Rozliczenie VAT w cross-border zależy m.in statusu nabywcy, Państwa jego siedziby lub miejsca zamieszkania oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki. Przy sprzedaży B2C towarów na terytorium UE kluczowe mogą być zasady WSTO, próg 42 000 zł oraz procedury OSS i SME. Przy sprzedaży poza UE należy dodatkowo uwzględnić formalności celne oraz przepisy podatkowe państwa docelowego.
Czym jest sprzedaż cross-border?
Sprzedaż cross-border to sprzedaż towarów lub usług klientom z innych państw – za pośrednictwem własnego sklepu, platformy marketplace albo kilku kanałów jednocześnie.
Sposób rozliczenia podatkowego zależy nie tylko od kraju siedziby sprzedawcy, lecz także od statusu nabywcy, miejsca rozpoczęcia i zakończenia transportu oraz miejsca magazynowania towarów.
Dlatego sprzedaż konsumentowi z Niemiec może być rozliczana inaczej niż sprzedaż niemieckiej firmie. Inne zasady mogą też obowiązywać przy wysyłce z magazynu położonego za granicą.
Jakie podatki obowiązują w sprzedaży zagranicznej?
W sprzedaży zagranicznej najwięcej pytań dotyczy VAT. Obowiązki podatkowe w cross-border nie kończą się jednak na tym podatku.
Trzeba również uwzględnić podatek dochodowy, a w handlu z państwami poza UE także cło, VAT importowy oraz inne podatki obowiązujące w państwie importu.
Sama sprzedaż klientowi zagranicznemu nie oznacza automatycznie obowiązku zapłaty podatku dochodowego w kraju klienta. Znaczenie mają między innymi rezydencja podatkowa przedsiębiorcy, powstanie zagranicznego zakładu oraz postanowienia właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Podstawowe różnice przedstawia tabela:
| Model sprzedaży | Typowe zasady opodtkowania | Dodatkowe kwestie |
| B2C z Polski do innego kraju UE | VAT w Polsce albo w państwie konsumpcji | WSTO, próg 42 000 zł, OSS, możliwe zwolnienie w ramach SME |
| B2B z Polski do podatnika VAT UE | Możliwość zastosowania stawki 0% właściwej dla WDT po spełnieniu ustawowych warunków | VAT UE, dokumentacja wywozu |
| Eksport towarów poza UE | Możliwy eksport ze stawką 0% VAT | Odprawa celna, EORI, dokumentacja eksportowa |
| Import towarów spoza UE | VAT importowy oraz – zależnie od rodzaju i pochodzenia towaru – cło | Zgłoszenie celne, EORI, pochodzenie towaru |
| Podatek dochodowy | Zasadniczo rozliczenie w państwie rezydencji przedsiębiorcy; możliwe obowiązki w innym państwie | Zagraniczny zakład, umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania |
Sprzedaż zagraniczna nie podlega jednemu schematowi VAT. Ten sam przedsiębiorca może stosować różne zasady rozliczenia w zależności od rodzaju transakcji, statusu klienta oraz kierunku przepływu towaru.
VAT OSS – najważniejsza zmiana dla e-commerce
VAT OSS, czyli One Stop Shop, upraszcza rozliczanie sprzedaży B2C opodatkowanej w innych państwach UE. Obejmuje między innymi wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, czyli WSTO.
Polski przedsiębiorca może za pośrednictwem OSS rozliczyć VAT należny w kilku państwach UE. Dzięki temu nie musi rejestrować się do VAT w każdym z tych państw wyłącznie z tytułu sprzedaży na rzecz konsumentów.
W procedurze unijnej deklarację OSS składa się kwartalnie, , a podatek wpłaca do polskiego urzędu skarbowego. Następnie jest on przekazywany właściwym państwom konsumpcji.
OSS jest procedurą dobrowolną. Przekroczenie progu 42 000 zł nie powoduje automatycznego obowiązku rejestracji do OSS. Przedsiębiorca może zamiast tego zarejestrować się do VAT bezpośrednio w poszczególnych państwach konsumpcji.
Jeżeli wybierzesz OSS, musisz objąć procedurą wszystkie transakcje należące do danego schematu. Nie można stosować OSS tylko dla wybranych państw.
