Koszty uzyskania przychodu – co można wrzucić w koszty firmy?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością i pomagają Ci generować przychody – np. zakup towarów do sklepu internetowego, sprzęt komputerowy, reklama, a nawet część rachunków za telefon czy internet. Dzięki nim obniżasz podstawę opodatkowania, a tym samym płacisz niższy podatek dochodowy. W artykule wyjaśniamy, co można do nich zaliczyć i jak to zrobić.

Czym są koszty uzyskania przychodu w firmie?

Zanim zaczniesz planować wydatki firmowe, warto dowiedzieć się, co to jest koszt uzyskania przychodu. Ta wiedza pozwoli Ci zoptymalizować firmowy budżet, ale też uniknąć problemów z fiskusem.

Koszty uzyskania przychodu w firmie to wszystkie te wydatki, które są ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają realny wpływ na osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodów. Mówiąc prościej: jeśli wydatek pomaga Ci zarabiać albo wspiera funkcjonowanie Twojej firmy, możesz go zaliczyć do kosztów.

Nie oznacza to jednak, że każdy zakup od razu stanie się kosztem. Koszty uzyskania przychodu w działalności muszą mieć bezpośredni związek z tym, czym faktycznie się zajmujesz, i być odpowiednio udokumentowane (np. fakturą lub rachunkiem). Urząd skarbowy może zakwestionować wydatki prywatne, które nie mają związku z Twoim biznesem – dlatego tak ważne jest oddzielanie finansów firmowych od prywatnych.

Co zatem można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności? M.in. zakup towaru, opłaty za księgowość czy reklamę, wydatki na narzędzia pracy itp. Dzięki nim obniżasz podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – zmniejszasz wysokość podatku dochodowego, który musisz zapłacić.

Najczęstsze przykłady kosztów w jednoosobowej działalności

Prowadząc biznes, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć określone wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Przykłady takich kosztów można wymieniać wiele – wydatki uznawane przez fiskus zależą od specyfiki firmy. Dzięki nim możesz obniżyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji – zmniejszyć należy do zapłacenia podatek dochodowy. Poniżej znajdziesz różne rodzaje wydatków, które najczęściej zalicza się do kosztów prowadzenia JDG.

Koszty związane z biurem i wyposażeniem

Do kosztów firmowych można zaliczyć m.in. zakup sprzętu komputerowego, telefonu, drukarki, mebli biurowych czy opłatę za internet i telefon. Jeśli biuro prowadzisz w domu, możesz rozliczać część wydatków na czynsz i media – proporcjonalnie względem zajmowanego przez działalność metrażu. Jeśli zastanawiasz się, co można zaliczyć do kosztów firmy, właśnie takie wydatki – niezbędne do codziennej pracy przedsiębiorcy – są pierwszą odpowiedzią, jaka się nasuwa.

Koszty marketingu i reklamy

Budowanie widoczności biznesu w sieci wymaga inwestycji w reklamę. Co można wrzucić w koszty firmy? Np. kampanie Google Ads, Facebook Ads, a także ulotki, banery czy pakowanie zamówień w personalizowane kartony z logo. W e-commerce wydatki te są szczególnie istotne, bo bezpośrednio przekładają się na sprzedaż.

Szkolenia, kursy i rozwój przedsiębiorcy

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej? Wydatki, które zwiększają kompetencje i rozwój biznesu.Mogą to być np. wydatki na kursy i szkolenia powiązane z działalnością: kurs SEO, szkolenie z obsługi oprogramowania sklepowego, podstawy księgowości itd.

Koszty usług zewnętrznych i współpracy B2B

Wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy specjalistów z zewnątrz – księgowych, prawników, informatyków, grafików czy copywriterów. Te wydatki stanowią typowe koszty uzyskania przychodu działalności gospodarczej, ponieważ bezpośrednio wspierają prowadzenie firmy i pozwalają oszczędzać czas właściciela.

Transport, podróże służbowe i samochód firmowy

Do kosztów można wliczyć paliwo, bilety komunikacyjne, przejazdy taksówką, a także noclegi i wyżywienie podczas delegacji. Jeżeli firma korzysta z samochodu osobowego, możliwe jest rozliczanie kosztów leasingu, ubezpieczenia i serwisu auta – pod warunkiem, że jest on wykorzystywany w działalności.

Sprawdź, co warto wiedzieć o księgowości dla JDG od pierwszego dnia prowadzenia działalności

Koszty a e-commerce – co najczęściej wrzucają w koszty właściciele sklepów online?

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się ze specyficznymi wydatkami, które różnią się od tradycyjnej działalności stacjonarnej. Koszty uzyskania przychodu w e-commerce obejmują przede wszystkim te wydatki, które są niezbędne do funkcjonowania sklepu online i pozyskiwania klientów w internecie.

Do najczęstszych kosztów zaliczanych przez właścicieli e-sklepów należą:

• abonament za platformę sklepową (np. Shoper) – opłata za oprogramowanie, które umożliwia sprzedaż online;
• domena i hosting – bez nich sklep nie może działać w sieci;
• narzędzia do e-mail marketingu i automatyzacji sprzedaży – systemy do newsletterów, CRM czy remarketingu;
• opłaty za integracje i bramki płatnicze online – np. PayU, Przelewy24, Stripe;
• oprogramowanie i aplikacje wspierające e-commerce – np. narzędzia do analityki, SEO czy zarządzania stanami magazynowymi;
• logistyka i obsługa zamówień – koszty pakowania, systemy integrujące sklep z kurierami, magazynowanie towarów.

Te koszty uzyskania przychodu w sklepie internetowym  mają bezpośredni związek z generowaniem sprzedaży w internecie, więc można je zaliczyć do kosztów firmy, obniżając tym samym podstawę opodatkowania.

Sprawdź, jaka jest różnica między przychodem a dochodem

Najczęściej zadawane pytania o koszty uzyskania przychodu w JDG