Wszystko o dokumentach i fakturach, aby rozpocząć sprzedaż

Ostatnia aktualizacja: 24 kwietnia 2024

Sprzedaż i rozliczenia w sklepie internetowym

Sprzedaż to dość złożony proces i zanim dojdziesz do faktycznego “sprzedawania” warto poukładać sobie wiedzę na temat dokumentów, jakie są potrzebne w całym handlowym cyklu. Dodatkowo czas ręcznego wypisywania faktur (nawet w programach typu Word czy Excel) dawno już minął i na starcie działalności warto wybrać sobie narzędzie do księgowania sprzedaży i kosztów, ponieważ znacząco usprawni on twoją pracę, dbając przy tym o porządek, zapewniając również poprawność i bezpieczeństwo dokumentacji.

WAŻNE! Dokumenty księgowe dotyczące prowadzenia firmy należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podstawowy cykl sprzedaży dla sklepów internetowych

Poniżej znajdziesz opis podstawowego cyklu sprzedaży dla sklepów internetowych (np. koszty zakupu towarów, dokumenty rozliczeniowe, .dostawa zamówionego towaru do magazynu, dokumenty przy dostawie, publikacja oferty sklepu internetowego, sprzedaż i dokumenty występujące przy sprzedaży.

Koszty zakupu towaru do sklepu

Skonfigurowany i gotowy do sprzedaży sklep to jeszcze nie wszystko. Żeby sprzedawać towar, musisz go najpierw kupić. Towar najczęściej bierzemy z hurtowni / od pośrednika lub bezpośrednio od producenta. Możemy też sami coś produkować – wtedy kupujemy materiały lub półprodukty, ale zawsze wiąże się to z jakimś kosztem, który trzeba udokumentować. Na etapie zakupów wybierasz towar, zamawiasz go, płacisz i czekasz na dostawę.

Z jakimi kosztami należy liczyć się podczas zakupu towarów do sklepu internetowego?
Rys 1. O jakich kosztach muszę pamiętać podczas zakupu towarów do sklepu internetowego?
Z jakimi kosztami należy liczyć się podczas zakupu towarów do sklepu internetowego?
Rys 1. O jakich kosztach muszę pamiętać podczas zakupu towarów do sklepu internetowego?

Dokumenty przy zakupach – PROFORMA i faktura VAT

Gdy już uzgodnisz z dostawcą zakres zamówienia, najczęściej otrzymujesz od niego tzw. fakturę proforma. Po jej opłaceniu sprzedawca wysyła towar, a ty otrzymujesz od niego fakturę VAT za zakupy, czyli fakturę kosztową. Gdy masz już ugruntowaną relację z dostawcą (często po dłuższej współpracy, albo jakiejś określonej sumarycznej wartości zamówień) dostawca może pominąć fakturę proforma i wysłać ci towar razem z fakturą VAT, którą musisz opłacić w jakimś umówionym terminie.

WAŻNE! Przy zakupach otrzymujesz od dostawcy fakturę VAT, którą należy zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu.

Dostawa zamówionego towaru (magazyn)

Zakupy masz już załatwione, przyjechała dostawa, masz swój towar, ale jeszcze zanim zaczniesz sprzedawać należy zadbać o kilka formalności. Najpierw trzeba towar przyjąć na magazyn. Nie ma tutaj znaczenia czy masz 500 metrów kwadratowych hali, czy tylko jeden regał przy biurku. Zwróć uwagę, że oba są magazynem. Nie liczy się czy przyjeżdża do ciebie TIR z kontenerem pełnym różnych dóbr, czy kurier przywozi tylko jedno tekturowe pudło, w którym jest 1000 małych drobiazgów – każda z tych dostaw musi być zaksięgowana w magazynie.

Dostawa zamówionego towaru do magazynu sklepu internetowego
Rys 2. O czym muszę pamiętać podczas dostawy zamówionego towaru do sklepu (magazyn)?
Dostawa zamówionego towaru do magazynu sklepu internetowego
Rys 2. O czym muszę pamiętać podczas dostawy zamówionego towaru do sklepu (magazyn)?

