Chcesz rozliczyć paliwo w firmie? W przypadku samochodu firmowego wykorzystywanego wyłącznie w działalności możliwe jest pełne odliczenie VAT (po spełnieniu dodatkowych warunków). Przy użytkowaniu mieszanym (zarówno prywatnym, jak i służbowym) odliczenie wynosi 50%. Inne zasady dotyczą auta prywatnego używanego w działalności, a inne pojazdu w leasingu. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jak wygląda rozliczanie kosztów paliwa samochodu osobowego w działalności.
Jak rozliczać koszty paliwa w firmie?
Wydatek na paliwo może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeśli samochód jest wykorzystywany w związku z prowadzoną działalnością. Odliczanie kosztów paliwa w działalności gospodarczej musi być poprawnie udokumentowane. Każde tankowanie powinno być potwierdzone dokumentem księgowym, czyli fakturą na paliwo wystawioną na dane firmy z NIP-em.
Jak ułatwić sobie księgowanie paliwa? Paragon z NIP do kwoty 450 zł brutto na taki wydatek może być traktowany jako faktura uproszczona.
Istotne znaczenie w kontekście ma również kwestia VAT na paliwo. Więcej na ten temat napiszemy za chwilę.
Użytkowanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej a rozliczanie w kosztach
Odliczenie VAT od paliwa samochodu osobowego
Odliczenie VAT od paliwa samochodu osobowego zależy przede wszystkim od sposobu wykorzystywania pojazdu w działalności.
Jak już wiesz:
- jeśli auto jest używane w sposób mieszany (do celów służbowych, ale i prywatnych) możesz odliczyć 50% VAT od wydatków na paliwo;
- jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, możesz odliczyć 100% VAT.
Uwaga: sam fakt, że samochód znajduje się w ewidencji środków trwałych, nie wystarczy. Aby odliczać pełny VAT, przedsiębiorca musi dodatkowo:
- zgłosić pojazd na formularzu VAT-26,
- prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu,
- wprowadzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie,
- wykluczyć cele prywatne.
Dopiero spełnienie tych warunków pozwala na zastosowanie pełnego odliczenia VAT zarówno od paliwa, jak i innych wydatków eksploatacyjnych.
Paliwo w samochodzie będącym środkiem trwałym firmy
Jeżeli pojazd został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, staje się składnikiem majątku przedsiębiorstwa. Co to oznacza? Że wydatki związane z jego eksploatacją mogą być ujmowane w kosztach uzyskania przychodu.
Księgowanie paliwa na samochód osobowy będący środkiem trwałym odbywa się na podstawie faktury wystawionej na dane firmy. Wydatek ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt eksploatacyjny. Na tych samych zasadach rozlicza się inne wydatki związane z użytkowaniem pojazdu, takie jak serwis, naprawy, wymiana opon czy ubezpieczenie.
Sam wpis do ewidencji nie gwarantuje automatycznie 100% odliczenia VAT (np. od paliwa samochodu firmowego). Jest to możliwe dopiero wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i spełnione są dodatkowe warunki formalne, takie jak zgłoszenie VAT-26 oraz prowadzenie ewidencji przebiegu.
Rozliczanie paliwa przy leasingu samochodu
Sposób odliczenie paliwa w leasingu zależy przede wszystkim od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, czy w sposób mieszany – dokładnie w taki sam sposób, jak w przypadku posiadania auta firmowego na własność.
- Jeżeli auto w leasingu jest używane zarówno służbowo, jak i prywatnie, przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT od paliwa oraz innych wydatków eksploatacyjnych.
- W przypadku wyłącznego użytkowania firmowego – po spełnieniu dodatkowych warunków formalnych opisanych wcześniej – możliwe jest odliczenie 100% VAT od paliwa.
Warto rozróżnić leasing operacyjny i finansowy.
- W leasingu operacyjnym właścicielem pojazdu pozostaje leasingodawca, a przedsiębiorca zalicza do kosztów raty leasingowe oraz wydatki eksploatacyjne, w tym paliwo.
- W leasingu finansowym samochód wprowadza się do ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy i dokonuje od niego odpisów amortyzacyjnych. VAT od całej wartości pojazdu jest rozliczany jednorazowo przy wydaniu przedmiotu leasingu, zgodnie z zasadami właściwymi dla sposobu użytkowania auta (50% lub 100%).
Paliwo w samochodzie prywatnym wykorzystywanym w działalności
Przedsiębiorca może wykorzystywać w działalności gospodarczej samochód, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i pozostaje jego majątkiem prywatnym.
W przypadku auta prywatnego używanego w firmie przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 20% poniesionych wydatków eksploatacyjnych, w tym kosztów paliwa. Dotyczy to m.in. tankowania, serwisu, ubezpieczenia, części zamiennych. Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego, jednak wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane – najlepiej fakturą wystawioną na dane firmy.
Możliwe jest także odliczenie 50% VAT, jeśli pojazd jest używany w sposób mieszany, oraz 100% , jeśli samochód prywatny jest wykorzystywany wyłącznie do działalności. Uwaga: wykazanie wyłącznego użytku firmowego wymaga rzetelnej ewidencji przebiegu oraz konsekwentnego wykluczenia celów prywatnych. Taka sytuacja może być przedmiotem weryfikacji przez urząd skarbowy!
Najczęściej zadawane pytania o rozliczanie kosztów paliwa w JDG
Tak, ale wyłącznie wówczas, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Konieczne jest zgłoszenie auta na formularzu VAT-26, prowadzenie ewidencji przebiegu oraz wykluczenie użytku prywatnego. W przypadku użytkowania mieszanego przysługuje odliczenie 50% VAT od paliwa.
W leasingu operacyjnym paliwo rozlicza się jako koszt eksploatacyjny, a VAT odlicza się na zasadach ogólnych (50% lub 100% – w zależności od sposobu użytkowania auta). W leasingu finansowym pojazd traktowany jest jak środek trwały przedsiębiorcy, ale zasady odliczania VAT od paliwa pozostają takie same – decyduje wyłączne lub mieszane wykorzystanie samochodu.
Nie zawsze w pełnej wysokości. Jeżeli samochód jest środkiem trwałym firmy lub używany na podstawie leasingu, wydatki na paliwo co do zasady mogą stanowić koszt podatkowy (z uwzględnieniem ewentualnych limitów przy użytkowaniu mieszanym). W przypadku auta prywatnego wykorzystywanego w działalności do kosztów zalicza się 20% poniesionych wydatków.
Podstawą jest faktura wystawiona na dane firmy (z NIP-em). Paragon z NIP do 450 zł brutto może stanowić fakturę uproszczoną. Przy 100% odliczeniu VAT konieczne są dodatkowo zgłoszenie VAT-26 oraz ewidencja przebiegu pojazdu.