Zmiana regulaminu sklepu internetowego nie kończy się na podmianie dokumentu w stopce. Najpierw trzeba ustalić, dlaczego regulamin jest aktualizowany, których umów dotyczy nowa treść oraz czy o zmianie należy poinformować dotychczasowych klientów. Inaczej postępujesz z osobą, która dopiero złoży zamówienie, a inaczej z użytkownikiem mającym aktywne konto, subskrypcję lub dostęp do usługi cyfrowej.
Z tego poradnika dowiesz się, kiedy zmienić regulamin sklepu, jak wdrożyć jego nową wersję i w jaki sposób przekazać informację klientom. Jeśli dopiero przygotowujesz pierwszy dokument, zacznij od przewodnika jak napisać regulamin sklepu internetowego.
Kiedy trzeba zmienić regulamin sklepu internetowego?
Regulamin powinien odpowiadać temu, jak sklep faktycznie działa. Aktualizacja może być potrzebna zarówno po zmianie przepisów, jak i po zmianie procesu sprzedaży.
Sprawdź regulamin między innymi wtedy, gdy:
- zmieniają się dane sprzedawcy, adres kontaktowy lub adres składania reklamacji,
- dodajesz albo usuwasz metodę płatności lub dostawy,
- zmieniasz moment zawarcia umowy albo sposób potwierdzania zamówienia,
- uruchamiasz konto klienta, newsletter, program lojalnościowy lub subskrypcję,
- zaczynasz sprzedawać treści cyfrowe, usługi cyfrowe albo towary z elementami cyfrowymi,
- rozszerzasz sprzedaż o produkty personalizowane, szybko psujące się lub inne towary, przy których mogą występować wyjątki od prawa odstąpienia,
- zmieniasz procedurę reklamacji, zwrotów lub realizacji zamówienia,
- zaczynasz sprzedawać na nowym rynku albo do nowej grupy klientów,
- wchodzą w życie przepisy wpływające na prawa klientów lub obowiązki informacyjne sklepu.
Nie każda zmiana w biznesie wymaga nowej wersji regulaminu. Zmiana kolorystyki sklepu, zdjęć produktów albo układu strony nie ma znaczenia dla dokumentu, jeśli nie wpływa na prawa i obowiązki stron ani na sposób świadczenia usług.
Po uruchomieniu nowego narzędzia sprawdź również politykę prywatności.
Regulamin i polityka prywatności opisują inne obszary, dlatego aktualizacja jednego dokumentu nie zawsze rozwiązuje oba problemy. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule regulamin sklepu internetowego a polityka prywatności.
Czy regulamin sklepu można zmienić w każdym momencie?
Możesz przygotować nową wersję regulaminu dla umów zawieranych w przyszłości. Nie oznacza to jednak, że możesz dowolnie zmienić warunki zamówień złożonych wcześniej albo aktywnych usług świadczonych klientom.
Regulamin jest wzorcem umowy. Zgodnie z Kodeksem cywilnym wzorzec wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy. W postaci elektronicznej powinien być udostępniony tak, aby można go było przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności. Podobny obowiązek wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, która nakazuje bezpłatnie udostępnić regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług.
W praktyce trzeba rozróżnić kilka sytuacji:
| Sytuacja | Która wersja regulaminu ma znaczenie? | Co powinien zrobić sklep? |
|---|---|---|
| Klient składa zamówienie po wejściu zmian w życie | Nowa wersja | Udostępnić nowy regulamin przed zawarciem umowy |
| Zamówienie zostało złożone przed wejściem zmian w życie i nadal jest realizowane | Co do zasady wersja obowiązująca przy zawarciu umowy | Nie zmieniać jednostronnie warunków konkretnego zamówienia |
| Zamówienie zostało już wykonane | Wersja obowiązująca przy zawarciu tej umowy | Zachować dokument na potrzeby reklamacji lub sporu |
| Klient ma aktywne konto, subskrypcję albo korzysta z innej usługi ciągłej | Ocena zależy od dotychczasowej umowy, klauzuli modyfikacyjnej i rodzaju zmiany | Sprawdzić podstawę zmiany, prawidłowo ją zakomunikować i uwzględnić uprawnienia klienta |
Najprostszy przypadek dotyczy nowych zamówień. Ustalasz datę wejścia zmian w życie i od tego dnia udostępniasz nową wersję osobom kupującym w sklepie. Wcześniej zawarte umowy sprzedaży są rozliczane według warunków, na których zostały zawarte.
