Paragon elektroniczny to nowoczesna forma tradycyjnego dowodu zakupu, która w e-commerce staje się standardem. Ułatwia życie zarówno sprzedawcom, jak i klientom. W tym poradniku wyjaśnimy, jak działa e-paragon w sklepie internetowym, kiedy musisz go stosować, jakie daje korzyści i jak łatwo możesz wdrożyć go w swoim sklepie na Shoperze.
Co to jest paragon elektroniczny (e-paragon)?
Czym jest e-paragon? To cyfrowa wersja tradycyjnego paragonu fiskalnego, którą klient otrzymuje drogą elektroniczną – najczęściej na adres e-mail lub w dedykowanej aplikacji. Taki dokument ma taką samą moc prawną jak papierowy paragon i w pełni spełnia wymogi przepisów o kasach fiskalnych oraz dokumentowaniu sprzedaży.
W ostatnim czasie nastąpił wyraźny wzrost zainteresowania tym, czym jest paragon elektroniczny. Nie powinno to dziwić – to rozwiązanie coraz popularniejsze nie tylko w sklepach internetowych, ale i w punktach stacjonarnych. Nawet na stronie Ministerstwa Finansów możemy przeczytać: „Papierowe paragony można w obecnych czasach uznać za przeżytek”.
E-paragony ułatwiają prowadzenie dokumentacji, są bardziej ekologiczne i jednocześnie trwalsze niż drukowane na papierze potwierdzenia. To wygoda dla obu stron!
Dzięki elektronicznemu paragonowi zarówno przedsiębiorca, jak i klient mogą łatwo przechowywać i odnajdywać dowód zakupu w formie cyfrowej. Jeśli interesuje Cię takie rozwiązanie, sprawdź nie tylko, co to jest e-paragon, ale też czym się różni od faktury. Te informacje znajdziesz w dalszej części poradnika.
Czy e-paragon jest obowiązkowy dla sklepów internetowych?
Czy istnieje konieczność wystawiania w sklepie internetowym paragonu elektronicznego? Obowiązek taki w 2025 roku nie istnieje. W świetle obecnych przepisów o e-paragonach nie są one obligatoryjne – możesz je wystawiać tylko za zgodą klienta, jeśli wybierze formę elektroniczną zamiast papierowej. Paragon elektroniczny jest w e‑commerce (oraz w sklepach stacjonarnych z kasą fiskalną online) uznawany na równi z tradycyjnym dokumentem.
Fiskalizacja sprzedaży internetowej w formie elektronicznej jest w rzeczywistości coraz chętniej wybierana także przez klientów. Chcesz ułatwić obsługę e-paragonów w e-commerce w swoim sklepie? Shoper oferuje sprawne połączenie z systemami kasowymi za pośrednictwem systemu Apilo. Integracja z nim pozwala w pełni wdrożyć funkcję e‑paragonu w sklepie online bez konieczności ręcznej obsługi czy drukowania.
Poznaj więcej szczegółów na temat oferowanych przez nas systemów ERP!
Jak działa e-paragon w sklepie internetowym?
E-paragon to prosty, nowoczesny sposób dokumentowania sprzedaży w e-commerce, który automatyzuje cały proces fiskalizacji. Dzięki niemu możesz w kilku krokach obsłużyć transakcję. Co warto wiedzieć na temat tego, jak działa e-paragon?
Integracja z kasą fiskalną online
Możliwość wystawiania e-paragonu w sklepie internetowym zaczyna się w samym systemie sprzedaży, np. w sklepie na Shoperze, który przekazuje dane o zamówieniu do kasy fiskalnej online. Integracja z kasą pozwala automatycznie wystawiać zgodne z prawem paragony fiskalne bez konieczności dodatkowego wprowadzania danych.
Wysyłka e-paragonu do klienta
Po wystawieniu przez Shoper e-paragon trafia do klienta w wiadomości e-mail. Klient ma dzięki temu natychmiastowy, wygodny dostęp do dokumentu, a sklep może ograniczyć koszty papieru.
Przechowywanie e-paragonów
Jak działa paragon elektroniczny, jeśli chodzi o archiwizację? System przechowuje wszystkie e-paragony, więc w każdej chwili możesz pobrać ich kopie na potrzeby księgowości czy ewentualnej kontroli. To rozwiązanie wygodne i bezpieczne — zgodne z przepisami o przechowywaniu dokumentów fiskalnych.
Jakie są korzyści z wdrożenia e-paragonu?
Wdrożenie e-paragonu w sklepie internetowym przynosi szereg wymiernych korzyści zarówno dla sprzedawcy, jak i dla klienta.
- Dla właściciela sklepu zaletami e-paragonów są przede wszystkim: automatyzacja procesów sprzedażowych, zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji i pełna zgodność z obowiązującymi przepisami.
- Jakie korzyści z elektronicznego paragonu ma klient? Zyskuje łatwiejszy sposób przechowywania dowodu zakupu i szybszy dostęp do paragonu (np. w skrzynce e-mail). Oznacza to koniec obaw o zgubienie czy zniszczenie papierowego druku.
Dla obu stron istotną zaletą e-paragonu (nie bez przyczyny nazywanego eko paragonem) jest coraz ważniejszy (zarówno dla konsumentów, jak i dla biznesu) ekologiczny aspekt. Mniej wydrukowanych paragonów to mniej odpadów – automatyzacja e-commerce wspiera zrównoważony rozwój i pozytywny wizerunek Twojej marki!
E-paragon a faktura – czym się różnią?
Zarówno e-paragon, jak i faktura, są dokumentami potwierdzającymi zakup. Pełnią jednak różne funkcje i mają inne zastosowania. Co należy wiedzieć na tentemat?
E-paragon i faktura – różnice
- E-paragon to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego paragonu fiskalnego, który wystawia się przede wszystkim konsumentom (osobom prywatnym) – jest potwierdzeniem transakcji na potrzeby podatkowe, ale nie umożliwia np. odliczenia VAT.
- Faktura jest dokumentem wymaganym przez firmy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą – pozwala uwzględnić zakup w kosztach.
Klient co do zasady otrzymuje paragon papierowy lub elektroniczny, chyba że w trakcie zakupów poda NIP i poprosi o fakturę – wówczas sklep ma obowiązek wystawić fakturę VAT. Zatem odpowiedź na pytanie o to, czy e-paragon zastępuje fakturę, jest jedna: nie. Oba dokumenty pełnią różne role i obowiązują równolegle.
Faktura czy e-paragon? Jeśli klient poda NIP w trakcie zakupów, powinien otrzymać fakturę – w pozostałych przypadkach wystarczy e-paragon jako dowód zakupu.
Sprawdź, co jeszcze należy wiedzieć na temat kasy fiskalnej w sklepie internetowym
Najczęstsze pytania o e-paragon
E-paragon jest pełnoprawnym dokumentem fiskalnym i w świetle prawa ma taką samą moc jak paragon papierowy.
E-paragon działa identycznie jak paragon papierowy i w zupełności wystarczy, by złożyć reklamację czy zwrot.
Dane klientów są chronione zgodnie z RODO, a systemy generujące e-paragony muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa i przechowywania danych osobowych.