Regulamin sklepu internetowego i polityka prywatności dotyczą innych obszarów. Pierwszy opisuje zasady korzystania ze sklepu i zawierania umów. Druga wyjaśnia, kto, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarza dane osobowe klientów oraz użytkowników strony. Jeden dokument nie zastępuje więc drugiego. W typowym sklepie internetowym trzeba zrealizować obowiązki z obu obszarów.
Nie oznacza to jednak, że przepisy w każdym przypadku nakazują opublikowanie dwóch dokumentów noszących dokładnie takie nazwy. Znaczenie ma ich treść, sposób udostępnienia oraz zgodność z tym, jak sklep rzeczywiście działa.Z tego artykułu dowiesz się, czym różni się regulamin od polityki prywatności, czy klient powinien je zaakceptować i gdzie należy je umieścić.
Regulamin sklepu a polityka prywatności: najważniejsze różnice
Najprościej ująć to tak: regulamin odpowiada na pytanie „na jakich zasadach działa sklep?”, a polityka prywatności wyjaśnia „co dzieje się z danymi użytkownika?”.
| Obszar | Regulamin sklepu internetowego | Polityka prywatności |
|---|---|---|
| Główny cel | Określa zasady korzystania ze sklepu oraz zawierania i wykonywania umów | Wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych |
| Czego dotyczy | Zamówień, płatności, dostawy, konta klienta, odstąpienia od umowy i reklamacji | Celów i podstaw przetwarzania, odbiorców danych, okresów przechowywania oraz praw osób, których dane dotyczą |
| Główne podstawy prawne | Między innymi ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawa o prawach konsumenta | RODO oraz krajowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych |
| Charakter dokumentu | Może stanowić wzorzec umowy i określać prawa oraz obowiązki stron | Ma przede wszystkim charakter informacyjny |
| Czy wymaga akceptacji? | Powinien zostać udostępniony przed zawarciem umowy. W sklepie internetowym jego akceptację najczęściej potwierdza się za pomocą checkboxa | Nie wymaga „zgody na politykę prywatności”. Użytkownik powinien mieć możliwość zapoznania się z informacjami o przetwarzaniu danych |
| Kiedy wymaga aktualizacji? | Między innymi po zmianie prawa, sposobu sprzedaży, płatności, dostaw lub funkcji sklepu | Gdy zmieniają się cele, podstawy, zakres, odbiorcy lub sposób przetwarzania danych |
Oba dokumenty mogą zawierać dane tej samej firmy, ale pełnią inne funkcje. Regulamin nie powinien być traktowany jako „regulamin RODO”, a polityka prywatności nie służy do ustalania warunków zwrotów, dostawy czy reklamacji.
Czym jest regulamin sklepu internetowego?
Regulamin porządkuje zasady korzystania ze sklepu. Określa między innymi, kto prowadzi sprzedaż, w jaki sposób klient składa zamówienie, kiedy dochodzi do zawarcia umowy oraz jakie prawa i obowiązki mają obie strony.
Art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną zobowiązuje usługodawcę do określenia regulaminu takich usług i nieodpłatnego udostępnienia go przed zawarciem umowy. Dokument powinien być dostępny w formie pozwalającej użytkownikowi pozyskać, odtworzyć i utrwalić jego treść.
W typowym sklepie internetowym usługami świadczonymi elektronicznie mogą być na przykład prowadzenie konta klienta, formularz zamówienia, formularz kontaktowy lub wysyłka newslettera. Regulamin może też służyć do przekazania informacji wymaganych przy sprzedaży na odległość.
Co powinien określać regulamin sklepu?
Zakres regulaminu zależy od modelu sprzedaży i funkcji dostępnych w sklepie. Zwykle dokument obejmuje:
- dane sprzedawcy i dane kontaktowe,
- definicje najważniejszych pojęć,
- rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną,
- wymagania techniczne i zasady korzystania ze sklepu,
- sposób składania zamówień i moment zawarcia umowy,
- dostępne metody płatności i dostawy,
- zasady odstąpienia od umowy,
- procedurę reklamacyjną i odpowiedzialność za zgodność towaru z umową,
- zasady zakładania oraz usuwania konta klienta,
- sposób zmiany regulaminu, jeżeli jest potrzebny ze względu na charakter usług.
Pełny zakres elementów opisujemy w poradniku jak napisać regulamin sklepu internetowego.
