Cześć! 👋

Miło mi Cię powitać w trzeciej lekcji kursu e-commerce! Dziś zajmiemy się kwestiami formalnymi i finansami związanymi z prowadzeniem sprzedaży online. Usiądź wygodnie i zaczynamy!

1. Czym jest działalność nierejestrowana i kto może z niej skorzystać

Założenie działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, które na początku mogą stanowić blokadę. Jeśli chcesz ich uniknąć, a Twoja sprzedaż nie będzie zbyt duża, to czytaj dalej.

Co to jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana (nierejestrowa lub nieewidencjonowana) to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych. Mimo że spełnia definicję działalności gospodarczej, ze względu na niskie przychody nie musi być rejestrowana.

Nie potrzebujesz wpisu w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Prościej mówiąc – nie musisz zakładać firmy.

Jakie są ograniczenia?

1. Limit przychodów

Do końca 2025 roku limit przychodów był sprawdzany co miesiąc. Przekroczenie go choćby o złotówkę w jednym miesiącu zmuszało do natychmiastowej rejestracji firmy. Od 2026 roku limit jest rozliczany w cyklu trzech miesięcy kalendarzowych.

• Od 1 stycznia 2026 r limit wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku.
• Przykład: wartość płacy minimalnej na ten dzień wynosi 4 806 zł brutto, co oznacza, ze limit kwartalny to 10 813,50 zł.

Ważna uwaga! Limit kwartalny dotyczy kwartałów kalendarzowych (I: sty-mar, II: kwi-cze itd.). Nie można dowolnie wybierać trzech następujących po sobie miesięcy.

2. Nie prowadzenie działalności gospodarczej

W ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziłaś/eś działalności gospodarczej (zawieszenie też się liczy).

3. Rodzaj działalności

Nie może wymagać zezwolenia, koncesji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej:

• Ochrona osób lub mienia
• Sprzedaż alkoholu
• Organizacja imprez turystycznych
• Usługi detektywistyczne
• Zbieranie odpadów

4. Tylko osoba fizyczna

Działalność nierejestrowaną może prowadzić wyłącznie osoba fizyczna.

Co zyskujesz?

• Nie zgłaszasz działalności w urzędach
• Nie potrzebujesz NIP ani REGON
• Nie płacisz składek ZUS ani ubezpieczenia zdrowotnego z działalności
• Nie płacisz zaliczek na podatek (ale pamiętaj, że podatek i tak zapłacić, ale raz w roku, rozliczając poprzedni rok)
• Zwolnienie z VAT (do 200 tys. zł rocznie)
• Prosta ewidencja sprzedaży zamiast skomplikowanej księgowości

Twoje obowiązki

Od momentu rozpoczęcia działalności nierejestrowanej masz obowiązek:

• Prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży
• Rozliczać przychody w zeznaniu PIT-36
• Przestrzegać praw konsumentów
• Wystawiać faktury na żądanie kupującego

Pamiętaj: W świetle prawa jesteś „przedsiębiorcą”. Oznacza to, że masz obowiązki związane z reklamacjami, zwrotami czy prawem konsumenta do odstąpienia w terminie 14 dni.

2. Działalność gospodarcza i koszty jej prowadzenia

Jeśli poważnie myślisz o prowadzeniu sklepu internetowego, konieczne będzie założenie działalności gospodarczej.

Czym jest działalność gospodarcza?

To zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Legalne prowadzenie wymaga zarejestrowania firmy w CEIDG.

Najpopularniejsza forma to jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – pewnie najbardziej odpowiednia, jeśli dopiero zaczynasz. Temat zakładania JDG jest dość obszerny i mógłbym o nim sporo napisać, ale w tej lekcji chcę, abyśmy skupili się na kosztach i zyskach prowadzenia sklepu internetowego.

Więcej informacji: Co musisz wiedzieć zanim zarejestrujesz firmę

Składki ZUS-owskie

Składki na ubezpieczenia społeczne to pierwszy stały koszt, z którym się zmierzysz. Będziesz je płacić bez względu na to, czy sklep zarabia, czy nie. Niestety, kiepska informacja.