Więcej informacji znajdziesz w poradniku o procedurze VAT OSS.
Co naprawdę oznacza próg 10 000 euro?
Przy WSTO często pojawia się próg 10 000 euro. W Polsce jego równowartość wynosi 42 000 zł.
Nie jest to próg obowiązkowej rejestracji do OSS. Określa on zasady ustalania miejsca opodatkowania wybranych transakcji B2C. Limit obejmuje łącznie WSTO oraz określone usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne. Nie liczy się go oddzielnie dla każdego państwa.
Aby skorzystać z uproszczenia, przedsiębiorca musi spełnić wszystkie warunki. W szczególności musi posiadać siedzibę działalności gospodarczej, a w razie jej braku – stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu, tylko w jednym państwie członkowskim.
Towary muszą być wysyłane z tego państwa do klientów w innych państwach UE. Limit dotyczy wartości sprzedaży bez VAT.Łączna wartość odpowiednich transakcji nie może przekroczyć 42 000 zł w bieżącym roku. Próg nie może być również przekroczony w poprzednim roku podatkowym.
Jeżeli warunki są spełnione, sprzedaż może pozostać opodatkowana według zasad państwa sprzedawcy. Dla polskiej firmy oznacza to zasadniczo rozliczenie VAT w Polsce. Sprzedawca może jednak dobrowolnie wybrać opodatkowanie według państwa konsumpcji. Taki wybór wiąże go przez co najmniej dwa kolejne lata, licząc od dnia dokonania pierwszej dostawy objętej tym wyborem.
Po przekroczeniu progu zmienia się miejsce opodatkowania. Zmiana następuje już od dostawy, w związku z którą doszło do przekroczenia progu. Przy WSTO miejscem opodatkowania staje się państwo zakończenia wysyłki towaru.
Przedsiębiorca może wtedy skorzystać z OSS. Alternatywą jest rejestracja do VAT w poszczególnych państwach konsumpcji.
Od 2025 roku trzeba uwzględnić także procedurę SME
Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z unijnej procedury szczególnej SME. Dotyczy ona zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorstw. Polska firma może dzięki niej ubiegać się o zwolnienie w innych państwach UE. Musi jednak spełniać warunki obowiązujące w konkretnym państwie.
Jednocześnie całkowity roczny obrót na terytorium UE nie może przekroczyć 100 000 euro. Warunek dotyczy zarówno poprzedniego, jak i bieżącego roku podatkowego. Limit 100 000 euro obejmuje obrót w całej Unii, również sprzedaż w Polsce. Obejmuje także państwa, gdzie przedsiębiorca nie korzysta z SME.
Każde państwo może również stosować własny krajowy limit zwolnienia. Trzeba więc sprawdzić warunki obowiązujące na konkretnym rynku.
Procedura SME nie działa automatycznie. Polski przedsiębiorca musi najpierw złożyć uprzednie powiadomienie przez e-Urząd Skarbowy. Następnie musi otrzymać polski numer identyfikacyjny EX. Dopiero wtedy może rozpocząć korzystanie ze zwolnienia w zatwierdzonym państwie.
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ma zasadniczo 35 dni roboczych na załatwienie sprawy. Termin może zostać wydłużony przy dodatkowej weryfikacji.
Korzystanie z SME wiąże się również z obowiązkiem składania przez e-Urząd Skarbowy informacji kwartalnych o obrotach osiągniętych w poszczególnych państwach UE, w tym w Polsce. Informację składa się w terminie miesiąca od zakończenia kwartału.
Próg 42 000 zł i limit 100 000 euro dotyczą dwóch różnych mechanizmów. Nie należy traktować ich jako zamiennych.
Przedsiębiorca może korzystać z SME w części państw i OSS w pozostałych. Takie połączenie obu procedur jest dopuszczalne.
Jeżeli firma korzysta w danym państwie z SME, sprzedaż objęta tą procedurą jest tam zwolniona z VAT. Warunkiem jest spełnienie wszystkich wymogów. Co do zasady oznacza to również brak prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych z tą sprzedażą.
