Chcesz wycofać środek trwały z firmy? Najważniejsze: nie wystawiasz faktury, musisz przygotować dokument wewnętrzny, wykreślić składnik z ewidencji i sprawdzić skutki w VAT. Wycofanie polega na przeniesieniu środka trwałego do majątku prywatnego albo jego likwidacji i można je przeprowadzić w dowolnym momencie, nawet w trakcie amortyzacji. W poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jak bezpiecznie przeprowadzić wycofanie środka trwałego.
Jak wycofać środek trwały z firmy krok po kroku
Wycofanie środka trwałego z działalności gospodarczej polega na usunięciu składnika majątku z ewidencji firmowej i przekazaniu go do majątku prywatnego przedsiębiorcy albo jego trwałym wycofaniu z użytkowania w firmie. Proces ten wymaga wykonania kilku formalnych kroków, które potwierdzą zmianę przeznaczenia składnika majątku i zapewnią prawidłowe rozliczenie podatkowe.
Krok 1
Pierwszym etapem jest formalna decyzja przedsiębiorcy o zaprzestaniu wykorzystywania danego składnika majątku w działalności gospodarczej. Wycofanie może dotyczyć np. samochodu, komputera, maszyny lub innego środka trwałego. W zależności od sytuacji może to być przekazanie na cele prywatne albo trwałe wycofanie z użytkowania, czyli likwidacja środka trwałego.
Krok 2
Kolejnym krokiem jest przygotowanie dokumentu potwierdzającego wycofanie składnika majątku, który zawiera: datę sporządzenia dokumentu, dane firmy, nazwę środka trwałego, numer w ewidencji, wartość początkową, stopień amortyzacji oraz datę wycofania. Dokument stanowi podstawę do dokonania zmian w ewidencji i księgach rachunkowych.
- Jeśli składnik majątku jest przekazywany do majątku prywatnego, przygotowuje się protokół wycofania środka trwałego.
- Jeśli składnik majątku zostaje fizycznie zlikwidowany, np. zutylizowany lub zezłomowany, przygotowuje się dowód likwidacji środka trwałego.
Krok 3
Po sporządzeniu dokumentacji należy wykreślić składnik majątku z ewidencji środków trwałych. Trzeba w niej wskazać datę wycofania oraz zaprzestać dokonywania dalszych odpisów amortyzacyjnych.
Powyższy punkt dotyczy również sytuacji, gdy następuje likwidacja zamortyzowanego środka trwałego – nawet jeśli jego wartość księgowa wynosi już zero, konieczne jest formalne usunięcie go z ewidencji.
Krok 4
Ostatnim etapem jest odpowiednie ujęcie operacji w dokumentacji księgowej. Wycofanie własności prywatnej należy odnotować w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zgodnie z prowadzoną formą ewidencji. Dokumentacja powinna potwierdzać moment zakończenia amortyzacji oraz zmianę statusu składnika majątku.
Czym są środki trwałe w działalności gospodarczej? Sprawdź
Jakie dokumenty trzeba przygotować przy wycofaniu środka trwałego?
Podstawą formalną jest odpowiednia dokumentacja wewnętrzna, która potwierdza wycofanie środka trwałego z działalności gospodarczej. Przepisy nie wymagają wystawienia faktury, ponieważ nie dochodzi do sprzedaży. Konieczne jest jednak sporządzenie dokumentów księgowych, które potwierdzają zmianę przeznaczenia składnika majątku i stanowią podstawę do jego usunięcia z ewidencji.
Protokół wycofania środka trwałego
Najważniejszym dokumentem jest protokół wycofania, który potwierdza przekazanie składnika majątku z działalności do majątku prywatnego przedsiębiorcy. Powinien zawierać dane firmy, datę sporządzenia, datę wycofania, nazwę środka trwałego, numer w ewidencji, wartość początkową oraz podpis właściciela. Taki dokument pełni funkcję dowodu księgowego.
Nie ma obowiązku stosowania jednego konkretnego wzoru – przedsiębiorca może przygotować własny dokument lub skorzystać z gotowego formularza likwidacji środka trwałego stosowanego w firmie.
Dokument likwidacji środka trwałego – jeśli jest potrzebny
Jeżeli środek trwały nie jest przekazywany do majątku prywatnego, lecz fizycznie likwidowany (np. zezłomowany lub zutylizowany), należy sporządzić dokument likwidacji środka trwałego, który potwierdza trwałe usunięcie środka trwałego z majątku firmy. W internecie możesz znaleźć gotowy druk likwidacji środka trwałego, w który wystarczy wpisać informacje o przyczynie likwidacji, dacie oraz danych identyfikacyjnych składnika majątku.
Jak zaksięgować likwidację środka trwałego? Podstawą jest dokument wewnętrzny, na podstawie którego księgowość usuwa składnik majątku z ewidencji oraz kończy amortyzację. Dokumentację należy przechowywać razem z pozostałymi dokumentami firmowymi na wypadek kontroli podatkowej.
Jakie są sposoby likwidacji środka trwałego?
- Wycofanie do majątku prywatnego – środek trwały przestaje być wykorzystywany w działalności i przechodzi do użytku prywatnego przedsiębiorcy (np. samochód przekazany na cele osobiste).
- Sprzedaż środka trwałego – składnik majątku zostaje sprzedany innemu podmiotowi, a przedsiębiorca wykreśla go z ewidencji środków trwałych i rozlicza przychód podatkowy.