Dobra wiadomość: Na początku przysługują Ci ulgi!

Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy):

Wysokość tej składki zależy od formy opodatkowania jaką wybierzesz do rozliczania dochodów z działalności gospodarczej. Masz do wyboru trzy formy:

• na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% albo 32%)
• według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%)
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Jeśli wybierzesz rozliczanie podatku dochodowego:

• na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), to wysokość składki zdrowotnej wyniesie 9% podstawy wymiaru składki (czyli uzyskanego dochodu).

Jeśli wybierzesz rozliczanie podatku dochodowego:

• w formie podatku liniowego (19%), zapłacisz składkę zdrowotną w wysokości 4,9% podstawy wymiaru składki (czyli uzyskanego dochodu).

Jeśli wybierzesz rozliczanie podatku dochodowego:

• w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, twoja miesięczna składka zdrowotna wyniesie 9% zryczałtowanej podstawy:
• poniżej 60 tys. zł – 461,66 zł
• od 60 tys. zł do 300 tys. zł – 769,43 zł
• Powyżej 300 tys. zł – 1384,97 zł

Ważne! Jeśli rozliczasz podatki dochodowe na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub liniowo, a twój dochód w danym miesiącu będzie niższy niż minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku, to wysokość składki zdrowotnej w tym miesiącu wyniesie 9% z 75% minimalnego wynagrodzenia.

Ulga na kolejne 24 miesiące:

Po tym okresie 6 m-cy możesz jeszcze skorzystać z kolejnego udogodnienia, czyli z niższych składek na ubezpieczenia społeczne. Z ulgi możesz korzystać przez kolejne 24 m-ce.

Wówczas nadal płacisz składkę zdrowotną (jak powyżej) plus obniżone składki na ubezpieczenia społeczne. Jeśli skorzystasz z tej ulgi, przez pełne 24 miesiące opłacasz składki od zadeklarowanej przez ciebie kwoty, nie niższej jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

Tak to wygląda na przykładzie:

Pamiętaj, że do powyższej kwoty 442,90 zł musisz doliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Obsługa księgowa

Wybór obsługi księgowej to kolejna ważna decyzja. Jeśli chcesz, możesz samodzielnie prowadzić księgowość własnej firmy. Wymaga to jednak poświęcenia czasu oraz bycia na bieżąco z licznymi zmianami prawnymi dotyczącymi podatków.

Obsługę księgową możesz też zlecić biuru księgowemu (tradycyjnemu lub online) i skupić się na kwestiach związanych ze sprzedażą w sklepie. Takie biuro doradzi Ci również jaka forma opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza.

Koszty:

• Księgowość online: od 150 zł
• Księgowość tradycyjna: 250-300 zł

Wszystko zależy od biura, liczby faktur i zakresu usługi.

3. Koszty prowadzenia sklepu internetowego

Koszt produktów

Produkty to najważniejsza rzecz w Twoim sklepie – na nich będziesz zarabiać. Zanim się tak stanie, musisz je pozyskać:

Sprzedaż produktów własnych

Samodzielnie wytwarzasz produkty – własna linia odzieży, ręcznie robione wyroby, unikatowe dzieła sztuki. Masz pełną kontrolę nad jakością i możesz wpływać na koszt wytworzenia.

Uwzględnij koszty:

• Materiałów i półproduktów
• Dostaw i logistyki
• Amortyzacji sprzętu
• Pracy włożonej w produkcję
• Energii i opakowań
• Przechowywania i magazynowania

W każdym z tych punktów możesz optymalizować i obniżać koszty.

Odsprzedaż produktów zakupionych

Tutaj określenie kosztu jest proste – wynosi tyle, ile zapłaciłeś. Wszystko zależy od Twoich zdolności negocjacyjnych: większe ilości, szybsza płatność mogą obniżyć cenę zakupu.

Sprzedaż w dropshippingu

Nie kupujesz produktów – punktem wyjścia jest cena ustalona z hurtownią.