Sprzedaż do krajów Unii Europejskiej
Przy sprzedaży do UE najpierw ustal status klienta. Inaczej rozlicza się sprzedaż konsumentowi, a inaczej przedsiębiorcy.
| Element | Sprzedaż B2C | Sprzedaż B2B |
| Klient | Konsument lub inny podmiot,którego nabycie nie stanowi WNT | Podatnik prowadzący działalność,którego nabycie stanowi WNT |
| Typowa sprzedaż towarów | WSTO | WDT |
| Znaczenie numeru VAT UE | Zasadniczo nie | Istotne dla typowej WDT ze stawką 0% |
| Miejsce rozliczenia VAT | Polska albo państwo konsumpcji | WDT w Polsce i WNT po stronie nabywcy |
| OSS | Może mieć zastosowanie | Nie służy do typowej WDT |
Sprzedaż B2C
Przy typowej sprzedaży B2C z Polski do konsumenta w innym kraju UE może wystąpić WSTO. W takim przypadku trzeba zwrócić uwagę na kilka zasad:
- Próg wynosi 42 000 zł. Stosuje się go tylko po spełnieniu wszystkich ustawowych warunków.
- Liczy się sprzedaż z bieżącego i poprzedniego roku. Przekroczenie limitu w poprzednim roku wyłącza możliwość stosowania uproszczenia.
- Limit jest wspólny dla całej UE. Nie obowiązuje osobne 42 000 zł dla Niemiec, Czech czy Francji.
- Po przekroczeniu progu zmienia się miejsce opodatkowania. WSTO jest wtedy opodatkowana w państwie zakończenia transportu.
- VAT można rozliczyć na różne sposoby. W zależności od sytuacji może to oznaczać OSS, lokalną rejestrację VAT albo zwolnienie SME.
- OSS upraszcza rozliczenia. Pozwala rozliczać kwalifikujące się transakcje w jednej procedurze zamiast rejestrować się w każdym państwie.
- Zagraniczny magazyn zmienia sytuację. Może powodować lokalne obowiązki VAT niezależnie od progu WSTO.
- Marketplace nie zawsze przejmuje obowiązek rozliczenia VAT. W przypadkach określonych przepisami platforma może zostać uznana dla celów VAT za dostawcę towarów.
Przykład: polski sklep wysyła towary z Polski do konsumentów w Niemczech i Czechach. Wartość sprzedaży objętej limitem do obu państw sumuje się.
Po przekroczeniu progu sklep może rozliczać WSTO przez OSS. Stosuje wtedy zasady VAT właściwe dla państw konsumpcji.
Sprzedaż B2B
Sprzedaż towarów firmie z innego państwa UE może stanowić wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Po stronie klienta odpowiada jej WNT.
Nie każda faktura wystawiona zagranicznej firmie automatycznie oznacza WDT ze stawką 0%. Trzeba spełnić ustawowe warunki.
Przy typowej WDT sprzedawca powinien:
- sprawdzić właściwy i ważny numer VAT UE nabywcy,
- posiadać wymagane dowody wywozu i dostarczenia towaru,
- być zarejestrowany jako podatnik VAT UE,
- prawidłowo wykazać transakcję w rozliczeniach VAT.
Ministerstwo Finansów potwierdza te warunki dla zastosowania stawki 0%.
WDT wykazuje się również w JPK_VAT z deklaracją. Transakcję należy uwzględnić także w informacji podsumowującej VAT-UE.
Numer VAT UE kontrahenta warto sprawdzić przed transakcją. Do weryfikacji służy unijny system VIES.
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
WDT występuje, gdy towar jest wysyłany z Polski do nabywcy w innym państwie UE. Transakcja może korzystać ze stawki 0% VAT, ale tylko po spełnieniu określonych warunków.
Kluczowe znaczenie ma dokumentacja potwierdzająca, że towar rzeczywiście opuścił Polskę i dotarł do innego państwa członkowskiego. Podstawowymi dowodami mogą być dokumenty przewozowe oraz specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku. Jeżeli nie potwierdzają one jednoznacznie dostarczenia towarów, można je uzupełnić m.in. korespondencją handlową, dokumentami dotyczącymi ubezpieczenia lub frachtu, potwierdzeniem zapłaty albo potwierdzeniem odbioru towaru.