Dokumenty przy dostawie – Przyjęcie zewnętrzne (PZ)

Przyjechała dostawa – przyjmujesz ją do magazynu. Do zaksięgowania przyjęcia towaru służy dokument nazywany w skrócie PZ-ką, czyli Przyjęcie Zewnętrzne. Na tym etapie sprawdzasz poprawność zamówienia (czy cały opłacony towar, przyjechał do ciebie w odpowiednich ilościach i czy nie jest uszkodzony) następnie wprowadzasz do systemu PZ. Dzięki temu wiesz ile sztuk danego przedmiotu masz w magazynie, jaki jest koszt zakupu, kto był dostawcą i kiedy towar był zamawiany, dzięki temu łatwo obliczyć marżę i dochód.

WAŻNE! Zakupiony towar przyjmujesz do magazynu przy pomocy dokumentów: Przyjęcia zewnętrznego (PZ).

Wystawienie oferty w sklepie internetowym

Wiesz już co masz w magazynie – teraz możesz zająć się ekspozycją. Robisz zdjęcia, opisy, ustawiasz opcje płatności, opcje dostawy, itd. – wszystko elegancko prezentuje się w twoim shoperowym sklepie. Na tym etapie niczego nie trzeba dokumentować. Wystawiasz oferty i czekasz na zamówienia.

Realizacja zamówienia (sprzedaż internetowa)

Teraz ten najlepszy moment – klient złożył zamówienie. Realizujesz zamówienie, wystawiasz fakturę lub paragon, wysyłasz paczkę i czekasz na potwierdzenie, że dotarła do odbiorcy.

Dokumenty przy sprzedaży – WZ i faktura VAT

Żeby wysłać klientowi złożone przez niego zamówienie, musisz je najpierw fizycznie wyciągnąć z magazynu. Żeby mieć pełną kontrolę nad stanami magazynu wystawiasz dokument WZ, czyli Wydanie Zewnętrzne, na którym są wypunktowane wszystkie towary i ich ilość potrzebna do skompletowania zamówienia. Sprzedaż trzeba udokumentować Fakturą VAT. W sytuacji, kiedy zamówienie jest opłacone z góry (najczęstszy przypadek w sklepach internetowych), przeważnie od razu wystawia się fakturę sprzedażową, do której automatycznie generowana jest WZ-ka.

WAŻNE! Sprzedaż internetową dokumentujesz fakturą VAT, a porządek w magazynie zapewnia odpowiednie wystawianie dokumentów: Wydanie zewnętrzne (WZ).

Shoper Faktury i Magazyn – program ułatwiający sprzedaż internetową

Shoper Faktury i Magazyn to program do księgowania sprzedaży, który daje ci intuicyjne formularze z podpowiedziami systemowymi, które pobiorą aktualne kursy walut, dane z GUS i wszystko za ciebie policzą.

Co zyskasz dzięki Shoper Faktury i Magazyn?

Aplikacja Shoper Faktury i Magazyn pozwoli ci w łatwy sposób wystawiać konieczne dokumenty, które zawsze będą poprawne formalnie, a dane przechowa na zabezpieczonych serwerach, więc nigdy nie zgubisz zapisanych dokumentów.

Bezpieczeństwo przechowywania danych

Pamiętaj, że wystawione dokumenty dotyczące prowadzenia firmy musisz przechowywać przez minimum 5 lat. Dane w Shoper FiM zapisane są na zabezpieczonych serwerach, więc nawet w przypadku awarii komputera w firmie (uszkodzenia dysku, zalania, spalenia, itp.) twoje dane są zawsze chronione i zawsze dostępne. 

Oszczędność czasu

Wystawiając fakturę ręcznie możesz jednym kliknięciem pobrać dane kontrahenta z bazy GUS, program podpowie produkty z listy, policzy wszystko za ciebie, a po zapisaniu faktury wysyłasz ją do kontrahenta jednym kliknięciem. Prostą fakturę wystawisz od zera nawet w 20-30 sekund. 

Ponadto do faktury VAT program automatycznie wystawi powiązaną WZ i zmieni stany magazynowe, a do zapisanej faktury kosztowej automatycznie wygeneruje powiązaną PZ i doda produkty do magazynu. 

Jeśli wystawiasz faktury walutowe, to program automatycznie pobiera aktualne kursy walut z NBP.

