VAT w e-commerce to temat, z którym musi zmierzyć się każdy początkujący sprzedawca internetowy. Choć nie zawsze obowiązkowy od pierwszego dnia działalności, prędzej czy później może stać się ważnym elementem rozliczeń. Warto wiedzieć, kiedy trzeba płacić VAT, a w jakich sytuacjach można skorzystać ze zwolnienia – np. dzięki limitowi sprzedaży czy przy określonym profilu działalności. W tym poradniku wyjaśniamy najważniejsze zasady,
Pakiet VAT dla e-commerce
Podatek VAT w sklepie internetowym to podatek doliczany do ceny towarów i usług, który przedsiębiorca musi odprowadzić do urzędu skarbowego.
W przypadku VAT w sprzedaży internetowej ważne jest to, że dotyczy on nie tylko sprzedaży krajowej, ale także transakcji do klientów w UE, a czasem importu. Przedsiębiorca może być VAT-owcem czynnym (nalicza VAT, składa deklaracje, może odliczać VAT naliczony) lub korzystać ze zwolnienia z VAT, jeżeli jego wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczy ustawowego limitu – obecnie 200 000 zł rocznie
Od 1 lipca 2021 r. funkcjonuje tzw. pakiet VAT dla e-commerce, który uprościł regulacje związane z VAT dla sprzedaży wysyłkowej i handlem transgranicznym w UE. W ramach tych zmian wprowadzono m.in.:
- procedurę One Stop Shop (OSS) dla transakcji B2C – dzięki niej sprzedawca rozlicza VAT z różnych krajów UE jednym zgłoszeniem, zamiast rejestrować się w każdym kraju osobno;
- definicję WSTO (Wewnątrzwspólnotowa Sprzedaż Towarów na Odległość) – czyli sprzedaży towarów przez internet do konsumentów w innych krajach UE;
- jasność co do momentu powstania obowiązku podatkowego w sprzedaży wysyłkowej – np. że zaliczka (częściowa płatność) przed wysyłką może powodować wcześniejsze powstanie obowiązku VAT;
VAT w e-commerce – co to oznacza dla przedsiębiorcy? W praktyce – konieczność wyboru między statusem podatnika VAT czynnego a korzystaniem ze zwolnienia, a także uwzględnienie zasad wprowadzonych przez Pakiet VAT e-commerce z 2021 roku.
Jak zostać podatnikiem VAT i poprawnie wypełnić VAT-R?
Kiedy przedsiębiorca w e-commerce musi płacić VAT?
Obowiązek VAT w e-commerce pojawia się w kilku sytuacjach, które warto znać już na starcie prowadzenia sklepu internetowego. Najczęściej decydują o nim wysokość osiąganych przychodów oraz rodzaj sprzedawanych towarów i usług.
- Kiedy trzeba płacić VAT w sklepie internetowym? Po pierwsze wtedy, gdy roczne obroty przekroczą limit zwolnienia podmiotowego – obecnie 200 000 zł. Jeśli tak się stanie, przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować się jako podatnik VAT czynny i odprowadzać podatek od każdej transakcji.
- Po drugie VAT przy sprzedaży towarów online jest obowiązkowy wówczas, gdy przedsiębiorca oferuje produkty lub usługi objęte obligatoryjnym VAT, np. wyroby akcyzowe, sprzęt elektroniczny, metale szlachetne, a także usługi prawnicze czy doradcze – niezależnie od wysokości osiąganych obrotów.
- Trzecią kwestią są transakcje zagraniczne. VAT przy sprzedaży wysyłkowej do innych krajów UE podlega szczególnym zasadom – po przekroczeniu limitu 10 000 euro (w przeliczeniu na złotówki 42 000 zł) rocznie sprzedawca musi rozliczać podatek w systemie OSS (One Stop Shop).
Warto zapamiętać:
– Przy eksporcie usług do kraju poza Unią Europejską usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce – miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy, nabywca zapłaci VAT w swoim kraju.
