obsługa zamówień ze sklepu i marketplace w jednym środowisku. |
Granice między systemami mogą się częściowo pokrywać. ERP może zawierać moduł CRM lub WMS, a zakres poszczególnych rozwiązań zależy od ich konstrukcji. Nie oznacza to więc, że każda firma potrzebuje czterech oddzielnych programów.
ERP a sprzedaż wielokanałowa – jak uporządkować Allegro, marketplace i sklep?
Skalowanie sprzedaży w modelu omnichannel – obejmującym własny sklep internetowy oraz zewnętrzne platformy marketplace – drastycznie podnosi poziom skomplikowania procesów logistycznych. Brak nadrzędnego systemu zarządzania zasobami skutkuje rozproszeniem danych operacyjnych. W konsekwencji w firmie drastycznie rośnie ryzyko zjawiska oversellingu (sprzedaży towaru bez pokrycia w magazynie), powstawania błędów w polityce cenowej oraz krytycznych rozjazdów w dokumentacji księgowej.
Wdrożenie systemu ERP pozwala wyeliminować te zagrożenia poprzez ustanowienie jednej, centralnej bazy danych dla wszystkich kanałów. Proces automatycznej synchronizacji najlepiej obrazuje poniższy schemat:
Przy sprzedaży we własnym sklepie, na marketplace i w punktach stacjonarnych trzeba ustalić, gdzie będą obsługiwane zamówienia i skąd poszczególne kanały otrzymają informacje o dostępności. ERP może odpowiadać za zapasy, dokumenty i rozliczenia, ale zarządzanie sprzedażą wielokanałową może też wymagać dodatkowego narzędzia.
W ekosystemie Shopera taką rolę pełni Apilo, czyli system OMS do zarządzania sprzedażą internetową. Umożliwia obsługę zamówień z wielu kanałów oraz współpracę m.in. ze sklepami, marketplace, programami księgowymi, ERP, WMS i usługami kurierskimi.
Nie chodzi jednak o to, aby każdą czynność przenieść do jednego programu za wszelką cenę. Ważniejsze jest ustalenie odpowiedzialności: gdzie zmieniasz ceny, gdzie kontrolujesz zapasy i w którym miejscu pracownicy obsługują zamówienia. Taki podział warto określić przed uruchomieniem kolejnego kanału sprzedaży.
Kiedy warto wdrożyć ERP w sklepie internetowym?
Zamiast szukać jednej granicznej liczby zamówień, przyjrzyj się zadaniom, które obciążają firmę. Pomocne będą trzy pytania:
- Czy te same dane są wielokrotnie przepisywane między sklepem, magazynem i księgowością?
- Czy trudno ustalić aktualną dostępność produktów, stan realizacji zamówień lub należności?
- Czy rozwój sprzedaży wymaga połączenia kolejnych magazynów, kanałów, zakupów albo produkcji?
Potraktuj odpowiedzi jako punkt wyjścia do analizy, nie jako automatyczny argument za zakupem ERP. Spisz procesy, które chcesz poprawić, oraz efekt, którego oczekujesz: mniej ręcznego wprowadzania danych, krótszą obsługę zamówienia czy łatwiejsze planowanie zakupów.
Nie każdy problem wymaga rozbudowanego systemu. Jeżeli potrzebujesz przede wszystkim fakturowania i obsługi magazynu, warto sprawdzić rozwiązanie o takim zakresie, np. Shoper Faktury i Magazyn. Pełny ERP należy rozważać w odniesieniu do potrzeb całej firmy, a nie jako obowiązkowy etap rozwoju każdego sklepu.
Zaawansowana platforma sklepowa zoptymalizowana do dużej i stabilnej sprzedaży online oraz skalowania biznesu w sieci.
Poznaj Premium
Jak połączyć Shoper Premium z systemem ERP?
Shoper można łączyć zarówno z systemami ERP, jak i z programami do obsługi sprzedaży, magazynu czy fakturowania. Punktem wyjścia powinno być oprogramowanie używane już w firmie oraz zakres danych, które mają być wymieniane ze sklepem.
Systemy ERP i rozwiązania do zarządzania firmą
W katalogu Shopera znajdują się m.in. rozwiązania Comarch, InsERT, Soneta, Symfonia, Streamsoft, Vendo i ISOF-ERP. Dostępne są również możliwości współpracy z oprogramowaniem SAP, Microsoft Dynamics oraz IDEA Center.
| Producent lub rodzina oprogramowania | Nazwy systemów |
|---|---|
| Comarch | Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL |
| InsERT | Navireo |
| Soneta | enova365 |
| Symfonia | Symfonia |
| Streamsoft | Streamsoft Prestiż |
| Vendo | Vendo |
| ISOF | ISOF-ERP |
| SAP | SAP Business One |
| Microsoft | Microsoft Dynamics, w tym rozwiązania Dynamics 365 |
| IDEA commerce | IDEA Center (dawniej IDEAerp) |
W katalogu Shopera wymienione są także FIS, DGCS i ILUO Biznes. Nie jest to zamknięty zestaw rozwiązań, o które można zapytać przy planowaniu sklepu. Korzystasz z innego systemu SAP, Streamsoft Verto, Streamsoft Pro albo ERP ODL? Podaj jego dokładną nazwę i wersję podczas rozmowy o wdrożeniu. Brak rozwiązania w publicznym zestawieniu nie jest wystarczającym powodem, aby z góry wykluczyć możliwość współpracy ze sklepem. Wymaga ona jednak indywidualnego sprawdzenia.
W zależności od systemu połączenie może wymagać aplikacji, zewnętrznego synchronizatora, systemu pośredniczącego lub indywidualnego wdrożenia. Zakres integracji i jej koszty trzeba sprawdzić dla konkretnego rozwiązania.
