E-book a VAT – jak rozliczać sprzedaż e-booków?

Planujesz wejść na rynek produktów cyfrowych? Świetnie trafiłeś – zanim stworzysz swój pierwszy e-book, sprawdź razem z nami, jak wygląda opodatkowanie takich publikacji. Choć w tym przypadku produkt jest wirtualny, kwestie podatkowe są… jak najbardziej realne. Sprawdź, jakie stawki VAT obowiązują, od czego zależą i jak bezpiecznie rozliczać się z fiskusem w 2025 roku.

E-book a VAT. Czy musisz być VAT-owcem, sprzedając e-booki?

Jesteś twórcą treści cyfrowych w postaci książek elektronicznych? Nie musisz być zarejestrowany do VAT, pod warunkiem że nie wykonujesz innych czynności opodatkowanych obowiązkowo podatkiem VAT (np. nie świadczysz usług w zakresie doradztwa).

Sprzedaż e-booków, czyli publikacji elektronicznych, może być objęta tzw. zwolnieniem podmiotowym z VAT (podatku od towarów i usług), dotyczącym przedsiębiorców, których roczny obrót nie przekracza 200 000 zł. To oznacza, że jeśli zarobisz ze sprzedaży e-booków mniej, nie masz obowiązku rejestracji jako podatnik VAT.

Limit obliczany jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku (to znaczy, że wylicza się go, dzieląc liczbę dni w roku przez liczbę dni prowadzenia działalności, a następnie mnożąc ten wynik przez 200 000 zł).

Kiedy warto rozważyć rejestrację do VAT?

• Jeśli planujesz inwestować w rozwój swojej działalności, np. poprzez zakup sprzętu czy usług, brak możliwości odliczenia VAT od tych wydatków może zwiększyć Twoje koszty operacyjne. 
• Jeśli Twoimi klientami są firmy, które mogą odliczyć podatek od towarów i usług, bycie czynnym podatnikiem VAT może uczynić Twoją ofertę bardziej atrakcyjną.
• Jeśli planujesz osiągnąć sukces i zarobić więcej niż 200 000 zł ze sprzedaży e-książek, zarejestruj się do VAT.

Warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację biznesową i rozważyć, czy rejestracja jako podatnik VAT nie przyniesie w dłuższej perspektywie większych korzyści.​ Najlepiej skonsultować te kwestie z doradcą podatkowym.

Jaki VAT na e-booki – 5%, 23% czy 0%?

VAT na e-booki w Polsce wynosi obecnie 5%. Ta preferencyjna stawka, zmniejszona z 23% w listopadzie 2019 roku i analogiczna do stawki obowiązującej przy sprzedaży książek drukowanych, wprowadzona została w celu promowania czytelnictwa.

Obecnie e-booki nie muszą posiadać numeru ISBN (Międzynarodowego Znormalizowanego Numeru Książki, z ang. International Standard Book Number), by obejmowała je 5% stawka VAT.

Czy musisz mieć kasę fiskalną, sprzedając e-booki?

Sprzedając e-booki, możesz skorzystać z dwóch form zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

• Zwolnienie podmiotowe – kiedy wysokość obrotów w trakcie roku wynosi mnie niż 20 000 zł (limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni, przez które prowadzona jest działalność)
• Zwolnienie przedmiotowe, związane ze sposobem przyjmowania płatności od klientów. Jeżeli wszystkie przychodzić będą na konto i będziesz w stanie powiązać przelew z klientem (określić jednoznacznie, jakiej transakcji dotyczy płatność), nie musisz mieć kasy fiskalnej.

Sprzedaż e-booków za granicę – co z VAT-em w UE i poza UE?

VAT z e-booki sprzedawane w Unii Europejskiej 

Sprzedaż e-booków klientom z Unii Europejskiej wiąże się z koniecznością stosowania procedury VAT OSS (One Stop Shop). Procedura ta, która w życie weszła w połowie 2021 roku, umożliwia rozliczanie VAT należnego w różnych krajach członkowskich UE za pośrednictwem jednego zgłoszenia w kraju siedziby sprzedawcy. Kluczowy jest tu limit sprzedaży wynoszący 10 000 euro lub – w przeliczeniu na złotówki – 42 000 zł. Zarabiając mniej, stosujesz polską stawkę VAT na e-booki.

Po przekroczeniu tego limitu musisz opodatkować sprzedane e-booki stawką VAT właściwą dla kraju nabywcy. Co ważne, nawet po przekroczeniu limitu sprzedaży wysyłkowej produktów cyfrowych w UE, nadal możesz rozliczać podatek VAT w polskim urzędzie skarbowym.

Sprzedaż e-booków poza UE a VAT

Sprzedaż e-booków poza Unię Europejską (np. do Stanów Zjednoczonych) co do zasady objęta jest stawką 0% VAT. W tej sytuacji konieczne jest jednak posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz towaru jeszcze przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy (może być to np. dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych).