– Przy świadczeniu usług na rzecz kontrahenta z UE usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce – miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy, a nabywca zapłaci VAT w swoim kraju.
Zwolnienie podmiotowe z VAT – kto może skorzystać?
W polskich przepisach funkcjonuje tzw. zwolnienie podmiotowe VAT w e-commerce i innych branżach. Daje ono przedsiębiorcom możliwość prowadzenia działalności bez konieczności rozliczania podatku VAT. Najważniejszym warunkiem jest nieprzekroczenie rocznego limitu sprzedaży w wysokości 200 000 zł. Jeśli firma prowadząca sklep internetowy osiąga niższe przychody, może działać w oparciu o to zwolnienie.
Zwłaszcza na początku działalności zwolnienie z VAT w sklepie internetowym oznacza mniejsze obciążenia administracyjne – brak obowiązku składania comiesięcznych deklaracji VAT i prostszą księgowość. Warto jednak pamiętać, że pewne rodzaje działalności wyłączone są ze zwolnienia, np. sprzedaż wyrobów akcyzowych, metali szlachetnych, usług doradczych czy prawniczych.
Kto może korzystać ze zwolnienia VAT? Najczęściej są to mali sprzedawcy, np. właściciele e-sklepu z rękodziełem, lokalnej drogerii internetowej czy butiku online, którzy sprzedają towary bez konieczności rejestrowania się jako podatnik VAT czynny. Takie rozwiązanie może być korzystne w fazie testowania biznesu, ponieważ pozwala ograniczyć koszty i formalności.
Warto przeanalizować swoją strategię – korzystanie ze zwolnienia podmiotowego VAT w e-commerce sprawia, że przedsiębiorca nie może odliczać VAT od zakupów (np. towarów od hurtowników). Dla rozwijającego się sklepu internetowego może to być barierą, dlatego wiele firm po przekroczeniu pewnego poziomu obrotów decyduje się na rejestrację do VAT dobrowolnie, nawet zanim osiągnie limit 200 000 zł.
Jakie podatki płaci przedsiębiorca? Sprawdź nasz praktyczny przewodnik
Zwolnienie przedmiotowe z VAT – jakie branże są wyłączone?
Nie każdy przedsiębiorca może korzystać z uproszczeń podatkowych. Zwolnienie przedmiotowe z VAT nie przysługuje w przypadku sprzedaży określonych towarów i usług, które ustawodawca uznał za szczególnie wrażliwe lub wysoko opodatkowane. Oznacza to, że nawet przy obrotach poniżej 200 000 zł rocznie sprzedawca musi zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
Kto nie może korzystać ze zwolnienia z VAT? Przedsiębiorcy zajmujący się handlem określonymi produktami i rodzajami usług.
Oto przykład produktów i branż bez zwolnienia VAT:
- napoje alkoholowe i wyroby tytoniowe,
- paliwa i energia elektryczna,
- sprzedaż nowych środków transportu,
- sprzedaż towarów objętych akcyzą,
- wyroby jubilerskie i metale szlachetne,
- urządzenia elektroniczne i części komputerowe (np. smartfony, tablety, konsole),
- usługi prawnicze i doradcze,
- usługi ściągania długów i factoringu.
Co to oznacza w praktyce? Że np. sklep internetowy oferujący alkohol, elektronikę czy biżuterię nie może korzystać ze zwolnienia z VAT dla sprzedaży internetowej – nawet jeśli jego przychody są niewielkie. Takie ograniczenie ma chronić rynek przed nadużyciami i zapewnić uczciwą konkurencję w sektorach o wysokiej marży i dużym ryzyku nieprawidłowości.
Planujesz prowadzić e-sklep? A może zastanawiasz się nad poszerzeniem asortymentu? Warto sprawdzić listę towarów wyłączonych ze zwolnienia VAT, by uniknąć problemów z fiskusem. Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku i karami skarbowymi!
