Inwentaryzacja sklepu internetowego polega na ustaleniu rzeczywistego stanu towarów i porównaniu go z danymi zapisanymi w ewidencji magazynowej. Pozwala wykryć braki, nadwyżki i błędy, które mogą prowadzić do sprzedaży niedostępnych produktów, opóźnień w wysyłce lub niepotrzebnego zamawiania kolejnych zapasów. Zobacz, jak przygotować spis, sprawdzić różnice i wprowadzić korekty.
Czym jest inwentaryzacja sklepu internetowego i na czym polega?
Inwentaryzacja to proces ustalania rzeczywistego stanu składników majątku i porównywania go z danymi w ewidencji. W sklepie internetowym najczęściej dotyczy towarów: sprawdzasz, ile sztuk znajduje się w magazynie, a następnie porównujesz wynik z zapisami w systemie. W zależności od potrzeb inwentaryzacja może obejmować także inne składniki majątku.
Warto odróżnić trzy pojęcia:
To cały proces ustalenia i weryfikacji stanu składników majątku.
To jedna z metod inwentaryzacji. Polega na fizycznym policzeniu składników, na przykład produktów znajdujących się na półkach.
To regularne sprawdzanie, czy ilości w systemie odpowiadają stanowi faktycznemu. Może być częścią szerszego zarządzania zapasami.
W e-commerce zgodność danych ma bezpośredni wpływ na dostępność produktów w sklepie i obsługę zamówień. Jeśli system pokazuje 15 sztuk, a na półce są 12, klient może kupić produkt, którego nie da się wysłać. Rozbieżność może wynikać na przykład z błędu przy przyjęciu towaru, pomyłki podczas kompletacji, niezaksięgowanego zwrotu albo nieprawidłowego przesunięcia między lokalizacjami.
W sprzedaży wielokanałowej znaczenie ma także zgodność danych między sklepem, marketplace’ami, systemem magazynowym i punktami stacjonarnymi. Różne stany w poszczególnych kanałach zwiększają ryzyko przyjęcia zamówienia, którego firma nie będzie mogła zrealizować.
Dlaczego warto regularnie kontrolować stany magazynowe w e-commerce?
Kontrola stanów magazynowych w sklepie internetowym pomaga wykrywać błędy, zanim wpłyną na obsługę klienta i planowanie zakupów. Brak regularnej weryfikacji może prowadzić do kilku problemów:
- Sprzedaż niedostępnego produktu. Klient składa zamówienie, ale towaru nie ma w magazynie. Sklep musi szukać rozwiązania, na przykład zaproponować późniejszą wysyłkę lub zwrot pieniędzy.
- Niepotrzebne blokowanie sprzedaży. System pokazuje zero sztuk, choć produkt wciąż znajduje się na półce.
- Błędy i opóźnienia w kompletacji. Niewłaściwe informacje o liczbie lub lokalizacji towaru wydłużają przygotowanie paczki.
- Nietrafione zakupy. Firma zamawia kolejne produkty, nie wiedząc, że część zapasu już jest w magazynie.
- Rozbieżności między kanałami. Sklep, marketplace i punkt stacjonarny mogą pokazywać inne informacje o dostępności tego samego produktu.
- Trudniejsza analiza sprzedaży i rentowności. Błędne dane o zapasach utrudniają ocenę, które produkty rzeczywiście się sprzedają i kiedy trzeba je uzupełnić.
Jedną z zalet inwentaryzacji jest możliwość ustalenia źródła tych problemów i poprawienia procesu, który je powoduje. Nie zawsze trzeba przy tym liczyć cały magazyn. W większym sklepie część asortymentu można sprawdzać regularnie według harmonogramu, a pełniejszy spis planować zgodnie z potrzebami operacyjnymi i obowiązkami formalnymi.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację w sklepie internetowym?
Termin inwentaryzacji zależy od jej celu, rodzaju działalności, przyjętej ewidencji i przepisów, którym podlega przedsiębiorca. Trzeba odróżnić bieżącą kontrolę zapasów, organizowaną na potrzeby firmy, od formalnego spisu wykonywanego w związku z rozliczeniami.
Warto zaplanować kontrolę między innymi:
- przed końcem roku obrotowego lub podatkowego, jeśli wymagają tego zasady dotyczące firmy;
- po wykryciu większej liczby pomyłek przy przyjęciu albo kompletacji towaru;
- po zmianie lokalizacji magazynu lub reorganizacji jego układu;
- przed wdrożeniem nowego systemu magazynowego albo zmianą integracji;
- po stwierdzeniu kradzieży, uszkodzeń lub niewyjaśnionych braków;
- cyklicznie, aby szybciej wykrywać rozbieżności dotyczące wybranych produktów.
W przypadku inwentaryzacji rocznej obowiązki zależą od formy ewidencji. Przykładowo przepisy dotyczące podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewidują sporządzenie spisu z natury na koniec roku podatkowego. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe stosują zasady określone w ustawie o rachunkowości.