Poprawna dokumentacja

Shoper Faktury i Magazyn sprawdzi czy dane kontrahenta są poprawne, automatycznie przeliczy ceny netto na brutto uwzględniając wybraną przez ciebie stawkę podatku VAT i ilość towaru, a dodatkowo wystawiane dokumenty będą zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami. 

Porządek w dokumentacji

Program będzie sam pilnował chronologii numeracji faktur i powiąże ze sobą odpowiedni dokumenty (np. Faktura VAT z WZ albo PZ z fakturą kosztową). Ponadto, gdy wszystkie dokumenty są w jednym programie bez trudu znajdziesz nawet te wystawione kilka lat wcześniej. 

Finansowanie dla ciebie i twoich klientów (faktoring i raty)

Gdy wystawiasz fakturę, twój kontrahent ma jakiś konkretny czas na jej opłacenie, często jest to np. 30 dni. Faktoring przychodzi z pomocą jeśli szybko potrzebujesz gotówki i nie możesz lub nie chcesz czekać na przelew od klienta. W takiej sytuacji my od razu przelewamy na twoje konto rozliczenie za fakturę, pomniejszone o niewielką opłatę, a twój kontrahent spłaca nam fakturę w określonym na niej terminie.

Gdy chcesz dać swojemu kontrahentowi możliwość odroczenia płatności na fakturze możesz umieścić link do płatności ratalnej. Bardzo prosto i bez skomplikowanych formalności. Wtedy również dostajesz całą sumę od razu na konto, a twój klient spłaca nam należność w dogodnych dla siebie ratach.

Prosta integracja ze sklepem Shoper

Integracja pozwala na zautomatyzowanie procesów wystawiania dokumentów sprzedażowych i magazynowych. W momencie gdy zamówienie w sklepie osiągnie ustalony status, faktura sama się wystawia i wysyła e-mailem do klienta. Do faktury wystawi się WZ-ka, która zmieni stan magazynowy w systemie i przekaże go do sklepu.

Shoper Faktury i Magazyn – ułatwia start sprzedaży w Internecie

Shoper Faktury i Magazyn, to świetne narzędzie na początek. Dopóki twój obrót na rzecz osób prywatnych nie przekroczy 20 000 zł nie masz obowiązku posiadania kasy fiskalnej, ale konieczne jest oczywiście dokumentowanie sprzedaży. Po przekroczeniu limitu 20 000 zł osobom prywatnym wystawiasz paragony, ale firmom wystawiasz tylko faktury i w ogóle nie interesuje Cię kasa fiskalna.

Przykładowy ekran aplikacji Shoper Faktury i Magazyn ułatwiającej sprzedaż internetową
Rys 3. Przykład ekranu aplikacji Shoper Faktury i Magazyn ułatwiającej prowadzenie sklepu internetowego.
Przykładowy ekran aplikacji Shoper Faktury i Magazyn ułatwiającej sprzedaż internetową
Rys 3. Przykład ekranu aplikacji Shoper Faktury i Magazyn ułatwiającej prowadzenie sklepu internetowego.

Podstawowe wymogi prawne dla sprzedawców internetowych

Bez względu na to jakiego programu użyjesz na pewno pomoże ci on nie tylko w bieżących rozliczeniach, ale też w długoterminowym utrzymaniu porządku w księgowanej sprzedaży. Warto też zaznajomić się z podstawowymi wymogami dotyczącymi jej rejestrowania, o których mowa była w tym artykule, żeby w przyszłości uniknąć przykrych niespodzianek.

Warto zapamiętać!
W powyższym poradniku zostało wyjaśnione:
  • jaki jest podstawowy cykl sprzedaży?
  • jakie dokumenty są niezbędne do poprawnego księgowania na wszystkich etapach cyklu sprzedaży?
  • jakie korzyści przyniesie ci korzystanie z Shoper Faktury i Magazyn?
Udostępnij artykuł:

Przetestuj sklep internetowy
przez 14 dni za darmo

Korzystaj ze wszystkich funkcji oprogramowania za darmo i bez zobowiązań.

Testuj wszystkie funkcje przez 14 dni bez zobowiązań. Zakładając sklep poprzez podanie
adresu e-mail akceptujesz nasz Regulamin i Politykę Prywatności