Sama sprzedaż firmie z innego kraju UE nie wystarcza do zastosowania stawki 0% VAT. Trzeba spełnić wszystkie wymagane warunki dotyczące transakcji i jej udokumentowania.
WDT nie należy też utożsamiać z reverse charge, czyli mechanizmem odwrotnego obciążenia. To dwa różne pojęcia. Reverse charge oznacza, że obowiązek rozliczenia VAT przechodzi na nabywcę. Mechanizm ten występuje między innymi przy wielu usługach B2B świadczonych między przedsiębiorcami z różnych państw.
Jak rozliczać sprzedaż poza Unią Europejską?
- Sprzedaż towaru wysyłanego z Polski poza UE może stanowić eksport. Stawka 0% VAT nie przysługuje jednak automatycznie.
- Sprzedawca musi posiadać wymagane potwierdzenie wywozu towaru poza obszar Unii. Sama wysyłka na zagraniczny adres nie wystarcza.
- Handel transgraniczny i rozliczenia poza UE wymagają również uwzględnienia procedur celnych. Przedsiębiorca może potrzebować numeru EORI.
- Polskie rozliczenie eksportu i podatki państwa importu to dwa odrębne zagadnienia. Zerowa stawka VAT w Polsce nie usuwa zagranicznych obowiązków.
- Trzeba ustalić również, kto będzie importerem towarów. Wpływa to na obowiązek rozliczenia VAT importowego i cła oraz na koszty ponoszone przez klienta.
Przykład: Wielka Brytania
- Dla towarów znajdujących się poza Wielką Brytanią kluczowa może być wartość całej przesyłki. Szczególne zasady dotyczą przesyłek do 135 GBP.
- Przy bezpośredniej sprzedaży takiej przesyłki konsumentowi sprzedawca zasadniczo nalicza brytyjski VAT przy sprzedaży. Musi również zarejestrować się do VAT w Wielkiej Brytanii.
- Dla przesyłek powyżej 135 GBP stosuje się standardowe zasady importowego VAT i należności celnych.
- Przy marketplace odpowiedzialność może wyglądać inaczej. Dla odpowiednich przesyłek do 135 GBP VAT rozlicza platforma.
- Przy marketplace odpowiedzialność może wyglądać inaczej. Dla odpowiednich przesyłek do 135 GBP VAT rozlicza platforma.
- Irlandia Północna wymaga osobnej analizy. Nie należy automatycznie stosować do niej zasad dotyczących Anglii, Szkocji i Walii.
Przykład: Stany Zjednoczone
- Po stronie amerykańskiej trzeba osobno sprawdzić sales tax. Nie istnieje jeden ogólnokrajowy próg obowiązujący wszystkich sprzedawców internetowych.
- Reguły dotyczące economic nexus są określane na poziomie poszczególnych stanów. Progi i sposób ich liczenia mogą się różnić.
- Niektóre stany nakładają także obowiązki na operatorów marketplace. Platforma może wtedy pobierać i rozliczać sales tax za transakcję.
- Przykładowo Kalifornia stosuje własny próg economic nexus. Dlatego sprzedaż do USA trzeba analizować według konkretnych stanów
Przykład: Szwajcaria
- Chodzi o przesyłki, przy których podatek importowy nie jest pobierany z powodu niewielkiej kwoty podatku.
- Jeżeli zagraniczny sprzedawca osiąga co najmniej 100 000 CHF rocznego obrotu z takich przesyłek, może podlegać szwajcarskiemu VAT.
- Po powstaniu obowiązku również pozostałe odpowiednie przesyłki sprzedawcy są traktowane według szwajcarskich zasad krajowych.
- Dlatego próg 100 000 CHF nie powinien być przedstawiany jako zwykły limit całej sprzedaży do Szwajcarii.
A co z importem towarów do Unii Europejskiej?
Import towarów spoza UE wiąże się z formalnościami celnymi oraz rozliczeniem VAT importowego. W zależności od rodzaju i pochodzenia produktu mogą pojawić się również należności celne.
Od 1 lipca 2026 roku zmieniły się zasady dotyczące przesyłek o wartości do 150 euro. Sam fakt, że przesyłka nie przekracza tej kwoty, nie oznacza już automatycznie zwolnienia z cła.
