Korzystanie z samochodu prywatnego w firmie może być źródłem realnych oszczędności podatkowych – należy jednak rozliczać wydatki z nim związane zgodnie z przepisami, czyli uwzględniając ograniczenie do 20% kosztów eksploatacyjnych w przypadku użytkowania auta także prywatnie albo prowadząc kilometrówkę VAT, jeśli chcesz odliczać 100% wydatków i wykazać, że pojazd służy wyłącznie działalności gospodarczej. W naszym poradniku wyjaśniamy wszystkie zawiłości.
Samochód prywatny w działalności gospodarczej – podstawy
Samochód prywatny w firmie? Tak, możesz z niego korzystać do celów służbowych (np. do dojazdów do klientów czy przewozu towarów), nawet jeśli nie wprowadzasz go do ewidencji środków trwałych. Część wydatków związanych z eksploatacją auta wolno Ci zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie: auto prywatne w działalności gospodarczej i pojazd wprowadzony do ewidencji środków trwałych.
- W tym pierwszym przypadku przedsiębiorca rozlicza tylko część kosztów – standardowo 20% poniesionych wydatków na paliwo, naprawy, ubezpieczenie czy serwis.
- Samochód wpisany do ewidencji traktowany jest jako majątek firmy, a to daje możliwość pełnego ujęcia wydatków eksploatacyjnych (przy spełnieniu dodatkowych warunków, np. prowadzenia kilometrówki VAT).
Wybór między tymi dwiema opcjami decyduje o tym, jak będą rozliczane wydatki na samochód w firmie i jakie korzyści podatkowe przyniesie ich ujęcie w kosztach.
Uwaga! Możliwość rozliczania kosztów dotyczy przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) oraz podatkiem liniowym – nie obejmuje natomiast ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, w przypadku którego koszty nie są ujmowane.
Rozliczanie 20% kosztów eksploatacji – zasady
Rozliczanie prywatnego auta w działalności gospodarczej najczęściej odbywa się zgodnie z zasadą 20% kosztów – przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedną piątą wydatków związanych z eksploatacją samochodu.
Co wówczas może być kosztem firmy? Paliwo, naprawy, przeglądy techniczne, wymiana opon, części zamienne, ubezpieczenie OC itd. W efekcie korzystanie z samochodu, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, realnie obniża podstawę opodatkowania i zmniejsza wysokość podatku dochodowego.
Zaletą tej opcji jest prostota – eksploatacja samochodu w firmie rozliczana w formie 20% nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Wystarczy gromadzić faktury i rachunki związane z wydatkami na auto, a księgowość uwzględni je w kosztach w odpowiedniej proporcji.
Kiedy możliwe jest ujęcie 100% kosztów samochodu?
Interesuje Cię użytkowanie samochodu z pełnym odliczeniem VAT? Musisz wiedzieć, że ujęcie 100% kosztów związanych z autem w działalności gospodarczej jest możliwe tylko wtedy, gdy wykorzystywane jest ono wyłącznie do celów firmowych. Oznacza to, że przedsiębiorca musi w takiej sytuacji wykluczyć jakikolwiek użytek prywatny.
Co jeszcze należy wiedzieć na temat związku prywatnego samochodu w firmie i VAT? Niestety, nie obejdzie się bez formalności. Jeśli chcesz korzystać z pojazdu w taki sposób, musisz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu na potrzeby VAT. Zapisuje się w niej każdy przejazd z podaniem daty, trasy, celu i liczby przejechanych kilometrów. Dopiero na tej podstawie urząd skarbowy uzna, że masz prawo do pełnego odliczenia VAT-u od wszystkich wydatków związanych z samochodem.
Co ważne, nie ma urzędowego, obowiązującego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu. Dla swojej wygody możesz prowadzić elektroniczną ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT np. z pomocą specjalnej aplikacji.
Stosując się do tego obowiązku, właściciel firmy zyskuje prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego, czyli obejmującego wszystkie wydatki związane z autem na firmę. Co można odliczyć? Przede wszystkim paliwo, serwis, części, ubezpieczenie czy raty leasingowe.
Jak rozliczać wydatki na prywatny samochód w działalności?
Rozliczanie samochodu prywatnego w firmie wymaga prawidłowego dokumentowania wszystkich wydatków związanych z jego użytkowaniem. Każdy koszt (zakup paliwa, naprawy, ubezpieczenie, leasing itd.) musi być potwierdzony fakturą lub paragonem imiennym. Tylko wtedy wydatek można ująć w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) i zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu.
Pamiętaj, że np. rozliczenie paliwa samochodu prywatnego w firmie nie będzie możliwe, jeśli na stacji benzynowej nie poprosisz o fakturę na NIP swojej działalności!
Jak już wiesz, samo rozliczenie auta prywatnego w firmie odbywa się według wybranej przez przedsiębiorcę formy: 20% kosztów eksploatacyjnych w przypadku łączenia celów prywatnych ze służbowymi albo 100%, jeśli samochód został wpisany do ewidencji i prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT.
W kontekście rozliczania auta w formie ogromne znaczenie ma prowadzenia prawidłowej księgowości, np. z wykorzystaniem programu księgowego, który automatycznie uwzględni faktury w rozliczeniach podatkowych za dany miesiąc. Dobrą praktyką jest przechowywanie wydatków w jednym miejscu i przypisywanie ich do konkretnego pojazdu – ułatwia to późniejsze kontrole i minimalizuje ryzyko zakwestionowania kosztów przez fiskus.
Najczęściej zadawane pytania
Do kosztów firmy można zaliczyć m.in. wydatki na paliwo, naprawy, przeglądy techniczne, wymianę opon, części zamienne, ubezpieczenie czy raty leasingowe. W zależności od wybranej formy rozliczenia do kosztów trafia 20% poniesionych wydatków (przy użytkowaniu auta prywatnego także do celów osobistych) lub 100%, jeśli samochód służy wyłącznie działalności i został wpisany do ewidencji.
Przy rozliczaniu 20% kosztów eksploatacyjnych nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów PIT. Wystarczy gromadzić faktury i rachunki związane z użytkowaniem auta. Obowiązek kilometrówki pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100% kosztów VAT i wykazać, że samochód jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Pełne rozliczenie kosztów samochodu możliwe jest tylko wtedy, gdy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach firmowych. Wymaga to wpisania go do ewidencji środków trwałych i prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Dopiero wtedy przedsiębiorca może ująć w kosztach 100% wydatków na auto.
Każdy wydatek musi być potwierdzony dokumentem księgowym – fakturą lub paragonem imiennym. Bez faktury wystawionej na NIP firmy nie można np. rozliczyć paliwa jako kosztu uzyskania przychodu. Najlepiej przechowywać wszystkie faktury w jednym miejscu i przypisywać je do konkretnego pojazdu, a rozliczenia prowadzić np. w systemie księgowym, który automatycznie uwzględni je w KPiR lub przekazywać dokumenty księgowości.
Tak, ale zakres odliczenia zależy od sposobu użytkowania auta. Standardowo przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z samochodem prywatnym wykorzystywanym również prywatnie. Jeśli jednak auto służy wyłącznie działalności, a przedsiębiorca prowadzi kilometrówkę VAT, możliwe jest pełne odliczenie VAT (100%) od wszystkich wydatków eksploatacyjnych.