Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wymaga aktualizacji danych w CEIDG. Przedsiębiorca ma 7 dni na złożenie wniosku CEIDG-1 – możesz to zrobić online, w urzędzie gminy lub listownie. Aktualizacja jest bezpłatna i nie wymaga osobnych zgłoszeń do urzędu skarbowego, ZUS czy urzędu statystycznego. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana adresu może oznaczać także zmianę właściwego urzędu skarbowego dla rozliczeń VAT i PIT. W naszym poradniku znajdziesz krok po kroku, gdzie zgłosić zmianę miejsca działalności i jak poprawnie wypełnić wniosek CEIDG-1.
Zmiana miejsca prowadzenia działalności – obowiązki przedsiębiorcy
Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą albo będący wspólnikiem spółki cywilnej ma obowiązek na bieżąco aktualizować dane wpisane w CEIDG, czyli w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zmiana adresu działalności gospodarczej to jedno z najczęstszych sytuacji, które wymagają zgłoszenia. Od momentu przeprowadzki masz na to – według przepisów – 7 dni.
Dlaczego to takie ważne? W CEIDG zmianę adresu firmy musisz zgłosić m.in. dlatego, że Twój służbowy adres jest wykorzystywany w oficjalnej korespondencji urzędowej, a ponadto ma też wpływ na ustalenie właściwego urzędu skarbowego do rozliczeń podatkowych.
Sama zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej może być zgłoszona całkowicie online (za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl) albo tradycyjnie w urzędzie gminy czy listownie. Możesz wybrać odpowiednią dla siebie formę przeprowadzenia tej procedury.
Co warto wiedzieć na temat zmiana adresu działalności gospodarczej online? Jak wypełnić wniosek i jakich błędów się wystrzegać? Na te pytania odpowiadamy w dalszej części poradnika.
Uwaga: w przypadku przedsiębiorców każda z poniższych zmian wymaga aktualizacji w CEIDG w terminie 7 dni:
zmiana miejsca prowadzenia działalności,
zmiana adresu do doręczeń,
zmiana miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
zmiana miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej.
Gdzie zgłosić zmianę adresu firmy?
Wiesz już z poprzedniej sekcji, gdzie zgłosić zmianę adresu działalności gospodarczej i że do wyboru masz trzy ścieżki. Przyjrzyjmy się każdej z możliwości.
- Zgłoszenie zmiany adresu działalności gospodarczej możesz złożyć na portalu biznes.gov.pl, podpisując formularz profilem zaufanym ePUAP lub podpisem kwalifikowanym. To zdecydowanie najszybsza i najwygodniejsza forma – całość formalności załatwisz bez wychodzenia z domu.
- W urzędzie gminy lub miasta – w tym przypadku aktualizacja adresu działalności gospodarczej wymaga osobistej wizyty w urzędzie oraz okazania dokumentu tożsamości. Pamiętaj, że do załatwienia tego typu spraw w niektórych urzędach wymagane jest wcześniejsze umówienie wizyty.
- Korespondencyjnie – możliwe jest też przesłanie formularza pocztą, ale w takim przypadku Twój podpis musi być wcześniej poświadczony notarialnie.
Każda aktualizacja danych w CEIDG – niezależnie od sposobu zawiadomienia urzędu – jest bezpłatna. Informacje trafiają automatycznie także do fiskusa, ZUS oraz GUS, więc nie musisz składać odrębnych zawiadomień.
Jak zmienić adres we wniosku CEIDG-1 krok po kroku?
Zmiana miejsca prowadzenia działalności wymaga złożenia wniosku CEIDG-1. To prosta procedura, ale warto wiedzieć, jak poprawnie uzupełnić formularz. Jak zmienić adres firmy w CEIDG? Oto instrukcja.
Jak już wspomnieliśmy, zmiana miejsca prowadzenia działalności w CEIDG-1 (czyli formularzu służącym do rejestracji, zmiany, zawieszenia, wznowienia lub wykreślenia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej) jest dla wnioskodawcy całkowicie bezpłatną procedurą.
Zmiana adresu działalności a podatki
Zmiana adresu działalności gospodarczej może wiązać się nie tylko z obowiązkiem aktualizacji wpisu w CEIDG, ale również ze zmianą właściwego urzędu skarbowego. Wynika to z zapisów w Art. 17. Ordynacji podatkowej dotyczącej właściwości miejscowej organów podatkowych.
Jaki jest związek zmiany miejsca działalności z podatkami?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściwym urzędem skarbowym będzie ten ustalany według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, a w przypadku spółek cywilnych i innych podmiotów – według adresu siedziby firmy.