Więcej ostrożności wymagają relacje trwające po pojedynczym zakupie. Konto klienta, subskrypcja, program lojalnościowy lub stały dostęp do usługi mogą tworzyć stosunek o charakterze ciągłym. Sama publikacja nowego pliku w stopce nie wystarcza wtedy do jednostronnej zmiany umowy.
Czym jest klauzula modyfikacyjna?
Klauzula modyfikacyjna to postanowienie określające, kiedy i na jakich zasadach przedsiębiorca może zmienić warunki trwającej umowy. Powinna wskazywać konkretne i ważne przyczyny zmiany. Nie może pozostawiać właścicielowi sklepu pełnej swobody.
Ryzykowny jest zapis:
Sklep może zmienić regulamin w każdym czasie, a nowa wersja obowiązuje od chwili jej opublikowania na stronie.
Taka klauzula nie wyjaśnia, co może się zmienić ani z jakiego powodu. Może też sugerować, że nowe postanowienia automatycznie obejmują już zawarte umowy.
Prezes UOKiK zwracał uwagę, że przy umowach zawartych na czas nieokreślony klauzula modyfikacyjna powinna jasno określać ważne przesłanki pozwalające na zmianę zobowiązania. W sprawie Nextbike zakwestionowano postanowienia pozwalające przedsiębiorcy zmieniać regulamin bez określenia okoliczności i zakresu takich zmian. Urząd zakwestionował również mechanizm, w którym brak pisemnego sprzeciwu w ciągu 14 dni uznawano za akceptację nowych warunków.
Nie ma jednego brzmienia klauzuli odpowiedniego dla każdego sklepu. Jej zakres zależy od rodzaju usług, zawieranych umów i możliwych powodów aktualizacji. Przy kontach, subskrypcjach, usługach cyfrowych i programach lojalnościowych warto skonsultować zapis z prawnikiem.
Jak zmienić regulamin sklepu internetowego krok po kroku?
1. Ustal powód i zakres zmiany
Zapisz, co dokładnie się zmieniło. Może to być nowy przepis, metoda płatności, sposób dostawy, funkcja konta albo procedura reklamacji. Dzięki temu łatwiej określisz, które postanowienia wymagają aktualizacji.
Nie dopisuj pojedynczego zdania bez sprawdzenia pozostałych części dokumentu. Zmiana sposobu płatności może wpływać również na opis zawarcia umowy, terminy realizacji i zwrot pieniędzy.
2. Ustal, których klientów i umów dotyczy aktualizacja
Oddziel:
- osoby, które dopiero zawrą umowę,
- klientów z zamówieniami w trakcie realizacji,
- użytkowników aktywnych kont,
- uczestników programu lojalnościowego,
- osoby korzystające z subskrypcji lub usług cyfrowych.
Ta kwalifikacja decyduje o tym, czy wystarczy opublikować regulamin dla przyszłych zamówień, czy trzeba także wysłać indywidualną informację dotychczasowym użytkownikom.
3. Przygotuj nową wersję i porównanie zmian
Nowy dokument powinien być kompletny, spójny i dopasowany do konfiguracji sklepu. Przygotuj też krótką listę najważniejszych zmian. Klient nie powinien sam porównywać dwóch wielostronicowych dokumentów, aby zrozumieć, co się zmieniło.
Nie zlecaj modelowi AI samodzielnego poprawienia kilku klauzul bez weryfikacji prawnej. Narzędzie może pominąć zależności między zapisami albo oprzeć odpowiedź na nieaktualnych zasadach.
Więcej zagrożeń opisujemy w artykule regulamin sklepu z AI: dlaczego to zły pomysł
4. Ustal datę publikacji i wejścia zmian w życie
W nagłówku albo na końcu dokumentu podaj datę obowiązywania danej wersji. Data publikacji i data wejścia zmian w życie nie muszą być takie same. Przy relacjach ciągłych klient może potrzebować czasu na zapoznanie się z nowymi warunkami i skorzystanie z przysługujących mu uprawnień.
Nie istnieje jeden ustawowy termin, który można automatycznie zastosować do każdej zmiany każdego regulaminu. Odpowiedni termin zależy od rodzaju umowy, treści dotychczasowych postanowień, podstawy zmiany i przepisów dotyczących danej usługi.