Uwaga! Regulamin musi odpowiadać temu, jak sklep działa w rzeczywistości. Jeśli dokument przewiduje płatność za pobraniem, a sklep jej nie oferuje, albo podaje inny termin wysyłki niż karta produktu, powstaje niespójność mogąca prowadzić do reklamacji i sporów.
Czym jest polityka prywatności?
Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych. Jej odbiorcą jest nie tylko klient, który złożył zamówienie. Dokument może dotyczyć również osoby, która odwiedza stronę, zakłada konto, wysyła wiadomość przez formularz lub zapisuje się do newslettera.
RODO nie posługuje się pojęciem „polityki prywatności” jako obowiązkowej nazwy dokumentu publikowanego w sklepie. Wymaga jednak, aby administrator przekazał osobie, od której zbiera dane, informacje określone przede wszystkim w art. 13 RODO. W sklepach internetowych obowiązek ten najczęściej realizuje się właśnie za pomocą polityki prywatności oraz krótszych komunikatów umieszczonych przy poszczególnych formularzach.
Informacje muszą być łatwo dostępne, zrozumiałe i napisane jasnym językiem. Zwraca na to uwagę również Urząd Ochrony Danych Osobowych. Samo opublikowanie długiego dokumentu w stopce nie zawsze wystarczy, jeśli użytkownik nie otrzymuje odpowiedniej informacji w momencie podawania danych.
Co powinna zawierać polityka prywatności?
Zakres dokumentu powinien wynikać z przeprowadzonej wcześniej analizy procesów i narzędzi używanych w sklepie. Zgodnie z art. 13 RODO polityka prywatności powinna wyjaśniać między innymi:
- kto jest administratorem danych i jak można się z nim skontaktować,
- w jakich celach sklep przetwarza dane,
- jakie są podstawy prawne poszczególnych operacji,
- komu dane mogą zostać przekazane,
- jak długo będą przechowywane lub według jakich kryteriów ustalany jest ten okres,
- jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą,
- czy podanie danych jest obowiązkowe i jakie są skutki ich niepodania,
- czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy,
- czy sklep stosuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie.
Nie warto wpisywać do polityki prywatności gotowej listy wszystkich możliwych podstaw prawnych „na wszelki wypadek”. Każdy cel powinien mieć podstawę odpowiadającą rzeczywistemu procesowi. Dane potrzebne do przyjęcia i realizacji zamówienia mogą być przetwarzane dlatego, że jest to niezbędne do wykonania umowy. Z kolei przechowywanie dokumentów księgowych może wynikać z obowiązku prawnego.
Czy sklep internetowy potrzebuje regulaminu i polityki prywatności?
Typowy sklep internetowy powinien posiadać oba dokumenty, ponieważ ma obowiązki zarówno wobec kupujących i użytkowników usług elektronicznych, jak i osób, których dane przetwarza.
Ważna jest jednak precyzja. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga regulaminu takich usług. Ustawa o prawach konsumenta nakłada na sprzedawcę szerokie obowiązki informacyjne przed zawarciem umowy. RODO wymaga natomiast przekazania informacji o przetwarzaniu danych. Przepisy nie stanowią, że każdy przedsiębiorca musi stworzyć dwa pliki o konkretnych nazwach.
W e-commerce rozdzielenie tych informacji na regulamin i politykę prywatności jest zazwyczaj najbardziej czytelnym rozwiązaniem. Pomaga też aktualizować jeden obszar bez ingerowania w drugi.
Nie zmienia to faktu, że samo posiadanie dokumentów nie zapewnia zgodności z prawem. Regulamin nie naprawi błędnie skonfigurowanego procesu zamówienia, a polityka prywatności nie zalegalizuje zbierania danych bez właściwej podstawy.
Czy regulamin i politykę prywatności można połączyć w jeden dokument?
Przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu połączenia regulaminu i informacji o przetwarzaniu danych w jednym pliku. Takie rozwiązanie rzadko jest jednak wygodne dla klienta i sprzedawcy.
Regulamin oraz polityka prywatności mają inne podstawy prawne, cele i zasady aktualizacji. Połączenie ich może spowodować, że użytkownik będzie miał trudność ze znalezieniem konkretnej informacji. Zmiana narzędzia analitycznego lub dostawcy usługi mailingowej nie zawsze wymaga zmiany warunków sprzedaży. Z kolei wprowadzenie nowej metody dostawy nie musi wpływać na wszystkie informacje dotyczące przetwarzania danych.
Lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie dwóch spójnych dokumentów i umieszczenie w regulaminie odwołania do polityki prywatności. Nie należy przy tym powtarzać całej treści polityki w regulaminie. Powielone fragmenty łatwo przestają być aktualne, gdy zmiana zostanie wprowadzona tylko w jednym miejscu.
Czy klient musi zaakceptować regulamin i politykę prywatności?
Regulamin i polityka prywatności wymagają innego podejścia. Umieszczenie obu dokumentów pod jednym obowiązkowym checkboxem może zacierać tę różnicę.
Akceptacja regulaminu sklepu
Regulamin usług elektronicznych musi zostać nieodpłatnie udostępniony przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający zapisanie i odtworzenie jego treści. W sklepie internetowym standardowym rozwiązaniem jest niezaznaczony checkbox z komunikatem, na przykład:
Zapoznałem się z regulaminem sklepu i akceptuję jego postanowienia.
Obok komunikatu powinien znaleźć się bezpośredni link do dokumentu. Checkbox pomaga wykazać, że klient miał możliwość zapoznania się z regulaminem, ale nie zastępuje poprawnego przedstawienia informacji w koszyku. Kluczowe warunki zamówienia, takie jak główne cechy produktu, łączna cena czy czas trwania umowy, muszą być widoczne bezpośrednio przed złożeniem zamówienia. Wynika to z art. 17 ustawy o prawach konsumenta.
Po zawarciu umowy konsument powinien otrzymać jej potwierdzenie na trwałym nośniku. Potwierdzenie obejmuje wymagane informacje, chyba że zostały wcześniej przekazane na takim nośniku. W praktyce można przesłać je w treści wiadomości e-mail lub w załączonym pliku. Zwykły link prowadzący do strony, której treść sprzedawca może później zmienić, może nie zapewniać klientowi dostępu do niezmiennej wersji dokumentu.
Polityka prywatności nie jest zgodą na przetwarzanie danych
Klient nie musi „zgadzać się na politykę prywatności”. Powinien natomiast otrzymać informacje o tym, jak jego dane są przetwarzane.
Sformułowanie „Wyrażam zgodę na politykę prywatności” jest mylące, ponieważ polityka opisuje różne procesy o różnych podstawach prawnych. Realizacja zamówienia może opierać się na niezbędności przetwarzania do wykonania umowy, a wystawienie i przechowywanie dokumentu księgowego na obowiązku prawnym. W takich sytuacjach zgoda nie jest potrzebna.
Jeśli chcesz udokumentować przekazanie informacji, możesz użyć komunikatu „Zapoznałem się z polityką prywatności”. Nie powinien on jednak sugerować, że akceptacja polityki stanowi podstawę wszystkich operacji na danych.
Zgoda marketingowa powinna być odrębna
Akceptacji regulaminu nie wolno automatycznie traktować jako zgody na newsletter, wiadomości SMS lub telemarketing. Zgoda na przesyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna być pozyskana osobno, jeżeli jest wymagana.
Zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej używanie urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego. Zgoda marketingowa nie powinna być ukryta w regulaminie ani domyślnie zaznaczona.
Gdzie umieścić regulamin i politykę prywatności?
Oba dokumenty powinny być łatwe do znalezienia, ale samo dodanie linków w stopce nie zamyka tematu. Informacje trzeba pokazać również tam, gdzie użytkownik podejmuje decyzję lub przekazuje dane.
| Miejsce w sklepie | Regulamin | Polityka prywatności |
| Stopka | Stały link do aktualnej wersji | Stały link do aktualnej wersji |
| Koszyk i checkout | Link przy checkboxie oraz najważniejsze informacje o zamówieniu | Link lub warstwowa klauzula informacyjna przy formularzu |
| Rejestracja konta | Link przy warunkach korzystania z konta | Informacja o przetwarzaniu danych podawanych przy rejestracji |
| Formularz kontaktowy | Link, jeżeli korzystanie z formularza jest usługą opisaną w regulaminie | Krótka informacja i link do pełnego dokumentu |
| Zapis do newslettera | Zasady świadczenia usługi newslettera, jeśli nie zostały opisane w osobnym regulaminie | Informacja o celu, podstawie i zasadach przetwarzania adresu e-mail |
| Wiadomość po zakupie | Potwierdzenie warunków umowy na trwałym nośniku | Link do aktualnej polityki może mieć charakter pomocniczy, ale obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony już przy zbieraniu danych |
W przypadku dłuższych informacji można zastosować podejście warstwowe. Przy formularzu pokazujesz najważniejsze dane, a następnie odsyłasz do pełnej polityki prywatności. Pierwsza warstwa nie powinna jednak składać się wyłącznie z lakonicznego zdania „Administratorem danych jest sklep XYZ”. Użytkownik musi łatwo dotrzeć do informacji potrzebnych do zrozumienia danego procesu.