Pozostałe koszty

Oprogramowanie sklepu

• Platformy SaaS: kilkadziesiąt złotych miesięcznie
• Rozwiązania open source: kilka-kilkanaście tysięcy za postawienie + kilkaset za utrzymanie

Tym tematem zajmiemy się w kolejnej lekcji.

Koszty administracyjne

Tradycyjne koszty funkcjonowania firmy: sprzęt, biuro, magazyn – w zależności od specyfiki biznesu.

Koszty pracy

Aby sklep działał, ktoś musi go obsługiwać. Uwzględnij koszt swojej pracy lub pracownika.

Koszty marketingu

Aby sklep sprzedawał, trzeba sprowadzić do niego ruch. Potrzebne są działania marketingowe, zwłaszcza reklama.

4. Prognoza zysków ze sprzedaży

Po długiej liście kosztów przyszedł wreszcie czas na przyjemniejszą część – generowanie zysków! Nie bez kozery zostawiłem to na koniec.

Przedstawiłem Ci szerokie spojrzenie na koszty, z jakimi musisz się liczyć. Na część nie masz wpływu (składki ZUS), na inne – jak koszt produktów – już tak.

Chodzi o to, żeby zyski przewyższały koszty – tylko wtedy biznes ma sens ekonomiczny.

Ustalanie cen produktów

Na rynku nie działasz sam. Jeśli nie sprzedajesz czegoś wyjątkowo specyficznego, istnieją już sklepy z takimi samymi lub podobnymi produktami. Tutaj przyda się analiza konkurencji z poprzedniej lekcji.

Możesz sprzedawać drożej od konkurencji, ale odpowiedz sobie: dlaczego klienci mieliby kupić drożej u Ciebie? Co dodatkowego oferujesz?

• Lepszą obsługę?
• Szybszą dostawę?
• Odroczone płatności?

Marża vs narzut

Te pojęcia służą określeniu opłacalności sprzedaży i często są mylone. Sprawdź, czy przypadkiem nie używasz jednego zamiast drugiego.

W ujęciu kwotowym są identyczne:

• Kupujesz za 100 zł, sprzedajesz za 120 zł
• Narzut kwotowy = 20 zł
• Marża kwotowa = 20 zł

Różnice w ujęciu procentowym:

Narzut procentowy = (cena sprzedaży – cena kupna) / cena kupna × 100%

• Przykład: (120-100)/100 × 100% = 20%

Marża procentowa = (cena sprzedaży – cena kupna) / cena sprzedaży × 100%

• Przykład: (120-100)/120 × 100% = 16,7%

Zapamiętaj: Narzut to stosunek zysku do ceny zakupu, marża to stosunek zysku do ceny sprzedaży.

Aby ułatwić sobie zapamiętanie – narzut procentowy to coś, co „narzucamy” na cenę zakupu i otrzymujemy cenę sprzedaży.

Praktyczne wyliczenia

Przejdźmy do praktyki! Przygotowałem prostą tabelę w Dokumentach Google do prognozowania zysków w Twoim sklepie. Kliknij w poniższy link, otwórz plik, utwórz kopię (Plik -> Utwórz kopię) i wprowadź własne wartości.

Podsumujmy

Dziś poznałeś kluczowe aspekty finansowe prowadzenia e-sklepu. Wiesz już, że możesz zacząć od działalności nierejestrowanej, a potem przejść na działalność gospodarczą albo od razu założyć działalność gospodarczą. Znasz główne koszty i potrafisz planować zyski.

Z tej lekcji wyniesiesz:

• Wiedzę o działalności nierejestrowanej jako sposobie na start
• Informacje o kosztach prowadzenia firmy
• Praktyczne narzędzia do planowania finansów sklepu
• Umiejętność różnicowania marży i narzutu

W kolejnej lekcji wybierzemy technologię dla Twojego sklepu i zajmiemy się jego budową. Wszystko krok po kroku, z konkretem i bez zbędnych komplikacji.

Pamiętaj: dobra kalkulacja to podstawa sukcesu w biznesie.

Do zobaczenia w 4 lekcji!