Zawieszenie działalności gospodarczej to rozwiązanie, z którego możesz skorzystać, jeśli chcesz zrobić przerwę w prowadzeniu firmy, ale nie chcesz jej likwidować. Dzięki temu możesz wstrzymać obowiązek opłacania składek ZUS i bieżących rozliczeń podatkowych, zachowując jednocześnie wpis w CEIDG i możliwość powrotu do biznesu w dowolnym momencie. W naszym poradniku wyjaśniamy wszystkie wątpliwości związane z tym tematem.
Na czym polega zawieszenie działalności gospodarczej?
„Chcę zawiesić działalność gospodarczą”. Taka myśl pojawia się w głowie wielu przedsiębiorców, którzy np. prowadzą sezonowy biznes, mierzą się z chwilową nieopłacalnością działalności, planują dłuższy wyjazd czy chcą poświęcić czas na sprawy osobiste. Czy to w ogóle jest możliwe? Jak najbardziej.
Czasowe zawieszenie działalności gospodarczej to formalna przerwa w prowadzeniu firmy, podczas której przedsiębiorca nie uzyskuje przychodów z działalności, ale jednocześnie nie ma obowiązku opłacania składek ZUS ani rozliczania podatków. Rozwiązanie to pozwala zachować wpis w CEIDG i daje możliwość powrotu do biznesu w dowolnym momencie bez konieczności ponownego zakładania firmy od zera.
Zawieszenie działalności mogą zgłosić przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników na podstawie umów o pracę. Aby tego dokonać, wystarczy złożyć odpowiednie dokumenty do zawieszenia działalności gospodarczej (opiszemy je w dalszej części poradnika).
W czasie zawieszenia firma formalnie istnieje, ale nie może prowadzić sprzedaży ani świadczyć usług.
Jak zawiesić działalność gospodarczą?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak zawiesić firmę i jakie formalności trzeba w związku z tym spełnić. Dobra wiadomość jest taka, że procedura jest prosta i w całości dostępna online – nie musisz udawać się do urzędu i stać w kolejkach. Jak to zrobić?
Wiesz już, jak zawiesić działalność gospodarczą przez internet – wystarczy dosłownie kilka minut). A jak zrobić to innymi drogami? Wniosek można złożyć osobiście w urzędzie gminy lub miasta, listownie (musi być wówczas opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza).albo przez pełnomocnika.
Nie wiesz, jak zawiesić działalność gospodarczą online i obawiasz się popełnienia błędu? Spokojnie: proces jest naprawdę prosty, a jeśli wniosek nie będzie poprawny, system teleinformatyczny CEIDG niezwłocznie cię o tym poinformuje.
Obowiązki wobec pracowników i ZUS podczas zawieszenia
Decydując się na przerwę, trzeba pamiętać, że zawieszenie działalności możliwe jest tylko wtedy, gdy firma nie zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Jeśli przedsiębiorca miał pracowników, konieczne jest wcześniejsze rozwiązanie umów zgodnie z przepisami prawa pracy i wyrejestrowanie zatrudnionych z ubezpieczeń w ZUS. Zawieszenie firmy w CEIDG powoduje, że ZUS automatycznie aktualizuje status przedsiębiorcy i wstrzymuje obowiązek opłacania składek.
W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie płaci składek ZUS ani zaliczek na podatek dochodowy, a także nie składa deklaracji VAT (z pewnymi wyjątkami, jak np. import usług czy sprzedaż środka trwałego). Jednocześnie można podejmować czynności konieczne do zachowania majątku firmy, np. spłacać zobowiązania sprzed daty zawieszenia, przyjmować płatności od kontrahentów czy zbywać środki trwałe.
Kiedy można zawiesić działalność gospodarczą?
W różnych momentach prowadzenia biznesu przedsiębiorca może zadać sobie pytanie o to, kiedy zawiesić działalność. Pojawia się ono wtedy, gdy firma przestaje generować oczekiwane przychody czy zmianom ulegajają zawodowe plany właściciela firmy (np. dostaje bardzo atrakcyjną ofertę pracy etatowej). Zawieszenie firmy może być podyktowane przyczynami osobistymi, jak np. konieczność opieki nad bliskimi. W takich przypadkach zawieszenie działalności pozwala wstrzymać koszty, bez konieczności definitywnego zamknięcia biznesu.