Polityka prywatności a polityka cookies
Informacje o plikach cookie mogą być częścią polityki prywatności albo osobnego dokumentu. Podobnie jak w przypadku polityki prywatności, przepisy nie wymagają dokumentu noszącego konkretną nazwę „polityka cookies”. Wymagają natomiast przekazania odpowiednich informacji i, w określonych przypadkach, uzyskania zgody.
Jeżeli sklep wykorzystuje pliki cookie lub podobne technologie, dokumentacja powinna wyjaśniać między innymi ich cele, rodzaje, okres działania oraz podmioty, które mogą uzyskiwać do nich dostęp.
Samo opisanie plików cookie w polityce prywatności nie zastępuje mechanizmu zarządzania zgodami. Art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej przewiduje zgodę na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji zapisanej w urządzeniu użytkownika. Wyjątek obejmuje między innymi technologie konieczne do wykonania transmisji lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.
Więcej informacji znajdziesz w artykule polityka prywatności i cookie, czyli zasady przetwarzania danych osobowych.
Najczęstsze błędy w regulaminie i polityce prywatności
Połączenie obowiązkowej akceptacji regulaminu z dobrowolną zgodą marketingową odbiera użytkownikowi możliwość dokonania osobnego wyboru. Każdy komunikat powinien mieć jasno określony cel.
RODO nie jest zgodą ani dokumentem, który klient ma zaakceptować. Sklep powinien określić właściwą podstawę prawną dla każdego celu przetwarzania i przekazać wymagane informacje.
Skopiowana polityka może wymieniać narzędzia, odbiorców i okresy przechowywania, które nie mają nic wspólnego z Twoim sklepem. Obcy regulamin może z kolei opisywać inne metody płatności, zasady dostawy lub model zawierania umowy.
W typowym sklepie sprzedawca jest również administratorem danych klientów. Nazwa firmy, adres oraz dane kontaktowe powinny być spójne w regulaminie, polityce prywatności, stopce i wiadomościach wysyłanych do klientów. Jeśli administratorem lub sprzedawcą jest inny podmiot, trzeba to jasno wyjaśnić.
Dokument powinien opisywać rzeczywiście dostępne płatności, dostawy, funkcje konta i proces reklamacyjny. Każda większa zmiana sposobu sprzedaży powinna uruchomić przegląd regulaminu.
Operator płatności, firma kurierska, dostawca hostingu, system mailingowy i narzędzia analityczne mogą uczestniczyć w przetwarzaniu danych na różnych zasadach. Polityka prywatności powinna odpowiadać rzeczywistej architekturze sklepu, a nie przykładowej liście znalezionej w szablonie.
Użytkownik powinien móc podjąć rzeczywisty wybór w odniesieniu do technologii, które wymagają zgody. Baner nie powinien utrudniać odmowy ani sugerować, że każda zgoda jest konieczna do korzystania z podstawowych funkcji sklepu.
Dodanie newslettera, programu lojalnościowego, nowej integracji marketingowej albo sprzedaży subskrypcyjnej może wpływać na dokumentację sklepu. Podobnego przeglądu wymaga zmiana danych firmy, operatora płatności czy procesu dostawy.
Jak zadbać o spójność dokumentów ze sklepem?
Zanim opublikujesz regulamin i politykę prywatności, sprawdź działanie sklepu od strony klienta. Przejdź cały proces: od wejścia na stronę i ustawień plików cookie po założenie konta, zapis do newslettera, złożenie zamówienia i wysłanie reklamacji.
W czasie takiego przeglądu odpowiedz na pytania:
- Jakie dane zbierasz w każdym formularzu i czy wszystkie są potrzebne?