5. Wybierz właściwy sposób poinformowania klientów
Dla nowych klientów kluczowe jest udostępnienie aktualnego regulaminu przed zawarciem umowy. Przy trwających relacjach może być potrzebna indywidualna wiadomość zawierająca treść zmian, datę ich wejścia w życie oraz informacje o prawach klienta.
Jeżeli informacja powinna zostać przekazana na trwałym nośniku, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wysłanie treści w wiadomości e-mail albo dołączenie pliku PDF. Sam link do strony może nie wystarczyć, ponieważ zawartość strony może później zostać zmieniona. UOKiK wskazał ten problem w sprawach dotyczących mPay i Revolut, w których wiadomości zawierały jedynie odnośnik do dokumentu umieszczonego na stronie.
6. Opublikuj nową wersję w sklepie
Nowy regulamin powinien być łatwo dostępny, między innymi w stopce i w procesie zakupowym. Klient musi mieć możliwość zapoznania się z nim przed zawarciem umowy oraz zapisania jego treści.
Sprawdź, czy wszystkie linki prowadzą do właściwej wersji. Dotyczy to stopki, koszyka, formularza rejestracji konta, wiadomości wysyłanych po zakupie i dodatkowych stron informacyjnych.
7. Dostosuj komunikaty i ustawienia sklepu
Treść regulaminu musi odpowiadać temu, co klient widzi podczas zakupów. Po aktualizacji sprawdź:
- checkbox akceptacji regulaminu,
- nazwy i opisy metod płatności,
- nazwy, ceny i terminy dostawy,
- informacje o zwrotach i reklamacjach,
- komunikaty przy zakładaniu konta,
- wiadomości wysyłane po złożeniu zamówienia,
- formularze newslettera i programu lojalnościowego.
8. Zachowaj poprzednią wersję
Archiwum pozwala ustalić, jakie warunki obowiązywały w dniu złożenia konkretnego zamówienia. Zapisz:
- pełną treść poprzedniego regulaminu,
- datę rozpoczęcia i zakończenia jego obowiązywania,
- listę wprowadzonych zmian,
- kopię komunikatu wysłanego klientom,
- potwierdzenie daty wysyłki i publikacji.
Nie zastępuj starego pliku bez zachowania kopii. Może być potrzebny przy reklamacji, sporze lub kontroli.
Jak poinformować klientów o zmianie regulaminu?
Sposób komunikacji zależy od tego, czy nowy regulamin dotyczy przyszłych umów, czy ingeruje w trwającą relację.
Klienci składający nowe zamówienia
Udostępnij nową wersję regulaminu w sklepie przed zawarciem umowy. Zadbaj, aby klient mógł ją otworzyć, zapisać i odtworzyć. Nie trzeba wysyłać osobnego komunikatu każdej osobie, która kupowała w sklepie w przeszłości, jeżeli zmiana dotyczy wyłącznie przyszłych zamówień i nie wpływa na żadną trwającą usługę.
Zamówienia złożone przed zmianą
Nie obejmuj ich automatycznie nowymi warunkami. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z umową zawartą z klientem. Dlatego potrzebujesz archiwalnej wersji regulaminu obowiązującej w dniu zakupu.
Aktywne konta, subskrypcje i inne usługi ciągłe
W tym przypadku samo opublikowanie dokumentu w stopce jest niewystarczające. Najpierw sprawdź, czy dotychczasowy regulamin i przepisy pozwalają na daną zmianę. Następnie przekaż klientowi informację w sposób odpowiedni dla rodzaju umowy.
Komunikat powinien wskazywać:
- co się zmienia,
- z jakiej przyczyny,
- od kiedy obowiązuje nowa wersja,
- jakich usług lub funkcji dotyczy,
- jakie prawa przysługują klientowi,
- gdzie znajduje się pełna treść dokumentu.
Jeżeli klientowi przysługuje możliwość wypowiedzenia umowy, rezygnacji z usługi albo odmowy przyjęcia zmiany, trzeba opisać sposób i termin skorzystania z tego prawa. Nie zakładaj, że brak odpowiedzi zawsze oznacza zgodę na dowolną zmianę.
