KSeF (Krajowy System e-Faktur) to nowoczesna platforma do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, która ma ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie dokumentacji i skrócić czas rozliczeń. Chcesz dowiedzieć się, jak działa Krajowy System e-Faktur, kto musi z niego korzystać i jakie daje korzyści dla e-commerce? Sprawdź nasz poradnik.
KSeF – co to jest i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, pozwalająca przedsiębiorcom na wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej.
Faktury tworzone w KSeF są innym rodzajem dokumentu księgowego niż znane nam dotychczas faktury elektroniczne. Mają one określoną strukturę danych i postać plik XML zgodnego ze wzorem e-faktury ustrukturyzowanej, czyli tzw. schemą FA(3). Mogą być automatycznie odczytywane i przetwarzane przez systemy księgowe oraz organ podatkowy. W odróżnieniu od tradycyjnej faktury papierowej lub PDF e-faktura w KSeF jest w pełni zintegrowana z systemem państwowym, a to zapewnia jej autentyczność i zgodność z przepisami.
Dla firm z sektora e-commerce oznacza to m.in.:
- szybsze i bezpieczniejsze rozliczenia,
- mniejsze ryzyko błędów w VAT
- możliwość łatwej automatyzacji procesu fakturowania nawet przy dużej liczbie transakcji online.
Dzięki KSeF przedsiębiorca nie musi już wysyłać faktur tradycyjną pocztą ani pilnować, czy klient faktycznie ją otrzymał – wszystko odbywa się cyfrowo i w czasie rzeczywistym. W przypadku sklepów internetowych i platform sprzedażowych to oznacza jedno: cenną pomoc w codziennym generowaniu dziesiątków, a nawet tysięcy faktur.
W sierpniu 2025 roku prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że korzystanie z tego systemu stanie się obowiązkowe, a przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania i wdrożenia, by nie zostać zaskoczeni zmianami.
Sprawdź więcej informacji:
Co to jest paragon elektroniczny i jak działa w sklepie internetowym?
Co trzeba wiedzieć o fakturach, by rozpocząć sprzedać online?
KSeF – od kiedy obowiązkowy i dla kogo?
Od kiedy Krajowy System e-Faktur obowiązuje w Polsce? Od 1 stycznia 2022 roku system ten działa w trybie dobrowolnym.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF odbywa się etapami, a termin obowiązkowego dołączenia firmy do systemu zależy od wielkości sprzedaży.
- Przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 przekroczyła 200 mln zł, będą musiały wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF już od 1 lutego 2026. Tego samego dnia wszystkie firmy w Polsce – niezależnie od wielkości – będą zobowiązane do odbierania faktur w systemie KSeF.
- Od kiedy faktury KSeF dla mniejszych przedsiębiorstw? W ich przypadku przewidziano więcej czasu. Obowiązek wystawiania faktur w tym systemie obejmie je od 1 kwietnia 2026. Mikrofirmy mogą skorzystać z okresu przejściowego – między kwietniem a grudniem 2026 nie będą musiały wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Kogo dotyczy KSeF? Obejmuje wszystkich czynnych podatników VAT, którzy prowadzą działalność gospodarczą i wystawiają faktury, w tym przedsiębiorstwa działające w e-commerce. System pozwala nie tylko na wystawianie i przesyłanie faktur do kontrahentów, ale także na ich przechowywanie w formie cyfrowej. Dzięki temu firmy zyskują przejrzystość rozliczeń i łatwy dostęp do dokumentów w razie kontroli podatkowej.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmie podatników zwolnionych z VAT podmiotowo i przedmiotowo, podatników korzystających z procedur szczególnych (np. OSS, IOSS) oraz niektórych grup rolników ryczałtowych. Jednocześnie dla podatników zwolnionych z VAT ma zostać wprowadzona możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.
Jak przystąpić do KSeF?
Jak wygląda proces dołączenia do KSeF? Jak przebiega logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur? Poniżej odpowiadamy na te pytania.
- Na początku należy przejść przez rejestrację w KSeF, czyli założyć konto na platformie Ministerstwa Finansów oraz nadać odpowiednie uprawnienia użytkownikom.
- Logowanie do KSeF odbywa się przy użyciu danych autoryzacyjnych i certyfikatów kwalifikowanych.
- Po zalogowaniu możliwe jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych i odbieranie dokumentów od kontrahentów.
O tym, jak korzystać z KSeF w praktyce, przedsiębiorcy będą mogli przekonać się już niebawem. 30 września ma wystartować środowisko testowe API KSeF 2.0, w którym będzie można sprawdzać poprawność przesyłanych faktur czy integracje z systemami księgowymi. W listopadzie 2025 pojawi się z kolei wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF na przeglądarki internetowe.