- Czy klient wie, z kim zawiera umowę?
- Czy ceny, płatności, dostawy i terminy są zgodne z regulaminem?
- Czy komunikaty przy formularzach prowadzą do właściwych informacji?
- Czy zgody dobrowolne są oddzielone od czynności koniecznych do zakupu?
- Czy potrafisz ustalić, jaką wersję regulaminu otrzymał klient?
- Czy polityka opisuje używane obecnie narzędzia, a nie integracje usunięte kilka miesięcy temu?
Dokumenty warto sprawdzać po każdej istotnej zmianie prawnej lub biznesowej. Dobrą praktyką jest także okresowy przegląd całego procesu, ponieważ część zmian technicznych może zostać wdrożona bez równoczesnej aktualizacji treści prawnych.
Regulamin i polityka prywatności: co warto zapamiętać?
Warto zapamiętać!
- Regulamin określa zasady korzystania ze sklepu oraz warunki zawierania i realizacji umów.
- Polityka prywatności wyjaśnia, kto, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarza dane osobowe klientów.
- Sklep zwykle potrzebuje informacji z obu obszarów, ale nie muszą one występować w dwóch osobnych dokumentach. Liczy się kompletność i dostępność treści, a nie jej nazwa.
- Regulamin należy udostępnić klientowi przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.
- Informacje o przetwarzaniu danych należy przekazać w odpowiednim momencie, zazwyczaj podczas ich pozyskiwania.
- Akceptacja regulaminu nie zastępuje zgody na marketing ani zgody na pliki cookie. Jeśli takie zgody są wymagane, trzeba pozyskać je osobno.
- Dokumentacja musi odpowiadać rzeczywistemu działaniu sklepu. Należy ją sprawdzać po zmianie oferty, procesu zakupowego, wykorzystywanych narzędzi lub sposobu przetwarzania danych.
Nie musisz przygotowywać dokumentów samodzielnie! Sprawdź Shoper Regulaminy by Legal Geek i dopasuj regulamin oraz politykę prywatności do sposobu działania Twojego sklepu.
Najczęściej zadawane pytania o regulamin i politykę prywatności
RODO nie nakazuje publikowania dokumentu noszącego dokładnie nazwę „polityka prywatności”. Administrator musi jednak spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane zbiera. W sklepie internetowym polityka prywatności jest najczęściej podstawowym dokumentem służącym do realizacji tego obowiązku.
Regulamin może zawierać krótką informację o przetwarzaniu danych i odsyłać do polityki prywatności. Nie musi powtarzać całego obowiązku informacyjnego. Rozdzielenie dokumentów ułatwia czytelnikowi znalezienie informacji i ogranicza ryzyko powstania sprzecznych wersji tych samych zapisów.
Nie ma ogólnego zakazu połączenia tych treści. W sklepie internetowym dwa odrębne, wzajemnie powiązane dokumenty są jednak zwykle bardziej czytelne i łatwiejsze do aktualizowania.
Nie należy wymagać „zgody na politykę prywatności”. Polityka służy przekazaniu informacji. Sklep może zastosować potwierdzenie zapoznania się z dokumentem, ale nie powinien przedstawiać go jako podstawy wszystkich operacji na danych.
Nie. Akceptacja warunków korzystania ze sklepu nie zastępuje zgody na przesyłanie informacji handlowych, jeżeli taka zgoda jest wymagana. Zapis do newslettera powinien być dobrowolny i oddzielony od akceptacji regulaminu sprzedaży.
Nie. Polityka może wyjaśniać działanie plików cookie, ale nie zastępuje mechanizmu pozyskiwania i zarządzania zgodami w przypadkach, w których zgoda jest wymagana.
AI może pomóc uporządkować informacje lub poprawić czytelność tekstu, ale nie zna automatycznie konfiguracji sklepu, zawartych umów ani wszystkich używanych narzędzi. Nie gwarantuje też poprawności prawnej wygenerowanych zapisów. Ryzyka opisujemy szerzej w artykule regulamin sklepu z AI: dlaczego to zły pomysł.
Nie ma jednego terminu właściwego dla każdego sklepu. Dokumenty trzeba sprawdzić po zmianie prawa, danych firmy, modelu sprzedaży, funkcji sklepu, dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Oprócz tego warto wykonywać regularny przegląd dokumentacji i konfiguracji sklepu.