Przykładowy schemat wiadomości do klienta
Temat: Zmiana regulaminu sklepu [nazwa sklepu]
Od [data] zacznie obowiązywać nowa wersja regulaminu sklepu [nazwa]. Zmiana wynika z [krótkie wskazanie przyczyny].
Najważniejsze zmiany dotyczą:
- [zmiana 1],
- [zmiana 2],
- [zmiana 3].
[Informacja o tym, których usług lub użytkowników dotyczy zmiana oraz czy wpływa na wcześniej zawarte umowy].
[Opis przysługujących klientowi praw, sposobu i terminu ich wykonania, jeżeli ma zastosowanie].
Pełną treść nowego regulaminu przekazujemy w załączniku do tej wiadomości.
To schemat komunikatu, a nie uniwersalny wzór prawny. Fragment dotyczący skutków zmiany i praw klienta trzeba dopasować do rodzaju umowy.
Czy klient musi zaakceptować nowy regulamin?
Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej sytuacji.
Nowy klient powinien mieć dostęp do aktualnego regulaminu przed zawarciem umowy. W sklepie internetowym jego akceptacja jest zazwyczaj elementem procesu składania zamówienia.
Klient, który wcześniej zawarł jednorazową umowę sprzedaży, nie musi akceptować nowej wersji dotyczącej przyszłych zakupów. Jego wcześniejsze zamówienie pozostaje objęte warunkami obowiązującymi w chwili zawarcia umowy.
Przy aktywnym koncie, subskrypcji lub innej umowie ciągłej znaczenie mają dotychczasowe postanowienia, prawidłowo skonstruowana klauzula modyfikacyjna, przyczyna i zakres zmiany oraz sposób poinformowania klienta. Nie każda aktualizacja wymaga ponownego zaznaczenia checkboxa. Jednocześnie przedsiębiorca nie może wykorzystać ogólnej klauzuli do wprowadzenia zmian wykraczających poza wskazane wcześniej przyczyny.
Jeżeli zmiana nie mieści się w dotychczasowej umowie lub istotnie modyfikuje świadczenie, może być potrzebna wyraźna zgoda klienta albo zawarcie nowej umowy. Taką sytuację należy ocenić indywidualnie.
Jak zaktualizować regulamin za pomocą aplikacji Shoper Regulaminy by Legal Geek?
Jeśli korzystasz z aplikacji Shoper Regulaminy by Legal Geek, nie musisz samodzielnie śledzić każdej zmiany w prawie konsumenckim i RODO.
Gdy dokumenty wymagają aktualizacji, otrzymasz wiadomość e-mail z informacją o zmianie i dalszych krokach. Następnie możesz wygenerować nową wersję regulaminu w aplikacji i opublikować ją w sklepie jednym kliknięciem.
Nową wersję dokumentów możesz przygotować również wtedy, gdy zmieni się sposób działania Twojego sklepu, na przykład dodasz metodę płatności, uruchomisz newsletter albo zmodyfikujesz dostępne funkcje. W okresie aktywnej subskrypcji możesz generować kolejne wersje bez dodatkowych opłat.
Proces wygląda następująco:
- Otrzymujesz informację o potrzebnej aktualizacji albo samodzielnie zmieniasz odpowiedzi w formularzu, gdy zmienia się działanie sklepu.
- Generujesz nową wersję dokumentów dopasowaną do aktualnych odpowiedzi.
- Umieszczasz dokumenty w sklepie jednym kliknięciem w aplikacji lub przez ustawienia stron informacyjnych.
- Sprawdzasz, czy zmiana wymaga poinformowania dotychczasowych klientów i przygotowujesz odpowiednią komunikację.
Zgodnie z opisem aplikacji wiadomość o potrzebnej aktualizacji otrzymuje właściciel sklepu. Opis produktu nie wskazuje, że aplikacja automatycznie wysyła informację o zmianie regulaminu do klientów. Ten etap potraktuj więc jako osobne zadanie.
Pamiętaj również, że dokumenty z aplikacji są przeznaczone dla typowych sklepów działających na platformie Shoper na rynku polskim. Według opisu produktu mogą nie odpowiadać sklepom o niestandardowym modelu, między innymi prowadzącym wyłącznie sprzedaż B2B, przetwarzającym dane wrażliwe, sprzedającym produkty wymagające koncesji albo stosującym nietypową ścieżkę składania zamówienia.