Od 1 lipca 2026 roku do 30 czerwca 2028 roku w odniesieniu do towarów sprzedawanych na odległość i importowanych w przesyłkach o wartości rzeczywistej do 150 euro stosuje się tymczasowe cło w wysokości 3 euro za pozycję towarową w zgłoszeniu celnym. Nie jest to opłata za każdą przesyłkę ani za każdą fizyczną sztukę towaru.
Cło to zasadniczo dotyczy sprzedaży rozliczanej zarówno w IOSS, jak i w ramach procedur szczególnych lub na zasadach standardowych. Jeżeli IOSS nie jest stosowany, możliwe może być zastosowanie preferencyjnej stawki celnej wynikającej z umowy handlowej lub unii celnej, o ile spełniono odpowiednie warunki.
Łączna kwota cła zależy więc m.in. od liczby pozycji towarowych wykazanych w zgłoszeniu. Przy imporcie trzeba każdorazowo sprawdzić sposób rozliczenia konkretnej przesyłki.
Zmiana dotyczy cła, a nie VAT. Zwolnienie z VAT dla importowanych przesyłek o wartości do 22 euro zostało zniesione już w 2021 roku.
Przy imporcie znaczenie mają również klasyfikacja taryfowa, pochodzenie towaru i zastosowana procedura celna. Te elementy mogą wpływać na wysokość należności oraz obowiązki importera.
Najczęstsze błędy podatkowe w cross-border
Błędy podatkowe w handlu transgranicznym często wynikają z zastosowania jednej zasady do różnych modeli sprzedaży. Ryzyko zwiększa również brak kontroli danych o transakcjach.
Sam brak rejestracji do OSS nie jest błędem podatkowym. Procedura jest dobrowolna. Problem pojawia się, gdy przedsiębiorca powinien opodatkować sprzedaż w innym państwie, lecz nadal nalicza polski VAT.
Po przekroczeniu progu dla WSTO może wykorzystać OSS albo wymagane rejestracje lokalne. W określonych sytuacjach dostępna może być też procedura SME.
Błędem jest więc nie samo pominięcie OSS. Błędem może być nieprawidłowe ustalenie miejsca opodatkowania lub nierozliczenie należnego VAT.
Przy sprzedaży opodatkowanej w państwie konsumpcji nie można automatycznie stosować polskiej stawki VAT. Trzeba sprawdzić sposób opodatkowania konkretnego produktu w danym kraju. Stawki i klasyfikacje mogą różnić się pomiędzy państwami.
Wyjątkiem może być zastosowanie zwolnienia SME. Wtedy przedsiębiorca spełniający warunki nie nalicza miejscowego VAT od objętych zwolnieniem transakcji. Najpierw ustal miejsce opodatkowania i dostępne zwolnienie, a dopiero później właściwą stawkę.
Dokumentacja ma szczególne znaczenie przy WDT i eksporcie. Brak wymaganych dowodów może wpłynąć na możliwość stosowania stawki 0%. Przy WDT dokumenty powinny potwierdzać wywóz i dostarczenie towarów do innego państwa UE.
Trzeba również zadbać o prawidłowe dane nabywcy i jego numer VAT UE. Sprzedawca powinien zachować wyniki przeprowadzonej weryfikacji. Przy eksporcie potrzebne jest potwierdzenie wywozu poza UE. Sam zagraniczny adres klienta nie potwierdza prawa do stawki 0%.
Sprzedaż przez marketplace także nie zwalnia z kontroli dokumentacji.W przypadkach określonych przepisami platforma może być uznana za dostawcę dla celów VAT i wówczas sama rozlicza VAT.
W cross-border nie istnieje jeden próg, który rozwiązuje wszystkie kwestie podatkowe. Dla WSTO istotny może być próg 42 000 zł. Trzeba przy nim uwzględniać bieżący i poprzedni rok kalendarzowy. Dla procedury SME funkcjonuje oddzielny limit 100 000 euro obrotu w UE. Państwa stosują też własne warunki zwolnienia.