To, jaką metodę, zakres i termin zastosować w konkretnej firmie, warto ustalić z księgowym. Sam fakt prowadzenia sprzedaży online nie przesądza o jednym, jednakowym dla wszystkich sklepów obowiązku przeprowadzenia pełnego fizycznego liczenia magazynu w tym samym terminie.
Jak przygotować sklep internetowy do inwentaryzacji?
Dobre przygotowanie do inwentaryzacji magazynu skraca czas liczenia i ogranicza ryzyko błędów. Zanim zespół rozpocznie spis, przygotuj plan inwentaryzacji i ustal zasady pracy.
Szczególnej uwagi wymagają zamówienia będące w trakcie realizacji. Produkt może nadal znajdować się fizycznie w magazynie, ale być już zarezerwowany, spakowany albo przypisany do wysyłki. Procedura powinna jasno określać, jak go ująć, aby nie policzyć go podwójnie ani nie uznać za dostępny do kolejnej sprzedaży.
Jak przeprowadzić inwentaryzację sklepu internetowego krok po kroku?
Poniższa procedura inwentaryzacji w magazynie porządkuje kolejne działania: od ustalenia danych systemowych po zatwierdzenie korekt.
Krok 1. Przygotuj stan ewidencyjny
Zapisz, jakie ilości produktów wykazuje system na moment rozpoczęcia inwentaryzacji. Zachowaj datę, zakres danych i informację o magazynie lub lokalizacji. Ustal też, jak będą rejestrowane przyjęcia i wydania, które nastąpią podczas liczenia.
Krok 2. Podziel magazyn na strefy
W większym magazynie wyznacz obszary, regały lub lokalizacje i przypisz je konkretnym osobom. Oznaczenie sprawdzonych stref pozwoli kontrolować postęp oraz ograniczyć ryzyko pominięcia lub ponownego policzenia tych samych produktów.
Krok 3. Policz produkty i sprawdź warianty
Towary można liczyć pojedynczo, w opakowaniach zbiorczych albo w zestawach, jeśli ich skład i sposób ewidencji są jasne. Zwróć uwagę na produkty o podobnych nazwach, rozmiarach, kolorach i wariantach. Identyfikator SKU lub kod kreskowy ułatwi potwierdzenie, że liczysz właściwy produkt.
Krok 4. Zapisz faktyczne ilości
Wyniki wpisuj do przygotowanego arkusza albo systemu. Spis towarów w magazynie powinien umożliwiać powiązanie wyniku z konkretnym produktem i miejscem jego składowania. Przydatne pola to nazwa i SKU, lokalizacja, ilość rzeczywista, data oraz osoba wykonująca spis. Procedura firmy może przewidywać również miejsce na uwagi, podpisy i ponowne sprawdzenie pozycji.
Krok 5. Porównaj wynik z danymi w systemie
Zestaw ilość policzoną z ilością ewidencyjną. W ten sposób ustalisz, czy występuje niedobór, nadwyżka czy pełna zgodność. Przed zatwierdzeniem różnicy sprawdź, czy nie wynika ona z ruchu towaru, który nie został jeszcze zarejestrowany.
Krok 6. Wyjaśnij rozbieżności
Pozycje niezgodne z ewidencją zweryfikuj ponownie. Sprawdź dokumenty przyjęcia, wydania, przesunięcia, anulowane zamówienia i zwroty. W razie potrzeby przelicz towar lub sprawdź inne lokalizacje, w których mógł zostać odłożony.
Krok 7. Zatwierdź wyniki i wprowadź korekty
Po zakończeniu kontroli zatwierdź wyniki zgodnie z przyjętą procedurą i udokumentuj ustalenia. Korekta stanu magazynowego powinna wynikać z zatwierdzonego wyniku spisu, a nie z przypadkowej zmiany liczby sztuk w systemie.
Dokumentacja inwentaryzacji może obejmować arkusze spisowe, zestawienie różnic, opis sposobu ich wyjaśnienia, decyzję o korekcie oraz potwierdzenie jej wprowadzenia. W zależności od przyjętej procedury firma może sporządzić również protokół z rozliczenia inwentaryzacji. Zakres wymaganych dokumentów zależy od celu spisu i zasad rachunkowych stosowanych w firmie.
Do ewidencjonowania przyjęć, wydań, przesunięć magazynowych i wyników spisu z natury można wykorzystać program Shoper Faktury i Magazyn. Udostępnia on między innymi funkcje ewidencji magazynu i inwentaryzacji. Dobierz rozwiązanie do skali działalności i sprawdź, czy odpowiada procesom oraz sposobowi prowadzenia księgowości w Twojej firmie.
”W Shoper Faktury i Magazyn prowadzisz ewidencję towarów za pomocą dokumentów przyjęć, wydań i przesunięć magazynowych. Podczas inwentaryzacji wybierasz magazyn oraz datę spisu, a następnie wpisujesz faktyczne ilości produktów.