Korzyści z KSeF dla przedsiębiorców
Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą szereg praktycznych korzyści dla firm, szczególnie tych działających w e-commerce.
- Jedną z głównych zalet KSeF jest brak konieczności archiwizacji papierowej – wszystkie faktury przechowywane są w centralnym systemie Ministerstwa Finansów, co ułatwia dostęp do dokumentów i ogranicza koszty biurowe.
- Kolejną istotną korzyścią z KSeF jest przyspieszenie procesów księgowych – faktury ustrukturyzowane trafiają od razu do systemu księgowego. Umożliwia to szybsze księgowanie i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
W przypadku sklepów internetowych oraz firm korzystających z integracji z systemami ERP czy platformami e-commerce zalety KSeF są szczególnie istotne: automatyzacja fakturowania oszczędza czas, zwiększa bezpieczeństwo transakcji i ułatwia kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Centralny system pozwala w łatwiejszy sposób generować raporty podatkowe i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.
KSeF a e-commerce – co muszą wiedzieć właściciele sklepów internetowych?
Dla właścicieli sklepów internetowych KSeF oznacza konieczność dostosowania systemów sprzedaży do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.
Kluczowym krokiem w przypadku mniejszych przedsiębiorców jest integracja KSeF ze sklepem internetowym. Dobra wiadomość? Dzięki gotowym modułom proces automatycznej wysyłki faktur do KSeF może być niemal bezobsługowy!
W przypadku większych przedsiębiorstw, korzystających z rozbudowanych systemów klasy ERP, takich jak SAP czy Oracle, wdrożenie KSeF może być znacznie bardziej złożone. Wymaga mapowania danych z istniejącego systemu do schemy e-faktury, przygotowania integracji z API KSeF, przeszkolenia zespołów oraz przeprowadzenia testów funkcjonalnych.
Według ustawy za nieprawidłowości we wdrażaniu nowych regulacji do końca 2026 nie będą stosowane żadne kary. Ministerstwo Finansów zakłada, że firmy przez kilka miesięcy będą uczyć się właściwego e-fakturowania i obsługi systemu KSeF. Kary mają być stosowane dopiero od stycznia 2027.
Sprzedaż internetowa a KSeF. Co jeszcze warto wiedzieć?
- W KSeF będzie można skorzystać z trybu offline24, czyli wystawienia faktury bez połączenia z internetem i wprowadzenia jej do KSeF następnego dnia (np. w sytuacji awarii sieci). Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej. Jak skorzystać z tej opcji? Niezbędne jest posiadanie specjalnego certyfikatu i jego instalacja w programie do fakturowania. Certyfikaty będą dostępne na portalu KSeF od listopada 2025.
- Na fakturze będą mogły znaleźć się tylko informacje przewidziane ustawą o VAT (art. 106e) i zgodne ze wspomnianą schemą FA(3). Nie powinno być na niej umieszczane np. logo firmy.
- Raz wystawionej w systemie faktury nie będzie można będzie anulować ani cofnąć. Aby poprawić błąd, trzeba będzie zastosować fakturę korygującą. O tym należy pamiętać, wrdrażając KSeF w e-commerce.
Najczęściej zadawane pytania o KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. W odróżnieniu od tradycyjnej e-faktury, która może być przesyłana mailowo i przechowywana lokalnie przez firmę, faktury w KSeF są standaryzowane, przechowywane centralnie i od razu zatwierdzane przez system.
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami. Duże przedsiębiorstwa (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł rocznie w 2024) muszą wystawiać faktury przez KSeF od 1 lutego 2026. Od tego dnia wszystkie firmy w Polsce, niezależnie od wielkości, muszą móc odbierać faktury przez system. Pozostałe przedsiębiorstwa będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026, z przewidzianym okresem przejściowym dla mikrofirm.
Rejestracja w KSeF odbywa się przez stronę Ministerstwa Finansów. Należy założyć konto, nadać uprawnienia użytkownikom, a następnie zalogować się do systemu lub skorzystać z dedykowanej aplikacji. Po rejestracji firma może korzystać z modułu do wysyłania faktur i odbierania e-faktur zgodnie z wymaganiami KSeF.
KSeF przynosi wiele praktycznych zalet: eliminuje konieczność archiwizacji papierowej, przyspiesza księgowanie faktur, zmniejsza ryzyko błędów, ułatwia integrację z systemami księgowymi i sprzedażowymi. Dla sklepów internetowych oznacza automatyzację fakturowania, szybszy przepływ dokumentów i większą zgodność z przepisami podatkowymi.