Najczęstsze błędy przy zmianie regulaminu sklepu
Postanowienie „sklep może zmienić regulamin w każdym czasie” jest zbyt szerokie. Przy umowach ciągłych klient powinien móc przewidzieć, z jakich ważnych powodów i w jakim zakresie warunki mogą się zmienić.
Nowa wersja regulaminu nie powinna automatycznie pogarszać warunków umów zawartych przed jej wejściem w życie. Dla wcześniejszych zamówień zachowaj regulamin obowiązujący w dniu zakupu.
Zmiana pliku w stopce może wystarczyć dla przyszłych umów, ale nie rozwiązuje kwestii aktywnych kont, subskrypcji i innych usług ciągłych.
Jeżeli informacja powinna zostać przekazana na trwałym nośniku, sam link do strony może być niewystarczający. Treść wiadomości lub załącznik powinny umożliwiać klientowi zachowanie niezmienionej informacji.
Bez daty trudno ustalić, który dokument obowiązywał przy konkretnym zakupie. Każda wersja powinna być możliwa do jednoznacznego zidentyfikowania.
Regulamin nie pomoże, jeżeli koszyk, FAQ, formularz zwrotu albo automatyczna wiadomość zawierają inne zasady.
Generator może pomóc przygotować i opublikować nową wersję dokumentów. Nie zwalnia to właściciela sklepu z ustalenia, czy i jak należy zawiadomić osoby związane trwającą umową.
Zmiana regulaminu sklepu: co warto zapamiętać?
Warto zapamiętać!
- Nową wersję regulaminu możesz stosować do umów zawieranych po jej wejściu w życie.
- Warunków wcześniejszego zamówienia nie należy zmieniać przez prostą podmianę dokumentu na stronie.
- Przy aktywnych kontach, subskrypcjach i innych usługach ciągłych sprawdź podstawę zmiany oraz klauzulę modyfikacyjną.
- Klient powinien otrzymać jasną informację o przyczynie, zakresie, dacie i skutkach zmiany, jeżeli dotyczy ona trwającej relacji.
- Jeśli wymagany jest trwały nośnik, przekaż treść w wiadomości lub załączniku, zamiast ograniczać się do linku.
Zachowuj poprzednie wersje regulaminu wraz z datami ich obowiązywania. - Po zmianie dokumentu sprawdź koszyk, checkboxy, wiadomości automatyczne oraz strony dotyczące zwrotów i reklamacji.
- Aplikacja Shoper Regulaminy pomaga przygotować i opublikować nową wersję, ale komunikacja z klientami wymaga osobnej oceny.
Najczęściej zadawane pytania
Nie ma jednego obowiązkowego harmonogramu aktualizacji. Regulamin należy sprawdzić po zmianie przepisów wpływających na jego treść oraz po każdej istotnej zmianie sposobu działania sklepu. Warto także okresowo porównywać dokument z aktualną konfiguracją sprzedaży.
Nie zawsze. Jeżeli nowa wersja dotyczy wyłącznie przyszłych zamówień, zwykle nie ma potrzeby wysyłania wiadomości każdemu wcześniejszemu kupującemu. Indywidualnego zawiadomienia mogą wymagać osoby związane ze sklepem trwającą umową, na przykład użytkownicy aktywnych kont lub subskrypcji.
Może obowiązywać nowych klientów od dnia publikacji, jeżeli został prawidłowo udostępniony przed zawarciem umowy. W przypadku trwających relacji natychmiastowe wejście zmian w życie może naruszać prawa klientów. Termin trzeba dopasować do rodzaju umowy, podstawy zmiany i obowiązków informacyjnych.
Nie można przyjąć takiej zasady w każdej sytuacji. Skutek braku sprzeciwu zależy między innymi od rodzaju umowy, treści dotychczasowego regulaminu, prawidłowości klauzuli modyfikacyjnej oraz sposobu przekazania informacji. Ogólny zapis pozwalający sklepowi dowolnie zmieniać warunki może być niedozwolony.
Warto. Nie ma jednego ogólnego obowiązku publikowania archiwum wszystkich wersji regulaminu. Warto jednak zachować każdą wersję wraz z datami jej obowiązywania. Pozwala to ustalić, jakie warunki dotyczyły konkretnego zamówienia, reklamacji albo trwającej usługi.