Warto rozważyć skorzystanie z platform sprzedażowych, które ułatwiają obsługę podatkową (jak np. platforma Etsy, która automatycznie doliczy podatek VAT do zakupionego przez klienta produktu cyfrowego i przekaże go właściwym organom finansowym). Warto też skonsultować się z doradcą podatkowym znającym zasady cross-border e-commerce.

Jak rozliczyć sprzedaż e-booka w praktyce – trzy przykłady krok po kroku

Sprzedaż e-booków może wydawać się prostym modelem biznesowym i świetnym pomysłem na dochód pasywny – zwłaszcza że nie wymaga magazynu ani fizycznej wysyłki. W praktyce jednak łatwo się pogubić, kiedy w grę wchodzą podatki. Dlatego przygotowaliśmy trzy konkretne, realistyczne scenariusze, które pokazują, jak krok po kroku rozliczyć VAT ze sprzedaży e-booków – zarówno przy działalności w Polsce, jak i przy sprzedaży za granicę. Dzięki tym przykładom zrozumiesz, z czym naprawdę wiąże się e-sprzedaż cyfrowa w 2025 roku.

Scenariusz nr 1: sprzedaż e-booka w Polsce, przez własną stronę, bez działalności gospodarczej (działalność nierejestrowana)

Kontekst

Marta sprzedaje e-booki o zdrowym stylu życia. Robi to okazjonalnie przez prostą stronę zbudowaną na Shoperze, korzystając z bramki płatności online. Nie prowadzi działalności gospodarczej – działa w ramach działalności nierejestrowanej.

Krok po kroku

1. Marta musi kontrolować miesięczny przychód – nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto (w 2025 to 3499,50 zł).
2. Każdą sprzedaż dokumentuje wystawiając rachunek bez VAT (nie jest VAT-owcem).
3. Zgłasza dochód w rocznym zeznaniu PIT (PIT-36, ryczałt 8,5% od przychodu).
4. Nie musi mieć kasy fiskalnej – sprzedaż e-booków przez internet jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania przy pomocy kasy.

Scenariusz nr 2: sprzedaż e-booka za granicę (UE) przy aktywnej działalności i rejestracji do VAT OSS

Kontekst

Michał prowadzi firmę (jednoosobową działalność gospodarczą). Sprzedaje e-booki dotyczące rozwoju osobistego. Ma klientów w Polsce, Niemczech i Francji. Korzysta z platformy sprzedażowej z integracją z systemem VAT OSS.

Krok po kroku

1. Michał rejestruje się do systemu VAT OSS (One Stop Shop) – umożliwia mu to rozliczanie VAT-u zagranicznego w jednym urzędzie w Polsce.
2. Wystawia faktury z odpowiednią stawką VAT na e-booki w kraju nabywcy (np. w Niemczech – 7%, a we Francji – 5,5%).
3. Co kwartał składa deklarację OSS i odprowadza łączny VAT do polskiego urzędu skarbowego, który przekazuje środki do odpowiednich krajów.
4. Sprzedaż dokumentowana jest fakturami ze wskazaniem kraju klienta i stawki VAT.

Scenariusz nr 3: sprzedaż e-booków przez platformę Empik Marketplace

Kontekst

Anna jest psychologiem. Tworzy e-booki edukacyjne dla dzieci i sprzedaje je przez platformę Empik Marketplace. Prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której świadczy też usługi doradcze dla rodziców.

Krok po kroku

1. Anna dostaje od platformy raporty sprzedaży i środki za e-booki pomniejszone o prowizję.
2. W księgowości ujmuje przychód i odprowadza podatek dochodowy zgodnie z wybraną przez siebie formą opodatkowania (skala podatkowa).
3. Co miesiąc przelewa podatek od towarów i usług (VAT) w wysokości 5% za każdego sprzedanego e-booka. Choć zarabia z e-booków średnio 115 000 zł rocznie, nie korzysta ze zwolnienia z VAT, gdyż prowadzi działalność doradczą.
4. Sprzedaje tylko przez platformę i nie przekracza limitu – nie musi mieć kasy fiskalnej.

Sprzedaż e-booków to świetny sposób na dochód pasywny, ale nawet najbardziej wartościowa treść musi iść w parze z poprawnym rozliczeniem. W tym kontekście dobrze jest być na bieżąco z przepisami i korzystać z narzędzi, które ułatwiają zgodne z prawem fakturowanie oraz raportowanie sprzedaży. Jeśli chcesz zarabiać na wiedzy – rób to świadomie i legalnie. A jeśli planujesz założyć własny sklep z e-bookami, pamiętaj, że jesteś w dobrym miejscu: platforma Shoper pomoże Ci go uruchomić!