Sklep internetowy, faktury, magazyn, automatyzacja… Co najlepiej i dla kogo?

Automatyzacja to wcale nie zabawa wyłącznie dla dużych i bogatych. Pytanie tylko: do czego naprawdę jest Ci ona potrzebna?

Na których zadaniach związanych z prowadzeniem sklepu w internecie chcesz się skupić, a które oddelegować i dlaczego? Jakie czynności zabierają Ci najwięcej czasu? Które z używanych w Twojej firmie systemów lub aplikacji sprawdzają się najlepiej?

Zanim właściciel e-biznesu zacznie myśleć o automatyzacji, powinien sobie wcześniej odpowiedzieć na właśnie te trzy pytania. Odpowiedź na nie pozwoli bowiem zweryfikować pomysły i zaplanować konkretne działania.

Moc automatyzacji w e-commerce

Jak słusznie bowiem zauważa Artur Halik, odpowiedzialny na platformie sklepów internetowych Shoper za usługę Premium dla najbardziej rozbudowanych i wymagających e-biznesów: „Samo wdrożenie procesów automatyzacji między platformą sprzedażową a np. systemem księgowo-magazynowym pozwala zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na rozwój biznesu. Trzeba jednak uważać, żeby nie przesadzić i nie stworzyć czegoś nadmiarowego”.

Dlatego każdorazowe włączenie w sklepie internetowym jakiejś dodatkowej integracji powinno mieć konkretny cel. Przykładem niech będzie popularne połączenie sklepu stacjonarnego, platformy Shoper i systemu magazynowo-księgowego Subiekt GT, co pozwala między nimi na korektę stanów magazynowych w stanie rzeczywistym, na podstawie liczby zamówień. Po realizacji zamówienia w sklepie można także automatycznie wystawiać dokumenty księgowe.

Ale zanim sklep zdecyduje się na podobną integracje, jego właściciel musi być pewny, co do jej zasadności.

Mały czy duży sklep? Automatyzacja dostosowana do potrzeb

Jeżeli sklep jest mały, a miesięczna liczba zamówień nie przekracza kilkunastu sztuk, można spokojnie dane przepisywać ręcznie z jednego systemu do drugiego. Ale gdy jest ich już kilkadziesiąt lub kilkaset, wtedy warto sprawdzić, jak działają integracje, które pomogą te procesy zautomatyzować i pozwolą skupić się na rozwoju biznesu, a nie jedynie na utrzymywaniu ciągłości jego działania.

Sprzedający na platformie sklep ga-gatki.pl szukał na przykład integracji, która pozwalałby na automatyczne wystawianie faktur po opłaceniu zamówienia. Po rozmowie i analizie potrzeb właścicieli uznaliśmy, że najkorzystniejszym i spełniającym ich oczekiwania będzie aplikacja Shoper Faktury i Magazyn, która pozwala na automatyczne wystawienie faktury gotowej do pobrania z historii zakupowej klienta w dowolnym momencie. Rozwiązanie jest dostępne w App Store platformy Shoper (podobne jak gotowe integracje Fakturowanie wFirma, Subiekt GT, a wkrótce Subiekt Nexo Pro), a proces wdrożenia jest dosyć prosty – po utworzeniu konta w aplikacji należy je połączyć ze sklepem.

Słowem – przy niewielkim nakładzie czasu i środków, sklep otrzymał pakiet potrzebnych mu funkcji: integrację z prostym systemem magazynowo-księgowym oraz dostęp dla klienta do historii zakupowej (z fakturami do pobrania w PDF).

Zaawansowana automatyzacja dla dużych biznesów

Większe biznesy powinny jednak zainwestować od razu w ERP, czyli Enterprise Resource Planning – złożone ekosystemy biznesowe, łączące wiele funkcji potrzebnych z perspektywy największych przedsiębiorstw. Jak podkreśla Artur Halik, „duży sklep potrzebuje przede wszystkim systemu stabilnego, niezależnie od tego, czy obsługuje kilkadziesiąt, czy kilkaset zamówień dziennie”. I przypomina historię, w którą zaangażowany był jego zespół Shoper Premium.

„Udało nam się w pełni zintegrować sklep.arkana.pl z systemem ERP – Vendo, który pozwala na wymianę danych w zakresie zamówień, klientów, produktów oraz klientów B2C i B2B (i różnorodnej dla nich oferty cenowej). Wdrożenie koordynowała jedna osoba z działu Shoper Premium, odpowiedzialna za zbadanie dotychczasowego działania sklepu i skuteczną migrację danych. Koordynator informował klienta o bieżącej realizacji prac wdrożeniowych, a ten zachował pełną automatyzację przesyłu danych, w tym księgowych w dotychczasowym systemie, ich spójność oraz dostęp do stabilnej i szybkiej platformy sklepowej Shoper”.

Co zrobić, by podobną automatyzację zastosować w Twoim sklepie internetowym? Najpierw musisz odpowiedzieć sobie na trzy, postawione na początku tego tekstu, pytania. A potem ma przykład skorzystać z opcji standardowej, albo Premium. Twojej akurat decyzji nie da się (jeszcze) zautomatyzować.