Dobrowolna rejestracja do VAT – kiedy się opłaca?
Choć wielu początkujących przedsiębiorców wybiera zwolnienie podmiotowe, są sytuacje, w których dobrowolna rejestracja do VAT może być korzystniejszym rozwiązaniem.
Najistotniejszą korzyścią jest możliwość odliczania w e-commerce VAT-u od zakupów – dzięki temu realnie obniżasz koszty prowadzenia działalności. W praktyce oznacza to tyle, że kupując towary, usługi czy oprogramowanie (często z wysokim podatkiem VAT), możesz odzyskać ten podatek przy rozliczeniu!
Kiedy warto być VAT-owcem?
- VAT warto płacić wówczas, gdy zajmujesz się sprzedażą B2B, czyli jeśli Twoimi klientami są głównie inne firmy, które często wolą współpracować z podatnikami VAT, bo same odliczają podatek.
- Kiedy lepiej płacić VAT? Gdy inwestujesz w rozwój, czyli np. często kupujesz sprzęt elektroniczny, maszyny, kosztowne oprogramowanie do e-commerce itd. Odliczenie VAT w takiej sytuacji oznacza duże oszczędności!
- Prowadzisz sklep internetowy z elektroniką, odzieżą czy kosmetykami, które kupujesz hurtowo? Przemyśl zarejestrowanie się jako VAT-owiec – może to pomóc zoptymalizować Twój firmowy budżet.
- Zajmujesz się eksportem i sprzedażą zagraniczną na dużą skalę? Handel w ramach UE wymaga od Ciebie zarejestrowania się do VAT-UE.
Jakie są korzyści z VAT w sklepie internetowym korzyści? Przedsiębiorca zyskuje na wiarygodności i może zoptymalizować koszty. To rozwiązanie warto wziąć pod uwagę, jeśli planujesz szybki rozwój lub współpracę z większymi kontrahentami.
Warto wiedzieć, że firmy korzystają z tzw. Białej Listy VAT. To oficjalny rejestr podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Dzięki niemu wiadomo, czy kontrahent działa legalnie. Ty też możesz z niej korzystać!
Najczęściej zadawane pytania na temat VAT-u w e-commerce
Sklep internetowy musi zarejestrować się jako podatnik VAT czynny przede wszystkim wtedy, gdy roczne obroty przekroczą 200 000 zł. Obowiązek ten powstaje również w sytuacji sprzedaży towarów i usług objętych obligatoryjnym VAT (np. alkohol, elektronika, usługi prawnicze czy doradcze), a także przy transakcjach zagranicznych, gdy limit sprzedaży do konsumentów z UE przekroczy 10 000 euro (ok. 42 000 zł) rocznie – wtedy sprzedawca rozlicza VAT w systemie OSS.
Zwolnienie z VAT nie obejmuje sprzedaży tzw. towarów i usług wrażliwych, niezależnie od wysokości obrotu. Do tej grupy należą m.in. napoje alkoholowe i wyroby tytoniowe, wyroby jubilerskie i metale szlachetne, urządzenia elektroniczne i części komputerowe (np. smartfony, konsole), usługi prawnicze, doradcze oraz factoring.
Tak – w wielu sytuacjach dobrowolna rejestracja do VAT jest korzystna. Przede wszystkim pozwala na odliczanie VAT od zakupów (np. towarów od hurtowników, oprogramowania, sprzętu elektronicznego), a to pozwala obniżyć koszty działalności. Opłaca się to zwłaszcza w przypadku sprzedaży B2B, inwestycji w rozwój sklepu internetowego, zakupów hurtowych czy planowania ekspansji zagranicznej. Bycie VAT-owcem zwiększa też wiarygodność firmy w oczach kontrahentów.
W 2025 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT pozostaje bez zmian i wynosi 200 000 zł przychodów rocznie. Do momentu jego przekroczenia przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia i prowadzić prostsze rozliczenia bez konieczności składania deklaracji VAT.