Ty też zastanawiasz się, „kiedy mogę zawiesić działalność gospodarczą”? Odpowiedź jest prosta: w dowolnym momencie, o ile nie zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę. Minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni, nie ma natomiast górnego limitu ani ograniczeń co do liczby zawieszeń – można to zrobić wielokrotnie, w zależności od potrzeb.
Kiedy nie można zawiesić działalności gospodarczej? Gdy w firmie zatrudnieni są pracownicy lub forma prowadzenia biznesu nie dopuszcza zawieszenia (np. spółki kapitałowe).
Czy podczas zawieszenia trzeba płacić ZUS i podatki?
Jedną z największych zalet zawieszenia działalności jest to, że przedsiębiorca nie ponosi w tym czasie bieżących kosztów związanych z ubezpieczeniami i podatkami. Oznacza to, że składki ZUS podczas zawieszenia działalności nie są naliczane, a przedsiębiorca nie musi ich opłacać aż do momentu wznowienia działalności.
Podobnie wygląda kwestia podatku dochodowego – w okresie zawieszenia nie ma obowiązku obliczania ani odprowadzania zaliczek. To duża ulga finansowa, szczególnie dla osób, które prowadzą działalność sezonową lub znalazły się w trudniejszej sytuacji i chcą ograniczyć koszty stałe.
Warto jednak pamiętać, że w kontekście składek ZUS data zawieszenia działalności ma ogromne znaczenie. Jeśli firma zostanie zawieszona np. w połowie miesiąca, przedsiębiorca i tak zapłaci składki proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym miesiącu.
Zawieszenie działalności w trakcie miesiąca a składki ZUS – przykład
Jeśli zawiesisz działalność 15 dnia miesiąca, składki musisz opłacić za okres od 1. do 15. dnia. Dopiero od momentu formalnego zgłoszenia przerwy następuje pełne zwolnienie – nie nalicza się wtedy ani składek ZUS po zawieszeniu działalności, ani zaliczek podatkowych.
Jak widzisz, data zawieszenia działalności na składki ZUS ma istotny wpływ – zaplanuj świadomie datę zgłoszenia, by maksymalnie skorzystać z finansowych korzyści tej formy przerwy.
Najczęstsze pytania o zawieszenie działalności
Nie. Warunkiem zawieszenia działalności jest brak pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z tej opcji, najpierw musi rozwiązać umowy z pracownikami i wyrejestrować ich z ubezpieczeń w ZUS. Zawieszenie jest jednak możliwe, gdy współpracujesz np. ze zleceniobiorcami lub osobami na umowie o dzieło.
Minimalny okres zawieszenia to 30 dni. Nie ma natomiast górnego limitu – działalność można zawiesić na czas nieokreślony albo dowolnie wskazany we wniosku okres. Jeśli wskażesz datę wznowienia, działalność automatycznie zostanie reaktywowana. Możesz też zawieszać firmę wielokrotnie, w zależności od potrzeb.
Choć firma nie może w tym czasie prowadzić sprzedaży ani świadczyć usług, przedsiębiorca może wykonywać czynności konieczne do zabezpieczenia źródła przychodów. Obejmuje to m.in. spłacanie wcześniejszych zobowiązań, przyjmowanie należności od kontrahentów, zbywanie środków trwałych czy uczestniczenie w postępowaniach sądowych i administracyjnych związanych z wcześniejszą działalnością.
Najwygodniej zrobić to online przez serwis Biznes.gov.pl, logując się profilem zaufanym, e-dowodem lub bankowością elektroniczną i składając wniosek CEIDG-1. Zmiana w rejestrze pojawia się zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego. Wniosek można też złożyć osobiście w urzędzie gminy lub miasta, listownie (z podpisem potwierdzonym notarialnie) albo przez pełnomocnika. Zgłoszenie zawieszenia działalności w CEIDG jest bezpłatne.