Po zatwierdzeniu aplikacja porównuje wpisane ilości ze stanem zapisanym w ewidencji. W zależności od wykrytej różnicy generuje dokument rozchodu wewnętrznego (RW) lub przychodu wewnętrznego (PW), który odnotowuje korektę stanu. Funkcja inwentaryzacji jest dostępna w pakiecie Pełnym.
Jak rozliczyć niedobory i nadwyżki po inwentaryzacji?
Różnice inwentaryzacyjne to niezgodności między stanem rzeczywistym a ewidencyjnym. Niedobór występuje, gdy fizycznie znajduje się mniej towaru, niż wynika z zapisów. Nadwyżka oznacza, że w magazynie jest więcej sztuk, niż pokazuje ewidencja.
Rozbieżności mogą wynikać między innymi z błędów przy przyjęciu lub wydaniu towaru, pomyłek podczas kompletacji, niezaksięgowanego zwrotu, nieprawidłowego przesunięcia między lokalizacjami, uszkodzenia albo zagubienia produktów. Przyczyną bywa też błędna identyfikacja wariantu lub jednostki miary albo brak synchronizacji między systemem sprzedażowym i magazynowym.
Rozliczanie niedoborów i nadwyżek warto przeprowadzić według ustalonego schematu:
Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych powinno jasno pokazywać produkt, ilość z ewidencji, ilość rzeczywistą, wartość różnicy, ustaloną przyczynę i sposób rozliczenia. Protokół rozliczenia inwentaryzacji może zbierać te informacje oraz decyzje osób zatwierdzających wyniki.
Korekta stanu w systemie magazynowym i rozliczenie księgowe lub podatkowe to odrębne kwestie. Samo stwierdzenie niedoboru nie przesądza o jego przyczynie ani sposobie ujęcia w księgach. Sposób formalnego rozliczenia różnic skonsultuj z księgowym, który zna ewidencję i sytuację firmy.
Jakie narzędzia ułatwiają inwentaryzację w sklepie internetowym?
Narzędzia dobierz do liczby produktów, magazynów i złożoności procesów. Niewielki sklep może przeprowadzić spis przy użyciu arkusza i aktualnej ewidencji. Przy dużej liczbie produktów lub wielu kanałach sprzedaży przydatne mogą być:
- Platforma sklepu internetowego, która przechowuje informacje o produktach i dostępności oraz może udostępniać stany innym systemom w ramach dostępnych funkcji i integracji.
- Program magazynowo-księgowy, który pomaga prowadzić ewidencję, dokumentować przyjęcia i wydania oraz rozliczać różnice.
- Skanery kodów kreskowych i urządzenia mobilne, które ułatwiają identyfikowanie produktów i rejestrowanie ilości.
- System WMS, który może wspierać bardziej złożone procesy, takie jak zarządzanie lokalizacjami, zadaniami magazynowymi i kompletacją.
Największą wartość daje spójność danych. Jeśli sklep, magazyn i marketplace’y korzystają z osobnych, ręcznie aktualizowanych stanów, nawet starannie przeprowadzony spis nie zapewni długotrwałej zgodności. Przy sprzedaży z kilku lokalizacji warto zaplanować również sposób aktualizowania ilości między nimi.
Więcej o tym przeczytasz w artykule:
Wielomagazynowość w e-commerce: co to jest i jak działa.
Inwentaryzacja sklepu internetowego: najczęstsze pytania
Ustal zakres spisu, przygotuj dane ewidencyjne, policz produkty, porównaj wynik z systemem, wyjaśnij różnice i udokumentuj zatwierdzone korekty.
Inwentaryzacja to proces sprawdzania stanu składników majątku. Remanent to potoczna nazwa spisu z natury lub zestawienia zapasów, używana szczególnie w kontekście rozliczeń podatkowych.
To zależy od formy ewidencji i przepisów dotyczących firmy. Przykładowo podatnicy prowadzący KPiR sporządzają spis z natury na koniec roku podatkowego, a jednostki prowadzące księgi rachunkowe stosują zasady ustawy o rachunkowości. Szczegóły warto potwierdzić z księgowym.
Sprawdź towary według produktu i wariantu, ich lokalizacje, ilości, stan oraz status. Uwzględnij też towary zarezerwowane do zamówień, zwroty, reklamacje i ruchy magazynowe realizowane podczas spisu.
Tak, jeśli firma ustali, jak rejestrować przyjęcia, wydania, przesunięcia i zamówienia podczas liczenia. W niektórych przypadkach ograniczenie ruchu w sprawdzanej strefie może ułatwić uzyskanie wiarygodnego wyniku.
Ponownie przelicz produkt, sprawdź dokumenty i lokalizacje, ustal przyczynę, a następnie udokumentuj i zatwierdź korektę zgodnie z procedurą firmy.
Wybierz darmowy szablon i uruchom sklep bez projektowania od zera. Sprawdź, jak Twój sklep może wyglądać już dziś.
Zobacz szablony