- Fizyczna likwidacja (zniszczenie lub zużycie) – środek trwały zostaje trwale wycofany z użycia z powodu zużycia, uszkodzenia lub braku możliwości naprawy (np. zezłomowanie pojazdu, utylizacja sprzętu).
- Darowizna – środek trwały zostaje przekazany nieodpłatnie innej osobie, np. członkowi rodziny lub organizacji, co wymaga sporządzenia dokumentacji darowizny.
- Utrata środka trwałego – likwidacja następuje wskutek zdarzeń losowych, takich jak kradzież, pożar lub zniszczenie w wyniku wypadku.
- Przekazanie do innej działalności lub zmiana przeznaczenia – składnik majątku zostaje wycofany z jednej działalności i przekazany do majątku prywatnego lub wykorzystany w innym celu.
Wycofanie środka trwałego a VAT – co trzeba wiedzieć?
VAT przy wycofaniu środka trwałego z firmy należy rozliczyć wtedy, gdy przedsiębiorca przekazuje składnik majątku z działalności gospodarczej do majątku prywatnego i wcześniej miał prawo do odliczenia VAT przy jego zakupie, imporcie lub wytworzeniu. W takiej sytuacji wycofanie jest traktowane jak nieodpłatne przekazanie towaru na cele prywatne. Oznacza to obowiązek naliczenia VAT od wartości rynkowej środka trwałego w dniu jego wycofania i wykazania tej kwoty w deklaracji podatkowej.
Obowiązek podatkowy dotyczy zarówno przypadków, gdy przedsiębiorca odliczył 100% VAT, jak i wtedy, gdy odliczył tylko 50%. Jeżeli natomiast przy nabyciu środka trwałego nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT – np. zakup nastąpił od osoby prywatnej na umowę kupna-sprzedaży albo na fakturę VAT-marża – wycofanie składnika majątku do celów prywatnych nie powoduje konieczności naliczenia VAT.
W jakich sytuacjach niezbędna jest korekta VAT przy wycofaniu środka trwałego z działalności? Dotyczy środków trwałych o wyższej wartości, dla których obowiązuje tzw. okres korekty VAT (najczęściej 5 lat, a w przypadku nieruchomości – 10 lat). Jeżeli wycofanie nastąpi przed upływem tego okresu, przedsiębiorca jest zobowiązany do skorygowania wcześniej odliczonego podatku VAT za pozostałą część tego okresu.
Korekty dokonuje się jednorazowo w deklaracji VAT za okres, w którym nastąpiło wycofanie środka trwałego z działalności..
Wycofanie środka trwałego a darowizna na rzecz rodziny
Darowizna środka trwałego wycofanego z działalności gospodarczej na rzecz członka rodziny oznacza, że składnik majątku przechodzi z majątku prywatnego przedsiębiorcy do majątku obdarowanej osoby bliskiej. Warunkiem jest wcześniejsze formalne wycofanie środka trwałego z ewidencji oraz sporządzenie dokumentacji potwierdzającej darowiznę, najlepiej w formie umowy darowizny.
Istotne znaczenie ma kwestia podatku od towarów i usług. VAT przy darowiźnie środka trwałego musi zostać naliczony, jeśli przedsiębiorca miał prawo do odliczenia VAT przy jego nabyciu.
Jeżeli środek trwały został już wcześniej wycofany z działalności i VAT został rozliczony na etapie wycofania (albo nie było prawa do odliczenia), przekazanie go w formie darowizny z majątku prywatnego nie powoduje dodatkowego obowiązku w VAT.
Darowizna nie powoduje powstania przychodu w podatku dochodowym po stronie przedsiębiorcy. Oznacza to, że przekazanie środka trwałego w formie darowizny nie podlega opodatkowaniu PIT. Obowiązek podatkowy może natomiast powstać po stronie osoby obdarowanej na podstawie przepisów o podatku od spadków i darowizn.
Wysokość podatku od darowizny zależy od stopnia pokrewieństwa między darczyńcą a obdarowanym. W przypadku najbliższej rodziny (np. małżonka, dzieci, rodziców, rodzeństwa) możliwe jest całkowite zwolnienie z podatku, pod warunkiem zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego w odpowiednim terminie. W przypadku dalszych krewnych lub osób niespokrewnionych może powstać obowiązek zapłaty podatku według obowiązujących stawek.
Najczęściej zadawane pytania o wycofanie własności prywatnej ze środków trwałych firmy
Tak. Środek trwały można wycofać z działalności w dowolnym momencie, również przed zakończeniem amortyzacji. W dniu wycofania należy zakończyć dokonywanie odpisów amortyzacyjnych oraz wykreślić składnik majątku z ewidencji środków trwałych. Nie ma obowiązku „dokończenia” amortyzacji przed wycofaniem.
Przy zamknięciu działalności wszystkie środki trwałe należy formalnie wycofać z ewidencji. W tym celu sporządza się protokół wycofania lub likwidacji oraz dokonuje odpowiednich zapisów w dokumentacji księgowej. Jeżeli przedsiębiorca zachowuje składnik majątku do użytku prywatnego, przechodzi on do majątku prywatnego. Jeżeli przy jego nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT, może powstać obowiązek naliczenia VAT przy wycofaniu.
Darowizna nie powoduje powstania przychodu w podatku dochodowym po stronie przedsiębiorcy. Po stronie dziecka może powstać obowiązek podatkowy w podatku od spadków i darowizn, jednak w przypadku najbliższej rodziny obowiązuje pełne zwolnienie z podatku. Warunkiem jest zgłoszenie darowizny do urzędu skarbowego w terminie 6 miesięcy od jej otrzymania.