Co to oznacza? Jeśli zmieniasz miejsce zamieszkania (w przypadku JDG) lub przenosisz siedzibę spółki, zmienia się także urząd skarbowy odpowiedzialny za rozliczenia z tytułu PIT i VAT. Czy to oznacza, że konieczna jest zmiana adresu firmy w urzędzie skarbowym? Nie – wniosek w CEIDG w zupełności Ci wystarczy, bo dane te automatycznie trafiają do fiskusa.
Pamiętaj jednak, że zmiana miejsca działalności a podatki to obszar, w którym każda pomyłka może skutkować opóźnieniami w rozliczeniach, dlatego warto dopilnować, aby wszystkie dane były zgodne i aktualne.
O co powinien zadbać przedsiębiorca w kontekście aktualizacji adresu w urzędzie skarbowym czy ZUS? Zwróć uwagę na korespondencję urzędową – po zmianie adresu może ona z różnych przyczyn trafiać pod stary adres, przez co możesz nie dowiedzieć się np. o wezwaniu czy kontroli. Jeśli czekasz na pismo np. z fiskusa, upewnij się, że urząd zaktualizował Twój adres.
Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu zmiany adresu firmy
Zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej wydaje się prostą formalnością, jednak w praktyce przedsiębiorcom zdarza się popełniać błędy, które skutkują opóźnieniami i problemami z fiskusem. Jakie należą do najczęstszych?
- Podanie błędnego lub niepełnego adresu – brak numeru lokalu, literówka w nazwie ulicy czy niewłaściwy kod pocztowy powodują, że urząd może zakwestionować wniosek, a korespondencja firmowa będzie kierowana pod niewłaściwy adres.
- Brak podpisu lub niewłaściwe uwierzytelnienie wniosku – w przypadku wysyłki korespondencyjnej podpis musi być potwierdzony notarialnie, a przy wersji online konieczne jest użycie ePUAP lub podpisu kwalifikowanego. Brak takiego poświadczenia sprawi, że zgłoszenie nie zostanie przyjęte.
- Niedotrzymanie 7-dniowego terminu na zgłoszenie zmiany – opóźnienie w aktualizacji danych w CEIDG może skutkować nie tylko problemami z korespondencją urzędową, ale także ryzykiem kar finansowych przy kontroli skarbowej.
- Brak aktualizacji dodatkowych miejsc wykonywania działalności – przedsiębiorcy często zapominają wskazać w formularzu CEIDG-1 dodatkowych adresów, np. punktów sprzedaży, magazynów czy biur.
- Złożenie wniosku przez jednego wspólnika spółki cywilnej – w przypadku spółki każdy wspólnik musi osobno zgłosić zmianę wpisu w CEIDG.
Konsekwencje takich błędów? Od przedłużenia procedury aktualizacji danych, przez problemy z doręczeniami z urzędu skarbowego czy ZUS, aż po ryzyko uznania rozliczeń podatkowych za nieprawidłowe. Dlatego warto sprawdzić poprawność wszystkich danych przed wysłaniem wniosku CEIDG-1 i zachować potwierdzenie jego złożenia.
Najczęściej zadawane pytania
Masz 7 dni od dnia zmiany na złożenie wniosku CEIDG-1. Termin ten wynika bezpośrednio z ustawy o CEIDG i dotyczy zarówno osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wspólników spółek cywilnych.
Nie ma takiej potrzeby – aktualizacja adresu w CEIDG automatycznie trafia do urzędu skarbowego, ZUS i GUS. Dzięki temu nie trzeba składać dodatkowych zawiadomień, chyba że dotyczy to samej spółki cywilnej (wtedy potrzebny jest formularz NIP-2)
W przypadku spółki cywilnej pojawia się konieczność spełnienia dwóch obowiązków. Po pierwsze każdy wspólnik musi zaktualizować swój wpis w CEIDG na formularzu CEIDG-1. Po drugie spółka jako płatnik podatków musi złożyć formularz NIP-2 w urzędzie skarbowym, by zaktualizować dane spółki jako podmiotu posiadającego NIP.
Nie – zgłoszenie zmiany w CEIDG jest całkowicie bezpłatne. Trafiłeś na stronę, która wymaga opłaty za złożenie wniosku? Na pewno nie jest to oficjalny serwis rządowy.
Tak. Profil zaufany lub podpis kwalifikowany są potrzebne tylko przy złożeniu wniosku online. Jeśli wybierzesz formę osobistą w urzędzie miasta/gminy, wystarczy dowód osobisty. Możesz też wysłać wniosek listem poleconym, ale wtedy podpis musi być poświadczony notarialnie.