Programy handlowe i magazynowe
Do rozwiązań, które można łączyć z Shoperem, należą również Subiekt GT, Subiekt nexo PRO, WAPRO Mag i PC-Market, a także mpFirma oraz mpFaktura. Są to propozycje istotne dla firm, które chcą powiązać sprzedaż internetową z używanym oprogramowaniem handlowym i magazynowym.
Jeżeli Twoja firma korzysta z Symplex Small Business, KC-Firma lub NoviCloud, również uwzględnij te nazwy w rozmowie o planowanym sklepie. Najpierw warto zweryfikować możliwości połączenia posiadanego rozwiązania, zamiast zakładać konieczność jego wymiany.
Fakturowanie, księgowość i obsługa klientów
Sprzedaż na Shoperze można powiązać także z narzędziami takimi jak wFirma, ifirma, inFakt i Fakturownia. Nie należy jednak utożsamiać samej obsługi faktur lub księgowości z pełnym zakresem ERP. Przy porównywaniu rozwiązań sprawdzaj konkretne funkcje potrzebne w firmie. Wśród dostępnych rozwiązań jest również Firmao, którego współpraca z Shoperem obejmuje dane klientów i zamówień. Osobną propozycją jest Shoper Faktury i Magazyn, przeznaczony do fakturowania i obsługi gospodarki magazynowej.
Integracja jest połączeniem systemów, a nie zakupem samego ERP lub programu księgowo-magazynowego. Nie należy więc zakładać, że wraz z jej uruchomieniem otrzymujesz licencję na zewnętrzne oprogramowanie. Przed wyborem sprawdź osobno warunki korzystania z programu i warunki jego współpracy ze sklepem. Przykładowo synchronizator Navireo wymaga posiadania odpowiedniej licencji po stronie tego systemu
Co ustalić przed połączeniem ERP ze sklepem?
Nie ograniczaj rozmowy do pytania „czy integracja jest dostępna?”. Przygotuj nazwę i wersję systemu, listę używanych modułów oraz opis procesu, który chcesz usprawnić.
Ustal, jakie dane będą wymieniane, w którym systemie będą zmieniane i jak często powinny się aktualizować. Sprawdź także obsługę sytuacji wyjątkowych, odpowiedzialność za wsparcie oraz koszty uruchomienia i dalszego utrzymania. Możliwość skonfigurowania zakresu współpracy nie oznacza, że każda integracja ma identyczne funkcje.
W testach uwzględnij nie tylko poprawnie złożone zamówienie, lecz także brak produktu, anulowanie zakupu, zmianę danych i zwrot. Sprawdź, co zobaczy pracownik oraz gdzie pojawi się informacja o sytuacji wymagającej jego działania.
Rozwijaj sklep z uwzględnieniem systemów, które już masz
Przy wyborze platformy e-commerce warto uwzględnić nie tylko wygląd sklepu i funkcje sprzedażowe, lecz także współpracę z zapleczem firmy. Shoper Premium oferuje możliwości integracji z systemami ERP i programami księgowo-magazynowymi, a zakres konkretnego rozwiązania można omówić podczas konsultacji.
Korzystasz już z ERP i planujesz uruchomienie lub rozwój sklepu? Poznaj Shoper Premium i porozmawiaj z nami o połączeniu sprzedaży online z Twoim systemem.
Zaawansowana platforma sklepowa zoptymalizowana do dużej i stabilnej sprzedaży online oraz skalowania biznesu w sieci.
Poznaj Premium
FAQ – Wszystko, co musisz wiedzieć o systemie ERP
Tak, Shoper Premium oferuje pełną, dwukierunkową kompatybilność z najpopularniejszymi systemami ERP na rynku. Integracja pozwala na automatyczną synchronizację zamówień, kartotek produktowych oraz stanów magazynowych.
Nie jest niezbędny na samym starcie, ale staje się kluczowy w fazie wzrostu. ERP chroni rosnący sklep przed chaosem operacyjnym, pomyłkami w logistyce i paraliżem fakturowania.
Główne zalety to oszczędność czasu poprzez automatyzację procesów, eliminacja błędów ludzkich oraz pełna kontrola nad finansami i magazynem w czasie rzeczywistym.
CRM służy wyłącznie do zarządzania relacjami z klientami i wsparcia marketingu. ERP to system nadrzędny, który zarządza twardymi zasobami całej firmy – od finansów po stany magazynowe.
ERP kontroluje stany magazynowe globalnie pod kątem wartościowym i ilościowym. WMS zarządza fizycznym ułożeniem towarów na półkach i optymalizacją pracy magazynierów
Warto podjąć tę decyzję, gdy zaczynasz tracić kontrolę nad stanami produktów, ręcznie wystawiasz faktury lub rozwijasz sprzedaż w wielu kanałach naraz.
Integracja polega na spięciu systemów za pomocą interfejsu API, najczęściej przy użyciu gotowych integratorów. Połączenie zapewnia automatyczny, natychmiastowy przepływ informacji o zamówieniach i produktach.
Tak, system ERP automatycznie pobiera dane zamówienia i bez udziału człowieka wystawia odpowiedni dokument sprzedaży (fakturę lub paragon) oraz przesyła go do modułu księgowego.
Tak, współczesne systemy ERP są bardzo często oferowane w chmurze (Cloud ERP) w modelu SaaS, co pozwala opłacać je w formie wygodnego, miesięcznego abonamentu
Tak, większość zaawansowanych systemów ERP posiada moduły logistyczne, które automatycznie zamawiają kuriera, generują etykiety przewozowe i przesyłają numer nadania do sklepu
.
Wybierz darmowy szablon i uruchom sklep bez projektowania od zera. Sprawdź, jak Twój sklep może wyglądać już dziś.
Zobacz szablony