Kolejne progi występują poza UE. Przykładem jest limit 135 GBP w brytyjskich zasadach dla importowanego e-commerce.
Monitoring powinien obejmować kraj klienta, status B2B lub B2C, wartość sprzedaży oraz miejsce wysyłki. Ważne jest też miejsce magazynowania towaru. Przy sprzedaży marketplace trzeba również określić rolę platformy. Nie w każdym przypadku przejmuje ona obowiązek rozliczenia podatku.
Błędne rozliczenie może prowadzić do zaległości podatkowej i odsetek. W zależności od sytuacji możliwe są też inne konsekwencje podatkowe. W określonych przypadkach mogą pojawić się również konsekwencje karnoskarbowe. Ich zakres zależy od rodzaju naruszenia i jego okoliczności.
Jak Shoper wspiera sprzedaż zagraniczną?
Shoper pomaga przygotować sklep do obsługi klientów z różnych rynków i uporządkować sprzedaż w wielu kanałach. Dotyczy to przede wszystkim języka, waluty, płatności, dostawy oraz integracji z marketplace.
W praktyce sprzedawca może:
- tworzyć różne wersje językowe sklepu i dopasowywać ofertę do odbiorców z konkretnych rynków,
- obsługiwać wiele walut oraz powiązać je z odpowiednimi wersjami językowymi,
- udostępniać zagraniczne metody płatności, między innymi dzięki integracji ze Stripe,
- korzystać z integracji logistycznych z operatorami takimi jak DHL, DPD, FedEx, UPS czy InPost,
- łączyć sklep z zagranicznymi marketplace przez Apilo, między innymi z Amazonem i eBayem,
- synchronizować zamówienia, ceny i stany magazynowe pomiędzy obsługiwanymi kanałami sprzedaży.
Takie rozwiązania pomagają ograniczyć ręczną obsługę zamówień i sprawniej zarządzać sprzedażą na kilku rynkach jednocześnie.
Więcej informacji znajdziesz na stronie sprzedaży Shopera na rynki zagraniczne.
Shoper wspiera techniczną i operacyjną stronę sprzedaży zagranicznej, ale nie określa obowiązków podatkowych przedsiębiorcy. Przed wejściem na nowy rynek warto więc równolegle sprawdzić zasady VAT, cła i innych lokalnych rozliczeń.
Podatki w cross-border – najczęściej zadawane pytania
Nie istnieje próg, po którego przekroczeniu OSS staje się obowiązkowy. Próg 10 000 euro dotyczy miejsca opodatkowania WSTO i wybranych usług. W Polsce odpowiada mu 42 000 zł. Trzeba uwzględnić sprzedaż z bieżącego i poprzedniego roku.
Nie zawsze. Przy WSTO można korzystać z polskiego rozliczenia, OSS, SME albo lokalnej rejestracji, zależnie od sytuacji. Zagraniczny magazyn lub inne lokalne transakcje mogą jednak spowodować dodatkowe obowiązki VAT.
Najpierw ustal, czy klient kupuje jako konsument, czy podatnik. Przy B2C istotne są WSTO, miejsce konsumpcji, OSS i SME.Przy sprzedaży B2B towarów może wystąpić WDT. Warunkiem stawki 0% jest spełnienie odpowiednich wymogów.
Sprzedaż towaru wysyłanego poza UE może być eksportem. Stawka 0% wymaga spełnienia warunków i odpowiedniego potwierdzenia wywozu. Osobno trzeba sprawdzić podatki, cło oraz zasady importowe państwa docelowego.
Eksport może korzystać ze stawki 0% VAT po spełnieniu wymaganych warunków. Kluczowe jest posiadanie odpowiedniego potwierdzenia wywozu poza UE.
Częste błędy dotyczą miejsca opodatkowania, stawek VAT, dokumentacji oraz kontroli limitów. Problemem jest także błędne założenie, że marketplace zawsze rozlicza VAT.
Tak. Shoper obsługuje wersje językowe, różne waluty, płatności zagraniczne, integracje logistyczne oraz sprzedaż wielokanałową. Przed rozpoczęciem sprzedaży na nowym rynku sprawdź jednak indywidualne obowiązki podatkowe. Zależą one od modelu sprzedaży i konkretnego państwa.